Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Однако даже самый объемный документ рано или поздно может закончиться. Чаще всего свободное пространство исчерпывается именно в разделе «Сведения о работе», так как сотрудники меняют места работы чаще, чем получают награды. Что делать в такой ситуации, можно ли заводить новую трудовую книжку и за чей счет оформляется вкладыш? Ответы на эти вопросы в нашей подробной статье.
Законодательная база: заводить новую или оформлять вкладыш?
Самое главное правило, которое нужно запомнить: если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформлять новый бланк трудовой книжки категорически запрещено.
Согласно пункту 38 Постановления Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках», в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (будь то «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»), в трудовую книжку вшивается вкладыш.
Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Он оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка. Без предъявления основной трудовой книжки вкладыш недействителен.
Как правильно вшить вкладыш?
Действующий Порядок ведения трудовых книжек (Порядок № 320н) не определяет жесткое конкретное место, куда именно нужно вшивать или крепить вкладыш. Тем не менее, сложилась определенная кадровая практика, которой рекомендуется придерживаться:
- Оптимальное место: Лучше всего вшить вкладыш в середину самой трудовой книжки, там, где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждении. Это логично, так как вкладыш будет образовывать прямое продолжение закончившегося раздела.
- Количество вкладышей: Если закончился и первый вкладыш, можно оформить второй, третий и т.д.. Каждый из них обязательно вшивается в основную трудовую книжку.
- Отметка на ьном листе: При выдаче вкладыша на ьном листе основной трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер этого вкладыша.
Что делать, если запись не уместилась?
Бывают ситуации, когда на последней странице раздела «Сведения о работе» закончилось место буквально на полуслове или половине записи. В таком случае:
- Не нужно вносить остаток записи в раздел «Сведения о награждении» — это грубая ошибка.
- Необходимо вшить вкладыш.
- Продолжить незаконченную запись уже на первой странице вкладыша в разделе «Сведения о работе» (указав порядковый номер, дату и оставшуюся часть текста, а также реквизиты приказа).
Кто должен искать вкладыш и за чей счет он оформляется?
Это один из самых частых вопросов, вызывающих споры между работником и работодателем.
Обязанность работодателя
Оформление вкладыша — это обязанность работодателя. Именно отдел кадров должен обеспокоиться наличием чистых бланков. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это документы строгой отчетности, которые работодатель обязан приобретать за свой счет.
Должен ли платить работник?
Согласно законодательству, работодатель имеет право удержать из заработной платы работника стоимость выданного ему бланка (вкладыша или трудовой книжки). Однако есть важные нюансы:
- Если работник увольняется и ему выдается трудовая книжка с вложенным вкладышем, работодатель не имеет права задерживать выдачу документов из-за того, что работник не оплатил стоимость бланка.
- В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения и произвести с ним расчет. Задержка выдачи из-за финансовых споров грозит работодателю штрафами и необходимостью выплачивать работнику компенсацию за вынужденный прогул.
- Если вкладыш оформляется действующему сотруднику, стоимость бланка может быть удержана из его зарплаты по заявлению или в соответствии с локальными нормативными актами компании.
Частые ошибки и как их исправлять
Ошибка 1: Записи о работе внесены в раздел «Сведения о награждении»
Иногда неопытные кадровики, увидев, что раздел о работе закончился, начинают вносить записи о приеме и увольнении в пустые графы раздела о награждениях. Это является нарушением. Если такая ошибка допущена текущим работодателем, он должен:
- Оформить и вшить вкладыш.
- Признать записи, ошибочно внесенные в раздел о награждениях, недействительными.
- Сделать правильные записи во вкладыше.
Если же ошибку допустил предыдущий работодатель, который уже ликвидирован, исправить запись сможет только текущий работодатель на основании подтверждающих документов (справок из архивов и т.д.).
Ошибка 2: Оформление новой трудовой книжки
Некоторые работники или кадровики считают, что если старая книжка закончилась, проще завести новую. Это в корне неверно. Заводить новую трудовую книжку можно только в случае утери или порчи старой. Если старая на руках, но в ней нет места, оформление нового бланка приведет к путанице в стаже и нарушению трудового законодательства.
Резюме
Если у вас закончилась трудовая книжка в разделе «Сведения о работе», алгоритм действий прост и регламентирован законом:
- Не паниковать и не заводить новую трудовую книжку.
- Потребовать от работодателя оформления вкладыша. Это его прямая обязанность.
- Контролировать правильность вшивания: вкладыш должен продолжать раздел «Сведения о работе», а на ьном листе основной книжки должен стоять штамп с указанием серии и номера вкладыша.
- При увольнении: помнить, что невыдача трудовой книжки со вкладышем из-за споров об оплате бланка незаконна. Документы должны быть выданы в день увольнения.
Соблюдение этих правил позволит сохранить непрерывный стаж и избежать проблем при оформлении пенсии или социальных выплат в будущем.