Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина в России. В ней фиксируются все сведения о трудовом стаже, должностях, квалификациях, а также даты начала и окончания работы. При приёме на работу работодатель обязан внести запись о приёме в трудовую книжку сотрудника.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, выдаваемый работодателем при заключении трудового договора. В ней содержатся:
- Сведения о работодателе (наименование, адрес, ИНН, КПП);
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, серия и номер книжки);
- Сведения о трудовой деятельности (должность, профессия, квалификация, стаж);
- Записи о приёме, переводе, увольнении, переводе в отпуск и т.д.
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.
Что нужно при приёме на работу?
При приёме на работу работодатель должен:
- Получить от сотрудника трудовую книжку (если она есть) или сведения о трудовой деятельности;
- Записать в трудовую книжку дату приёма на работу в формате dd.mm.yyyy (например, );
- Указать номер приказа или распоряжения, которым сотрудник принят, а также дату и номер этого документа;
- Заполнить сведения о должности, профессии, квалификации и специальности;
- Ввести порядковый номер записи в графе 1 раздела «Сведения о работе»;
- Если сотрудник ранее работал в компании, ввести сведения о предыдущем стаже (если применимо).
Важно помнить, что никаких иных записей при приёме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
Как записать приём на работу в трудовую книжку?
Запись делается в разделе «Сведения о работе» (первый раздел трудовой книжки). Ниже приведён образец заполнения:
Графа 1: Порядковый номер записи – 1 Графа 2: Дата приёма – Графа 3: Принят в ООО «Ромашка» на должность «Менеджер по продажам», квалификация «Профессиональный менеджер» (специальность «Менеджмент») Графа 4: Приказ № 45 от
В графе 4 указываются сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу: вид документа, дата и номер.
Пошаговый алгоритм заполнения
- Откройте первую свободную страницу трудовой книжки.
- В графе 1 укажите порядковый номер записи (обычно 1, если это первая запись).
- В графе 2 запишите дату приёма в формате dd.mm.yyyy.
- В графе 3 укажите наименование работодателя, должность, профессию, квалификацию.
- В графе 4 укажите номер приказа или распоряжения (вид документа, дата и номер).
- Подпишите запись и поставьте печать работодателя.
Электронная трудовая книжка
С 2024 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:
- Проверить заявление;
- Зарегистрировать сведения в системе СФР (Система Федеральной регистрации);
- Подтвердить наличие ЭТК в личном кабинете сотрудника.
При приёме на работу сотрудник может одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку, если он не отказался от бумажной версии. В таком случае запись делается в обеих версиях.
Примеры записей при приёме на работу
- Пример 1 (первый приём):
- Пример 2 (повторный приём после увольнения):
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят в ООО «Галактика» на должность «Инженер-строитель», квалификация «Профессиональный инженер»
Графа 4: Приказ № 12 от
Графа 1: 5
Графа 2:
Графа 3: Принят в ООО «Галактика» на должность «Инженер-строитель», квалификация «Профессиональный инженер»
Графа 4: Приказ № 45 от
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли не предъявлять трудовую книжку при приёме? – Нет, согласно ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить трудовую книжку, если она у него есть.
- Что делать, если трудовая книжка потеряна? – Сотрудник должен обратиться в Фонд социального страхования (ФСС) для получения справки о стаже. Работодатель обязан вести электронную трудовую книжку.
- Нужна ли запись о приёме, если работник уже имеет трудовую книжку? – Да, запись о приёме в новой компании обязательно.
- Можно ли менять номер и серию трудовой книжки? – Нет, номер и серия фиксируются при выдаче и не меняются.
Запись о приёме на работу в трудовую книжку – это обязательный элемент оформления трудовых отношений. Правильное заполнение позволяет избежать конфликтов при проверках, а также обеспечивает корректный расчёт стажа и пенсионных прав сотрудника. Важно помнить о формате даты, порядке заполнения граф и необходимости указания приказа или распоряжения. С переходом на электронную трудовую книжку процесс становится более удобным и прозрачным, но бумажная версия остаётся актуальной до тех пор, пока сотрудник не откажется от неё.
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без ошибок оформить трудовую книжку и обеспечить надёжную юридическую защиту как для работодателя, так и для сотрудника.