При устройстве на новое место работы один из важных документов, с которым работает кадровая служба,, это трудовая книжка․ В этой статье подробно разберем, как правильно её получить, в какие сроки и какие нюансы нужно учитывать в условиях современного законодательства, особенно с учетом появления электронной трудовой книжки (ЭТК)․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности, стаже и квалификации работника․ В ней фиксируются все места работы, должности, даты приема и увольнения, награждения и другие сведения․ От правильности записей напрямую зависят:
- Размер будущей пенсии․
- Право на больничные и пособия․
- Подтверждение стажа при смене работы․
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК); Однако параллельно продолжает использоваться и традиционная бумажная форма․
- Бумажная трудовая книжка (ТК) — классический формат, который выдает работодатель при первом трудоустройстве․ Выдается на бланке строгой отчетности с тиснением․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, ведущийся в реестре ФСС․ Все записи вносятся в электронном виде․ С 2020 года для всех новых работников (при первом трудоустройстве) работодатель обязан открыть ЭТК․
Важно! Работник имеет право на одновременное наличие обеих форм, если он не написал заявление об отказе от бумажной книжки․ То есть, если у вас уже есть бумажная ТК, а вы устроились на новую работу после 2020 года, вы можете получить и ЭТК, и продолжать вести бумажную․
Кто и когда должен получить трудовую книжку?
Процесс получения зависит от того, есть ли у вас уже трудовая книжка․
Если трудовая книжка у вас уже есть (бумажная)
При переходе на новое место работы вы должны:
- Предоставить свою бумажную ТК новому работодателю в кадровую службу при оформлении․ Обычно это делается в день выхода на работу или в первый рабочий день․
- Подписать заявление о приеме на работу и договор․
- Получить от нового работодателя в кадровом отделе свою ТК обратно с внесенной записью о приеме․ Проверьте правильность записи: дата, наименование организации, должность, подпись ответственного лица и печать․
Сроки: Работодатель обязан внести запись о приеме в течение недели со дня приема на работу (ст․ 91 ТК РФ)․ Вы можете получить её сразу после внесения записи․
Если трудовая книжки у вас нет (первое трудоустройство)
Если вы устраиваетесь на работу впервые (например, после окончания вуза или если ранее работали без оформления), вам выдадут новую книжку․
- Обратитесь в кадровую службу нового работодателя в первый рабочий день․
- Предоставьте паспорт и СНИЛС․
- Подпишите заявление о выдаче трудовой книжки (обычно это стандартный бланк, который заполняет кадровик)․
- Получите новую бумажную ТК или информацию об открытии вам ЭТК․
Важно: Если вы устраиваетесь после 1 января 2021 года, работодатель обязан открыть вам электронную трудовую книжку․ Если вы хотите получить и бумажный вариант, вы должны написать отдельное заявление о выдаче бумажной трудовой книжки․ Без этого заявления вам выдадут только информацию об ЭТК (например, данные для личного кабинета на портале Госуслуг или на сайте ФСС)․
Пошаговая инструкция: что делать в кадровом отделе
Чтобы процесс прошел гладко, следуйте этому алгоритму:
- Подготовьте документы: паспорт, СНИЛС, диплом (если требуется), Existing трудовая книжка (если есть)․
- Назначьте встречу с кадровиком или приходите в установленное работодателем время․
- Четко сформулируйте запрос:
- «Я хочу получить свою бумажную трудовую книжку с записью о приеме»․
- «Я впервые устраиваюсь, прошу выдать мне новую бумажную трудовую книжку»․
- «Я хочу вести только электронную трудовую книжку, прошу предоставить мне данные для доступа»․
- Внимательно проверьте все записи в книжке или данные в заявлении об ЭТК (ФИО, дата рождения, ИНН работодателя)․
- Подпишите все необходимые документы (трудовой договор, заявление, личную карточку Т-2)․
- Получите на руки свой документ или распечатку с данными для доступа к ЭТК․
Частые вопросы и ответы
Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?
Нет, отказаться от ведения ЭТК нельзя․ С 2021 года работодатель обязан открыть её каждому впервые принятому работнику․ Вы можете отказатся только от бумажного носителя, написав соответствующее заявление․ Но сама ЭТК будет вестись в любом случае․
Что делать, если кадровик говорит, что книжек нет?
Это нарушение․ Работодатель обязан иметь бланки трудовых книжек․ Если бумажную книжку выдать не могут, они обязаны незамедлительно открыть вам электронную трудовую книжку и предоставить вам данные для её просмотра (через портал Госуслуг или сайт Фонда социального страхования)․
Как проверить, что моя ЭТК создана и записи в ней верны?
Получите от работодателя справку об открытии ЭТК или данные для доступа (часто это номер СНИЛС и код доступа)․
2․ Зайдите на портал Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись) или на сайт ФСС в раздел «Электронная трудовая книжка»․
3․ Авторизуйтесь и проверьте наличие записей о ваших местах работы․
Что если я потеряю бумажную трудовую книжку?
Нужно:
1․ Обратиться на последнее место работы с заявлением о выдаче дубликата․
2․ Если последний работодатель не может выдать (например, ликвидирован), — в архив по месту жительства или в территориальный орган ФСС․
3․ При этом ваша электронная трудовая книжка никуда не денется и будет содержать все записи․ Дубликат бумажной ТК выдадут на основании данных из ЭТК․
Получение трудовой книжки при устройстве на работу — стандартная, но ответственная процедура․ Главное, что нужно помнить:
- Электронная трудовая книжка ведется всегда с момента первого трудоустройства после 2020 года․
- Бумажную книжку выдают по запросу, если она у вас уже была, или по заявлению при первом трудоустройстве․
- Всегда проверяйте правильность внесенных записей в кадровом отделе․
- Храните данные для доступа к своей ЭТК в безопасном месте․
Соблюдая эти правила, вы обеспечите себе корректный учет трудового стажа на всю жизнь․