Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий всю трудовую биографию гражданина: места работы, должности, периоды трудовой деятельности, награды и взыскания. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66 ТК РФ) трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочем стаже и трудовой деятельности.

Исторический контекст

Первые трудовые книжки появились в СССР в 1939 году по постановлению Совета Министров СССР № 1125. С тех пор документ претерпевал несколько редакций:

• 1939 г. – введение единой формы трудовой книжки;
• 1974 г. – утверждение инструкции Госкомтруда о порядке ведения трудовых книжек;
• 2003 г. – введение новой редакции ТК РФ, закрепившей статус трудовой книжки как основного документа;
• 2020 г. – запуск электронной трудовой книжки (ЭТК) в рамках цифровизации государственных услуг.

Виды трудовых книжек

С 1 января 2020 года в России действуют два равнозначных формата:

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ на специальном бланке, выдаваемый работодателем при приёме на работу.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в единой информационной базе Социального фонда России (СФР). Доступ к ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник вправе выбрать способ ведения трудовой книжки – бумажный или электронный. При этом employer обязан вести учёт в выбранном формате и своевременно передавать сведения в СФР.

Что содержится в трудовой книжке?

В обеих формах (бумажной и электронной) фиксируются одинаковые сведения:

• Личные данные работника (ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС).
• Информация о приёме на работу: дата, наименование организации, должность, подразделение, трудовой договор (номер и дата).
• Переводы внутри организации (изменение должности, структурного подразделения, условия труда).
• Премии, награды, благодарности, дисциплинарные взыскания.
• Увольнение: дата, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.), формулировка записи в трудовой книжке.
• Сведения о периодах работы, учитываемых для расчёта страхового стажа (включая периоды работы по договорам ГПХ, если они отражены в ЭТК).

Кто выдаёт и ведёт трудовую книжку?

Выдача трудовой книжки осуществляется работодателем при первом приёме на работу по трудовому договору. Если у сотрудника уже есть книжка (бумажная или электронная), новый работодатель делает в неё запись о приёме, а не выдаёт новый документ.

Ведение трудовой книжки включает:

• Своевременное внесение записей (не позднее пяти рабочих дней с даты события).
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (для бумажной формы).
• Для ЭТК – передача сведений в СФР через форму ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности) не позднее следующего рабочего дня после события.

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на ЭТК привёл к ряду выгод для работников и работодателей:

• Надёжность хранения – информация защищена от потери, повреждения, кражи.
• Доступность – работник может в любой момент выписать справку или проверить свои данные через «Госуслуги».
• Сокращение бюрократии – отсутствие необходимости вести и хранить бумажные бланки, уменьшение расходов на печать и архивацию.
• Автоматизация отчётности – работодатели передают данные в СФР автоматически, снижая риск ошибок и штрафов.
• Экологичность – уменьшение потребления бумаги.

Как оформить электронную трудовую книжку в 2026 году?

Для сотрудника, принятого на работу впервые (ранее не работал по трудовому договору), процедура выглядит так:

1. Работодатель направляет в СФР форму ЕФС-1 с данными о приёме на работу.
2. СФР создаёт запись в электронной трудовой книжке сотрудника и присваивает ей уникальный номер.
3. Сотрудник получает уведомление в личном кабинете «Госуслуг» о создании ЭТК и может скачать выписку.
4. При последующих переводах, наградах или увольнении работодатель также направляет обновлённые сведения в СФР.

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он может подать заявление о её переводе в электронный формат через своего работодателя или напрямую в СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да, бумажный документ остаётся действительным и может использоваться как резервный вариант. Однако основным источником сведений считается электронная запись.

Можно ли вести одновременно две трудовой книжки (бумажную и электронную)?

Трудовой кодекс допускает выбор одного формата. Ведение двух параллельных книжек не требуется и может привести к расхождениям в данных.

Как восстановить утерянную электронную трудовую книжку?

ЭТК хранится в базе СФР, поэтому утеря доступа к личному кабинету не приводит к потере данных. Достаточно восстановить доступ к «Госуслугам» или обратиться в СФР с запросом о выдаче выписки.

Какие сведения не вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку не включаются сведения о семейном положении, образовании (кроме случаев, когда образование влияет на должность), медицинских показаниях, личных данных, не связанных с трудовой деятельностью.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую стаж и права работника на пенсионное обеспечение, социальные выплаты и другие гарантии. Независимо от выбранного формата – бумажного или электронного – она выполняет одну и ту же функцию: фиксировать трудовую биографию гражданина и обеспечивать прозрачность отношений между работником, работодателем и государством.

С учётом текущих тенденций цифровизации, электронная трудовая книжка всё более становится стандартом, упрощая учёт, повышая надёжность хранения данных и снижая административную нагрузку на обе стороны трудовых отношений.