Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж работника․
Новый сотрудник, который ранее не работал, должен получить книгу от работодателя․
В статье разберёмся, как правильно оформить бумажную и электронную трудовую книжку, какие штампы ставить, какие сведения заполнять и где можно получить документ через портал Госуслуги․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — официальный справочный документ, в котором фиксируются все трудовые события: приём на работу, перевод, увольнение, повышение, получение премий и т․д․
В России она регулируется Приказом Минтруда № 320н и обязательна для всех работников, кроме некоторых категорий (например, военнослужащих)․

Бумажная и электронная версии

С 2024 г․ в России действует система Электронная трудовая книжка (ЭТК)․
Работодатель может вести сведения в электронном виде, а работник получает доступ к ним через портал Госуслуги․
Однако бумажную книгу можно оформить в любом случае, если работник не имеет предыдущего стажа или потерял старую книгу․

Когда нужна новая трудовая книжка?

• Новый сотрудник без прежнего стажа;
• Потеря, порча или уничтожение старой книги․
• Перевод сотрудника в другую организацию с нулевым стажем․
• Запрос работника на получение новой книги по личным причинам․

В этих случаях работодатель оформляет новый бланк или дубликат по установленным правилам․

Как оформить бумажную трудовую книжку новому сотруднику

Подготовка документов

Для заполнения книги нужны:

• паспорт сотрудника;
• аттестат о среднем образовании (если применимо);
• диплом (если применимо);
• документ, подтверждающий отсутствие предыдущего стажа (если есть)․

Заполнение ьного листа

1. В графе 1 указывается дата выдачи книги․
2. В графе 2 — фамилия, имя, отчество сотрудника․
3. В графе 3 — место рождения․
4. В графе 4 — дата рождения․
5. В графе 5 — серия и номер паспорта, дата выдачи․
6. В графе 6 — дата начала работы (дата приёма)․
7. В графе 7 — должность и название организации․
8. В графе 8, вид и форма занятости (полная, неполная, вахтовый метод и т․д․)․
9. В графе 9 — адрес организации․

После заполнения ьного листа ставится печать организации (если есть) и подпись кадровика․

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Для каждого трудового события (приём, перевод, увольнение) создаётся отдельная строка․
В каждой строке указываются:

• Дата начала и окончания работы;
• Должность и название организации;
• Обязанности и должностные обязанности;
• Вид занятости;
• Уровень заработной платы (если требуется)․

В конце каждой строки ставится штамп «Приём на работу», «Перевод», «Увольнение» и подпись руководителя․

Пример заполнения

В таблице ниже приведён пример первой записи для нового сотрудника․

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)

Подготовка к переходу на ЭТК

Работодатель должен:

• Получить согласие работника на ведение ЭТК (письменное заявление)․
• Отправить форму сведений о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД) в Пенсионный фонд РФ․
• Ввести данные в систему «Электронная трудовая книжка»․

Пошаговый процесс

1. Сотрудник подписывает заявление о переходе на ЭТК․
2. Работодатель заполняет форму СЗВ‑ТД и отправляет её в ПФР․
3. После подтверждения ПФР, работник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуги․
4. Все дальнейшие изменения (переводы, увольнения) фиксируются в системе․

Как получить ЭТК через Госуслуги

Откройте портал Госуслуги․
Войдите в личный кабинет․
Перейдите в раздел «Трудовая книжка» и выберите «Получить электронную трудовую книжку»․
Следуйте инструкциям, предоставьте необходимые документы и подпишите электронный договор․
После проверки вы получите доступ к полной истории трудового стажа․

Как оформить дубликат трудовой книжки

Если сотрудник потерял книгу, работодатель может оформить дубликат․
Варианты:

• Использовать чистый бланк нового образца (согласно Приказу Минтруда 320н)․
• Использовать чистый бланк старого образца, если работодатель предпочитает традиционный формат․

Процесс аналогичен оформлению новой книги: заполнить ьный лист, добавить запись о потере и выдать дубликат․

Как вести трудовую книжку

• Все изменения фиксируются в порядке: приём, перевод, повышение, увольнение․
• При каждом событии ставится штамп и подпись руководителя․
• Книга должна храниться в безопасном месте, но доступна сотруднику и работодателю․
• При переходе на ЭТК бумажная книга может быть закрыта, но её данные сохраняются в системе․

Штампы и где ставить

В каждой строке раздела «Сведения о работе» ставится один из следующих штампов:

• «Приём на работу» – при первом приёме․
• «Перевод» – при смене должности или подразделения․
• «Увольнение» – при завершении трудового договора․
• «Повышение» – при повышении квалификации․
• «Премия» – при выдаче премии (если требуется)․

Штамп ставится в нижней части строки, рядом с подписью руководителя․

Оформление трудовой книжки новому сотруднику — это важный этап, который обеспечивает юридическую защиту обеих сторон․
Соблюдение всех требований Приказа Минтруда 320н, правильное заполнение ьного листа и раздела «Сведения о работе» гарантирует, что документ будет действительным и пригодным для проверки в любой момент․

Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку, воспользуйтесь порталом Госуслуги и получите доступ к удобному онлайн‑формату․
В случае потери книги — не откладывайте оформление дубликата, чтобы не возникло проблем с подтверждением стажа․

Удачной работы и пусть ваш новый сотрудник быстро адаптируется в компании!