Вопрос, который часто задают работодатели, кадровики и даже сотрудники: является ли трудовая книжка «бланком»?
Ответ прост: да, трудовая книжка – это типовой бланк, но с особой юридической и технической спецификой.
Ниже разберём, что такое бланк, как он регулируется, какие изменения произошли с 2023 года, и как правильно вести учёт и хранение трудовых книжек.
Что такое бланк и трудовая книжка?
Бланк – это стандартный документ, подготовленный в соответствии с нормативными требованиями и предназначенный для фиксирования определённой информации.
Трудовая книжка – это бланк, который содержит:
- титульный лист с личными данными работника;
- страницы для записи о приёме, увольнении, переводе, повышении квалификации и т.д.;
- вкладки (инструкции, справки, справочники).
Таким образом, трудовая книжка – это конкретный вид бланка, но с особой юридической значимостью.
Нормативные требования к бланкам трудовых книжек
С 2021 г. действует приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. Он определяет:
- Форму и содержание бланка трудовой книжки;
- Требования к материалам (водяные знаки, печать, типографический шрифт);
- Обязательность ведения приходно‑расходной книги по бланкам трудовой книжки;
- Учет бланков и вкладышей в отдельных книгах или журналах (п. 39 Порядка 320н).
В дополнение к приказу Минтруда действует приказ Минфина РФ № 55н от 11 апреля 2022 г. Он уточняет правила хранения и учёта бланков.
Постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
Это постановление закрепило обязательность вкладыша в трудовую книжку и определило, что без него книжка недействительна. Вкладка – это отдельный бланк, который входит в комплект трудовой книжки.
Новые бланки: 2023 – 2026 годы
С 1 января 2023 г. в России введены новые бланки трудовых книжек. Ключевые моменты:
- Новые бланки применяются только при утрате или повреждении старой книжки. Существующие книжки продолжают действовать.
- Бланки сертифицированы, страницы защищены водяными знаками, печать производится на специальной бумаге.
- Год выпуска не указывается; идентификация возможна только по серии и поколению.
- Вкладки и бланки оформляются в соответствии с приказом Минтруда 320н.
К 2026 году нормативные акты остаются актуальными, но в некоторых случаях уточняют требования к дизайну и материалам.
Образцы и скачивание
В сети доступны образцы заполнения и скачиваемые бланки:
- Форма трудовой книжки (приложение N 1 к приказу 320н);
- Вкладки и справочные бланки;
- Бланки для приходно‑расходной книги.
Покупка бланков возможна в специализированных магазинах и онлайн‑платформах. При выборе важно убедиться, что бланк соответствует сертифицированным требованиям (водяные знаки, печать, бумага).
Как правильно вести учёт и хранить бланки?
- Ведение учёта – в соответствии с пунктом 39 Порядка 320н. Работодатель обязан вести отдельную книгу учёта бланков и вкладышей.
- Хранение – бланки и вкладыши хранятся в собственной книге учёта или в приходно‑расходной книге, оформленной по приказу Минтруда.
- Обмен – обмен старой книжки на новую возможен только при утрате, повреждении или при необходимости обновления бланка.
- Проверка – при проверке со стороны контролирующих органов работодатель должен предоставить полный комплект бланков и доказательства их правильного оформления.
Практические рекомендации работодателю
- Проверяйте, что бланки соответствуют последним нормативам (приказ 320н, приказ 55н).
- Соблюдайте полный порядок заполнения – титульный лист, записи о приёме, увольнении, переводе, повышении квалификации.
- Обеспечьте доступность бланков для сотрудников – храните в безопасном месте, но доступно для проверки.
- Регулярно обновляйте учёт – фиксируйте каждую новую запись и при необходимости обновляйте бланк.
- При потере или повреждении оформляйте новый бланк в соответствии с порядком 320н.
Ответ на вопрос: относятся ли трудовые книжки к бланку?
Да, трудовые книжки являются типовым бланком, но с особой юридической и технической спецификой; Они регулируются федеральными нормативными актами, содержат обязательные поля и оформляются в соответствии с приказом Минтруда 320н и приказом Минфина 55н. Новые бланки введены в 2023 году и применяются только при утрате или повреждении старой книжки. При правильном учёте и хранении трудовые книжки остаются действительными и юридически значимыми документами.
Таким образом, если вы – работодатель, обязательно соблюдайте требования к бланкам трудовых книжек, а если вы – сотрудник, убедитесь, что ваша книжка соответствует последним нормативам и содержит все необходимые записи.