Трудовая книжка – официальный персональный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника․ Она служит подтверждением стажа, прав на пенсионные выплаты и иных социальных гарантий․ В статье подробно рассмотрим, какие именно данные включаются в трудовую книжку, как менялся её формат и какие правила действуют сегодня․
Исторический обзор
С 15 января 1939 года в СССР была введена трудовая книжка единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений․ Эта форма была утверждена постановлением Совета Народных Комиссаров и использовалась до начала 1990‑х годов․
В 1922 году, после принятия нового Кодекса законов о труде, традиционные трудовые книжки были упразднены и заменены удостоверениями личности и расчётными листками․ С 1926 года в СССР начали использовать трудовые списки, а уже в 1939 году – единый образец книжки․
Современные формы трудовой книжки
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, который остаётся обязательным для работников, достигших пенсионного возраста, а также в случаях, когда электронный документ не может быть оформлен․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, введённый в России с 2020 года․ С 1 июля 2021 года специалисты по кадрам обязаны заполнять именно её при приёме на работу, если работник согласен․
Что именно включается в трудовую книжку?
В обеих формах (бумажной и электронной) фиксируются одинаковые сведения, которые делятся на несколько блоков․
Персональные данные
- Фамилия, имя, отчество (при наличии);
- Дата и место рождения;
- Серия и номер паспорта (для бумажной версии);
- СНИЛС и ИНН (в электронной версии)․
Сведения о трудовой деятельности
- Дата начала работы (день, месяц, год);
- Наименование организации‑работодателя (полное официальное название);
- Трудовой договор (номер, дата заключения);
- Должность, разряд, квалификация;
- Условия труда (полный/неполный рабочий день, сменный график и т․п․);
- Переводы на другую постоянную работу (с указанием даты, нового места и должности);
- Сведения о прохождении профессионального обучения, повышения квалификации и аттестации;
- Участие в общественных работах (в советский период вносились сведения о выполнении элементов общественных работ не реже 1 раза в месяц);
- Отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др․) – даты начала и окончания․
Основания и даты увольнения
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению, по дисциплинарным причинам и др․);
- Сведения о выплате выходного пособия (при наличии)․
Сведения о страховом стаже
С 10 июля 2007 года в трудовую книжку включаются все периоды работы, даже если за них не были уплачены страховые взносы․ Эти периоды учитываются при расчёте пенсионных прав․
Дополнительные записи
- Сведения о наградах, отличиях, благодарностях;
- Записи о дисциплинарных взысканиях (если они имели место);
- Информация о временной нетрудоспособности (больничные листы, декретный отпуск)․
Как вносятся записи?
Записи в трудовую книжку вносит только уполномоченный представитель работодателя (начальник отдела кадров, бухгалтер, руководитель)․ В электронную версию записи вносятся через специализированный портал Госуслуги или через систему Электронный документооборот․ При этом сохраняется подпись ответственного лица в виде электронной подписи․
Что происходит, если трудовая книжка потеряна?
Потеря бумажной трудовой книжки усложняет проверку трудовой истории, однако восстановить её можно:
- Обратиться в отдел кадров последнего места работы за справкой о трудовой деятельности;
- Получить выписку из ЭТК, если работник ранее согласился на её ведение;
- Обратиться в Пенсионный фонд России за подтверждением страхового стажа․
В случае невозможности восстановления рекомендуется оформить замену трудовой книжки в отделе кадров с указанием причин утраты․
Электронная трудовая книжка: новые возможности
ЭТК включает те же сведения, что и бумажный документ, но обладает рядом преимуществ:
- Автоматическое обновление данных при изменении статуса работника;
- Доступ к информации в любой точке России через интернет;
- Упрощённый процесс передачи данных между работодателями;
- Сокращение риска потери или порчи документа․
С 7 марта 2024 года в ЭТК можно будет вносить записи о трудовой деятельности, начавшиеся до 2020 года, что позволит полностью оцифровать трудовой стаж всех граждан․
Краткое резюме
Трудовая книжка – это документ, который включает:
- Персональные данные работника;
- Подробные сведения о местах и условиях работы;
- Записи о переводах, обучении и повышении квалификации;
- Основания и даты увольнения;
- Информацию о страховом стаже и начислениях;
- Дополнительные сведения о наградах и дисциплинарных мерах․
С развитием цифровых технологий всё больше работодателей переходит на электронную трудовую книжку, однако бумажный вариант остаётся обязательным в ряде ситуаций․ Правильное и своевременное ведение трудовой книжки гарантирует работнику сохранность трудовых прав и упрощает процесс получения пенсионных и социальных выплат․
Полезные ссылки
- Госуслуги – портал для работы с ЭТК
- Пенсионный фонд России – проверка страхового стажа
- Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты
Если у вас возникли вопросы по заполнению трудовой книжки или её замене, обратитесь к специалисту отдела кадров вашего предприятия или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве․
Дата публикации: