Трудовая книжка — это не только документ, фиксирующий приём, перевод и увольнение сотрудника, но и место, где отражаются значимые достижения в трудовой деятельности. Одним из таких достижений является награждение памятными (почётными) знаками, грамотами, дипломами и другими видами поощрения. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку, нормативная база, примеры оформления и ответы на часто задаваемые вопросы;
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 191 – право работодателя поощрять работников за добросовестный труд.
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». В нём содержится Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее — Порядок).
- Пункт 25 Порядка прямо указывает, какие сведения о награждении за трудовые заслуги подлежат внесению в трудовую книжку.
- Пункт 26 Порядка описывает порядок включения сведений о награждении.
- Статья 66 ТК РФ (абз. 4) также регламентирует внесение сведений о поощрении в трудовую книжку.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) не предусматривают отдельного раздела для записей о награждениях; информация о поощрениях в ЭТК фиксируется в рамках общих сведений о трудовой деятельности.
Какие награждения вносятся в трудовую книжку
Согласно п. 25 Порядка, в трудовую книжку вносятся сведения о следующих видах поощрения за трудовые заслуги:
- Государственные награды (ордена, медали, звания «Герой РФ», «Заслуженный работник» и т.п.).
- Награды, полученные за вклад в деятельность конкретной организации:
- почётные грамоты;
- нагрудные знаки, значки, брелоки;
- дипломы, благодарственные письма;
- иные виды поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами (коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, уставы и положения о дисциплине).
- Поощрения, определённые коллективным договором, соглашением, локальными актами (например, объявление благодарности, размещение на Доске почета, вручение ценного подарка и др.).
Важно: не вносятся сведения о регулярных премиях, надбавках, компенсациях и других выплатах, носивших регулярный характер.
Порядок внесения записи о награждении
Процедура оформления записи состоит из нескольких этапов:
- Инициатива награждения. Обычно исходит от руководителя структурного подразделения, который оценил трудовые заслуги сотрудника и подготовил служебную записку или представление.
- Оформление приказа. На основании представления издаётся приказ о награждении (форма Т‑11 или аналогичная). В приказе указываются:
- ФИО сотрудника;
- вид награды (почётная грамота, нагрудный знак и т.д.);
- основание награждения (указ Президента, приказ организации, протокол собрания и т.п.);
- дата награждения.
- Вручение награды. После подписания приказа сотрудник получает награду (грамоту, знак, диплом и т.п.).
- Внесение записи в трудовую книжку. Кадровая служба делает запись в разделе «Сведения о поощрениях» (или «Сведения о награждениях», в зависимости от формы книжки). Запись оформляется в соответствии с п. 26 Порядка:
| Графа | Что указывается |
|---|---|
| 1 | Дата внесения записи (день, месяц, год). |
| 2 | Наименование документа, послужившего основанием для награждения (приказ № …, дата). |
| 3 | Кто и за что награждён (ФИО награждающего органа, вид награды, краткое описание заслуг). |
| 4 | Дата самого награждения (день, месяц, год). |
Пример записи:
Приказ № 45‑к от «О награждении почётной грамотой» Заслуженный работник ООО «ТехноПлюс» Иванов Иван Иванович награждён почётной грамотой за высокие показатели в реализации проекта «Автоматизация производства».
Запись делается чёрной или синей пастой, разборчивым почерком, без исправлений. При необходимости исправления ошибочной записи следует зачеркнуть неверную информацию одной чертой, указать правильные данные сверху и заверить подписью ответственного лица и датой исправления.
Особенности работы с электронной трудовой книжкой
В ЭТК разделов, посвящённых исключительно наградам, нет. Информация о поощрении вносится в поле «Сведения о поощрениях и наградах» внутри общего раздела «Сведения о трудовой деятельности». Формат записи аналогичен бумажному варианту, но данные вводятся через интерфейс системы кадрового учёта (например, 1С:ЗУП, «Главбух» и т.п.).
Важно: если работник перешёл на ЭТК после , работодатель всё равно обязан вести бумажную трудовую книжку для тех сотрудников, которые начали работу до этой даты и не перешли на электронный формат.
Ответственность за отсутствие записи
Трудовое законодательство не предусматривает штрафов за отсутствие записи о награждении в трудовой книжке. Однако:
- Отсутствие записи может быть расценено как нарушение внутреннего регламента по ведению кадровой документации.
- Сотрудник имеет право потребовать исправления ошибки (ст. 66 ТК РФ).
- Наличие записей о поощрениях положительно влияет на оценку трудовой деятельности при рассмотрении вопросов о продвижении, премировании или привлечении к дисциплинарной ответственности.
Поэтому рекомендуется всегда фиксировать награждения, даже если они кажутся незначительными.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вносить запись о благодарности, выраженной устно?
- Нет. Для внесения записи необходимо документальное основание (приказ, распоряжение, протокол и т.п.). Устная благодарность не подлежит занесению в трудовую книжку.
- Нужно ли указывать номер нагрудного знака?
- Если в документе о награждении указан номер знака (например, «Нагрудный знак № 123»), его целесообразно включить в графу 3 для полноты информации.
- Как оформить запись, если награждение проведено внешней организацией (например, отраслевым союзом)?
- Основанием служит документ внешней организации (письмо, благодарность, сертификат). В графе 2 указывается номер и дата этого документа, а в графе 3 – название организации, которая наградила, и вид награды.
- Можно ли вносить несколько записей о разных награждениях в один день?
- Да. Каждая награда оформляется отдельной строкой с указанием своей даты внесения (можно одинаковой) и соответствующими реквизитами.
- Что делать, если работник потерял трудовую книжку?
- Сотрудник должен обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата. При восстановлении книжки все ранее внесённые записи о награждениях переносятся в дубликат на основании приказов и других документов, хранящихся в личном деле сотрудника.
Практический пример оформления записи о награждении нагрудным знаком
Ситуация: сотрудник Петров Сергей Владимирович, работающий в отделе контроля качества ООО «СтройМастер», награждён нагрудным знаком «Лучший контролёр качества» за 2025 год.
- Издаётся приказ № 78‑к от «О награждении нагрудным знаком „Лучший контролёр качества“».
- сотруднику вручается нагрудный знак и сертификат.
- В трудовую книжку вносится запись:
Приказ № 78‑к от За награждение нагрудным знаком «Лучший контролёр качества» за высокие показатели в обеспечении качества продукции, Петров Сергей Владимирович, отдел контроля качества.
Запись заверяется подписью ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик) и датой внесения.
Внесение сведений о награждении в трудовую книжку – важная часть ведения кадровой документации, которая подтверждает профессиональные достижения сотрудника и может повлиять на его дальнейшую карьеру. Соблюдение порядка, установленного Порядком ведения и хранения трудовых книжек (п. 25‑26), гарантирует корректность и законность записей. Даже небольшие поощрения, такие как почётная грамота или нагрудный знак, заслуживают фиксации, поскольку они формируют положительный имидж работника и организации в целом.
Если у вас остались вопросы по оформлению записей о награждении, рекомендуется обратиться к нормативным актам (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н) либо проконсультироваться с юристом по трудовому праву.