Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное внесение записей о присвоении квалификационной категории имеет важное значение как для работодателя, так и для сотрудника. В этой статье мы подробно рассмотрим, как оформить такую запись в соответствии с действующим законодательством.

Правовые основы

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, а также Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225, записи о присвоении квалификационных категорий, разрядов или классов должны вноситься в трудовую книжку в обязательном порядке.

Порядок внесения записи

Подготовительный этап

Перед тем как внести запись в трудовую книжку, необходимо:

1. Издать приказ (распоряжение) о присвоении квалификационной категории;
2. Убедиться, что приказ содержит все необходимые реквизиты (дата, номер, подпись руководителя);
3. Подготовить трудовую книжку работника;
4. Убедиться, что у работника есть документ, подтверждающий присвоение категории (например, аттестационный лист, сертификат);
5. Проверить, что предыдущая запись в трудовой книжке не содержит ошибок.

Структура записи в трудовой книжке

Запись о присвоении квалификационной категории вносится в графы 1-4 раздела «Сведения о работе»:

Пошаговая инструкция по заполнению

Рассмотрим подробнее, как заполнить каждую графу:

Графа 1. Порядковый номер записи

• Указывается порядковый номер записи в разделе «Сведения о работе»;
• Нумерация сквозная, начиная с первой записи после приема на работу;
• Если предыдущая запись была о переводе, то эта запись будет иметь следующий номер.

Графа 2. Дата присвоения категории

Указывается дата издания приказа о присвоении квалификационной категории. Формат даты: число.месяц.год (например, ).

Графа 3. Содержание записи

В этой графе указывается:

• Формулировка «Установлена [категория] квалификационная категория по должности [наименование должности]»;
• Если присваивается разряд или класс, то указывается: «Установлен [разряд/класс] [номер] по профессии [наименование профессии]»;
• Если присваивается вторая профессия, то указывается: «Установлена вторая профессия [наименование профессии] с присвоением [разряд/класс]».

Примеры формулировок:

• Учитель математики — установлена высшая квалификационная категория;
• Врач-терапевт, установлена первая квалификационная категория;
• Слесарь-ремонтник — установлен 5-й разряд;
• Электрогазосварщик — установлена 3-я категория;
• Установлена вторая профессия — электромонтер с присвоением 4-го разряда.

Графа 4. Основание для записи

Указывается:

• Номер и дата приказа (распоряжения) о присвоении категории;
• Пример: Приказ № 45 от ;
• Если есть документ, подтверждающий присвоение (например, сертификат), то можно указать его реквизиты.

Особенности внесения записи

Если категория присваивается впервые

Если работник впервые получает квалификационную категорию, запись вносится как новая запись в разделе «Сведения о работе».

Если категория повышается

Если работник уже имеет категорию и получает более высокую, запись вносится как новая запись с указанием новой категории.

Если присваивается разряд или класс

Если квалификационная категория выражается в виде разряда или класса, запись вносится с указанием этих реквизитов.

Если присваивается вторая профессия

Если работнику присваивается вторая профессия с указанием разряда, запись вносится с указанием этого факта.

Что делать, если запись внесена с ошибкой?

Если запись о присвоении категории внесена с ошибкой, необходимо:

1. Внести исправление в графу 3, зачеркнув неправильный текст одной чертой;
2. Написать сверху правильный текст;
3. На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделать запись: «Запись № [номер] от [дата] исправлена. Основание: [причина исправления]»;
4. Запись об исправлении подписывается работодателем или ответственным лицом;
5. Проставить печать организации (если есть).

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вносить запись о присвоении категории в трудовую книжку?

Да, обязательно. Согласно действующему законодательству, присвоение квалификационной категории, разряда или класса должно быть отражено в трудовой книжке.

Можно ли внести запись о присвоении категории позже даты издания приказа?

Теоретически можно, но это не рекомендуется. Законодательство требует внесения записи в течение семи календарных дней после издания приказа. Если запись внесена позже, это может вызвать вопросы у проверяющих органов.

Нужно ли вносить запись о присвоении категории совместителю?

Да, нужно. Если совместителю присваивается квалификационная категория, запись вносится в его трудовую книжку на основании приказа по основному месту работы.

Можно ли не вносить запись, если категория присваивается на время?

Нет, нельзя. Даже если категория присваивается на определенный срок, запись вносится в трудовую книжку с указанием срока действия (если это предусмотрено приказом).

Ответственность за нарушения

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек может повлечь за собой:

• Административную ответственность для работодателя (статья 5.27 КоАП РФ);
• Возможные споры с работником;
• Проблемы при прохождении проверок государственными органами;
• Трудности при оформлении пенсии или других социальных выплат.

Правильное внесение записи о присвоении квалификационной категории в трудовую книжку — это не только требование закона, но и важный элемент документооборота организации. Следуя приведенным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек своих сотрудников.

Дата публикации: 21 мая 2026 года