Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В 2026 году она может быть оформлена как в традиционной бумажной форме, так и в виде электронной трудовой книжки (ЭТК). Ниже приведено подробное руководство по тому, где и как можно открыть и получить доступ к трудовой книжке.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это юридически значимый документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже, должностях, заработной плате, отработанных днях и т.д. Она необходима при смене работы, при оформлении пенсионных и социальных льгот, а также при проверках со стороны государственных органов.
- Бумажная трудовая книжка: выдаётся работодателем в офисе кадрового отдела.
- Электронная трудовая книжка: хранится в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступна через госуслуги.
Как открыть бумажную трудовую книжку?
Открытие бумажной трудовой книжки – это обязанность работодателя. Ниже перечислены шаги, которые необходимо выполнить:
- Приём на работу. После оформления трудового договора работодатель заполняет первую страницу трудовой книжки.
- Подача заявления. Работник (или его представитель) вносит заявление в кадровый отдел о выдаче трудовой книжки.
- Получение книги. Работник получает бумажную книгу, которую хранит в личном кабинете. В случае потери – необходимо немедленно сообщить работодателю.
Если вы новичок и у вас ещё нет трудовой книжки, то её можно открыть только в компании, где вы будете работать. Работодатель обязан оформить её в течение 30 дней с даты начала работы.
Как открыть электронную трудовую книжку?
С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Открытие ЭТК осуществляется работодателем через портал Пенсионного фонда РФ (ПФР). Работник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или через личный кабинет ПФР.
3.1 Пошаговое руководство по открытию ЭТК
- Регистрация работодателя. Работодатель регистрируется в системе ПФР и получает доступ к модулю «Электронная трудовая книжка».
- Ввод данных. Работодатель вводит сведения о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения, должность, дата начала работы).
- Подтверждение. После ввода данных ПФР подтверждает открытие ЭТК. Работник получает уведомление о доступе.
- Доступ работника. Работник входит в личный кабинет на Госуслуги или на сайте ПФР и открывает раздел «Электронная трудовая книжка».
3.2 Где можно открыть ЭТК?
- Пенсионный фонд РФ (ПФР). Через портал pfr.ru можно открыть личный кабинет и перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Госуслуги. На портале gosuslugi.ru в категории «Справки и выписки» есть пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
- МФЦ (Многофункциональный центр). В некоторых регионах МФЦ предоставляет услуги по открытию и выдаче копий ЭТК.
Как получить копию трудовой книжки?
Если вам нужна копия трудовой книжки (бумажная или электронная), вы можете воспользоваться следующими способами:
4.1 Бумажная копия
- Обратитесь в кадровый отдел работодателя с заявлением о выдаче копии.
- Если книга потеряна, работодатель обязан оформить новую и выдать копию.
- В некоторых случаях копию можно получить в МФЦ.
4.2 Электронная копия (выписка)
- Через Госуслуги:
- Войдите в личный кабинет.
- Выберите «Справки и выписки» → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Заполните форму и дождитесь подтверждения.
- Через ПФР:
- Войдите в личный кабинет на pfr.ru.
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку/выписку».
- Через МФЦ:
- Обратитесь в ближайший МФЦ с заявлением.
- Получите выписку в бумажном виде.
Что делать, если потеряли бумажную трудовую книжку?
- Немедленно сообщите об этом работодателю.
- Работодатель должен оформить новую книгу и внести в неё все предыдущие данные.
- Если вы переходите на электронную трудовую книжку, работодатель обновит данные в системе ПФР.
- Получите копию новой книги в МФЦ или через ПФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли открыть трудовую книжку самостоятельно? Нет, открытие бумажной книги – обязанность работодателя. Электронную книгу открывает работодатель через ПФР.
- Как узнать, что у меня уже есть электронная трудовая книжка? В личном кабинете на Госуслугах в разделе «Электронная трудовая книжка» будет указано, если книга открыта.
- Можно ли получить электронную трудовую книжку без работодателя? Нет, она открывается только работодателем. Если вы работаете как самозанятый, вы можете получить бумажную книгу через МФЦ.
- Как исправить ошибку в ЭТК? Работодатель вносит исправления в системе ПФР. После подтверждения работник видит обновлённые данные;
Открытие трудовой книжки – важный этап в любой трудовой карьере. В 2026 году вы можете открыть её в традиционной бумажной форме через работодателя или перейти на более удобную электронную трудовую книжку, доступную через портал Госуслуги и ПФР. Если вы потеряли бумажную книгу, не откладывайте обращение к работодателю – он обязан оформить новую. Для получения копий и выписок используйте официальные каналы: портал Госуслуги, сайт ПФР и МФЦ. Следуя приведённым инструкциям, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить доступ к своему трудовому стажу и документам.
Источник информации: официальные порталы Госуслуги, Пенсионного фонда РФ, публикации в СМИ (РБК, ТАСС) и актуальные обновления законодательства по трудовым книжкам.