Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию и право на социальные гарантии.
С 2026 года большинство работодателей переходят на электронную трудовую книжку (ЭТК), однако закон сохраняет возможность вести бумажный вариант параллельно.
Кому необходимо завести трудовую книжку?
- Все граждане, принимаемые на работу по трудовому договору впервые (без ранее оформленной ТК).
- Работники, ранее работавшие по гражданско‑правовым договорам, но получившие первый трудовой договор.
- Студенты и выпускники, устраивающиеся на первую официальную работу.
Выбор формы трудовой книжки
Согласно ст. 66 и ст. 66.1 ТК РФ работник может выбрать:
- Ведение бумажной трудовой книжки (классический вариант).
- Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) через систему «Госуслуги» и СФР.
- Одновременное ведение обеих форм (разрешено, но не рекомендуется из‑за двойного документооборота).
Необходимый пакет документов
Для оформления любой формы трудовой книжки работодатель обязан собрать у соискателя следующие документы:
- Паспорт гражданина РФ (страница с личными данными).
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
- ИНН (при наличии).
- Документы об образовании (диплом, сертификаты).
- Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
- Письменное заявление работника о выдаче (для бумажной книги) или согласие на электронный формат (для ЭТК).
Пошаговая процедура заведения трудовой книжки
Шаг 1. Приём на работу
Оформление начинается в течение пяти рабочих дней со дня фактического приёма сотрудника.
- Составляется приказ о приёме на работу (образец приказа – приложение к ТК РФ).
- Подписывается трудовой договор.
- Работник подписывает заявление о выдаче (для бумажной книги) или согласие на электронный формат.
Шаг 2. Оформление бумажной трудовой книжки (если выбран этот вариант)
- Заполняется ьный лист (ФИО, дата рождения, место жительства, СНИЛС, ИНН).
- В графе 13 указывается: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
- Запись о приёме вносится чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, подпись работника ставится в графе «Подпись работника».
- Книга передаётся сотруднику – он ставит свою подпись в графе получения.
Шаг 3. Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
- Работодатель регистрирует сотрудника в системе СФР (Система формирования реестра) и в Госуслугах.
- В системе вносится информация о приёме: дата, должность, наименование организации, условия труда.
- Сотруднику отправляется уведомление о создании ЭТК; он может просмотреть запись через личный кабинет «Госуслуги».
- При необходимости работник может запросить выписку из ЭТК (через Госуслуги, МФЦ или ПФР).
Шаг 4. Передача данных в СФР
Для обеих форм (бумажной и электронной) работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после оформления приказа передать сведения в СФР. Это обеспечивает автоматическое формирование ЭТК и возможность получения выписок.
Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы?
По правилам (пункт 2.2.2.1 Приказа Минтруда РФ от № 338н) при заполнении всех страниц одного из разделов необходимо:
- Оформить вкладыш – отдельный лист, который становится неотъемлемой частью трудовой книжки.
- Заполнить вкладыш в том же порядке, что и основные страницы (хронологически, чернилами допустимых цветов).
- Подписать вкладыш в графе «Подпись работника» и «Подпись работодателя».
Плюсы и минусы бумажной и электронной формы
| Критерий | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка (ЭТК) |
|---|---|---|
| Доступность | Только в физическом виде, требуется хранить в безопасном месте. | Доступ через любой интернет‑устройство, 24/7. |
| Скорость оформления | Необходимо заполнить вручную, подписать, передать сотруднику. | Заполнение в системе – несколько минут. |
| Риск потери/повреждения | Высокий – может быть утеряна, испорчена. | Низкий – данные хранятся в государственном реестре. |
| Возможность исправлений | Только через официальные исправления (штрафные листы). | Корректировка через СФР с указанием причины. |
| Юридическая сила | Полностью признана, но требует оригинала. | Имеет ту же юридическую силу, подтверждена подписью работодателя в системе. |
Как получить выписку из трудовой книжки
Выписка может потребоваться для:
- Оформления пенсии.
- Получения кредита.
- Переоформления в другую организацию.
Способы получения:
- Через Госуслуги – в личном кабинете выбираете «Электронная трудовая книжка», формируете запрос, получаете PDF‑выписку.
- В МФЦ – подаёте заявление, предоставляете паспорт, получаете бумажную копию.
- Через ПФР – запрос в отделение Пенсионного фонда, выдаётся официальная справка.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?
Да, закон допускает двойное ведение, однако рекомендуется выбрать один формат, чтобы избежать двойного ввода данных.
Вопрос: Что делать, если в бумажной книжке допущена ошибка?
Ошибка исправляется только с помощью штрафного листа (специальный бланк, где указывается причина исправления, подписи сторон и дата).
Вопрос: Как быстро получить электронную книжку после приёма?
После подачи приказа в СФР запись появляется в ЭТК в течение 24–48 часов. Уведомление приходит в личный кабинет «Госуслуги».
Заведение трудовой книжки впервые – обязательный процесс, который гарантирует работнику официальное подтверждение стажа и права на социальные выплаты.
С 2026 года большинство компаний переходят на электронный формат, что упрощает администрирование и снижает риск потери документов.
Тем не менее, бумажный вариант остаётся актуальным, особенно для работников, предпочитающих традиционный способ учёта.
Следуя описанным шагам и соблюдая сроки, вы сможете без ошибок оформить как бумажную, так и электронную трудовую книжку, а также обеспечить её корректное ведение в дальнейшем.
Информация актуальна на . Источники: Трудовой кодекс РФ, Приказы Минтруда, официальные рекомендации портала «Госуслуги», материалы КонсультантПлюс.