В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника․ С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что при отсутствии заявления об отказе от бумажной версии работнику одновременно выдаётся как бумажная, так и электронная трудовая книжка․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить заявление и получить бумажную трудовую книжку «на руки»․
Что такое трудовая книжка?
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который хранится в кадровом отделе работодателя и выдаётся сотруднику при необходимости․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровая версия, доступная в федеральной системе «Электронная трудовая книжка»․ Появилась в России 5 лет назад и стала удобной для работодателей и сотрудников․
- С 1 января 2026 года обе версии выдаются одновременно, если работник не подал заявление об отказе от бумажной․
Когда нужна бумажная трудовая книжка?
Бумажная версия требуется в следующих случаях:
- При оформлении пенсии, пособий, льгот и других государственных программ․
- Для подтверждения стажа при переезде в другую организацию․
- При необходимости предоставить документ в суде или при иных юридических процедурах․
Как оформить заявление?
Заявление должно быть составлено в письменной форме (можно использовать электронный формат, но в итоге оно должно быть распечатано и подписано)․ В шаблоне ниже показан пример содержания заявления․
Заявление Я, ФИО (полностью), с дата рождения, работаю в компании название компании на должности должность с дата начала работы․ Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку «на руки» в соответствии с законодательством РФ․ Подпись: ___________
Обязательно укажите:
- Полное ФИО
- Дата рождения
- Наименование работодателя
- Должность и дата начала работы
- Дата и подпись
Какие документы нужны?
- Копия паспорта (или другого удостоверения личности)․
- Свидетельство о рождении (если требуется)․
- Трудовой договор (если работодатель не хранит копию)․
- Справка о стаже работы (если работник уже имеет ЭТК)․
- При необходимости – справка о доходах․
Как подавать заявление?
- Через HR‑отдел – подайте заявление лично в отдел кадров вашей организации․ Обычно это делается в течение 1–2 рабочих дней․
- Через электронный портал – если ваша компания использует корпоративный портал, можно загрузить заявление в формате PDF и отправить через форму «Кадровые документы»․
- Через местный отдел занятости – если в вашей организации нет кадрового отдела, заявление можно подать в ближайший отдел занятости․
После подачи заявление рассматривается в течение 3–5 рабочих дней․ В случае положительного решения вам выдадут бумажную трудовую книжку «на руки»․
Что происходит после подачи?
- Если вы не подали заявление об отказе от бумажной версии, вам одновременно выдадут бумажную и электронную трудовую книжку․
- Если вы хотите отказаться от бумажной версии, подайте заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (см․ пример ниже)․ После этого будет выдана только ЭТК․
- Бумажная трудовая книжка хранится в кадровом отделе и выдаётся сотруднику при необходимости․
Пример заявления об отказе от бумажной трудовой книжки
Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки Я, ФИО, с дата рождения, работаю в компании название компании на должности должность с дата начала работы․ Прошу отказать от выдачи бумажной трудовой книжки и оставить только электронную версию․ Подпись: ___________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже имею ЭТК? – Да, при отсутствии заявления об отказе обе версии выдаются одновременно․
- Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку? – Обратитесь в кадровый отдел с заявлением о восстановлении․ В случае потери ЭТК можно запросить её копию через портал госуслуг․
- Можно ли получить бумажную трудовую книжку по почте? – В большинстве случаев выдача осуществляется лично в офисе․ Однако некоторые работодатели могут отправлять документ по почте после проверки․
- Когда я могу получить бумажную трудовую книжку? – Обычно в течение 3–5 рабочих дней после подачи заявления․
Контактные данные
Для уточнения деталей и получения заявления вы можете связаться с:
- Кадровым отделом вашей организации – телефон: +7 (XXX) XXX-XX-XX, email: hr@company․ru․
- Местным отделом занятости – телефон: +7 (XXX) XXX-XX-XX, email: employment@city․gov․ru․
- Порталом госуслуг – https://www․gosuslugi․ru (для доступа к ЭТК)․
Надеемся, что данная статья поможет вам быстро и без лишних хлопот получить бумажную трудовую книжку «на руки»․