Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются все изменения в трудовых отношениях: приём на работу, перевод, увольнение, повышение квалификации и пр. В 2026 году оформление трудовой книжки уже не ограничивается только бумажным форматом: в большинстве регионов действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Ниже вы найдёте подробный разбор того, как правильно «приобрести» трудовую книжку, какие требования к документу, а также как перейти на электронный формат.
Что такое трудовая книжка?
- Определение – официально установленный образец документа, в котором работодатели фиксируют сведения о трудовой деятельности работника.
- Содержание – сведения о месте работы, должности, стаже, переводах, увольнениях, а также сведения о квалификации и обучении.
- Права и обязанности – наличие трудовой книжки даёт работнику право на получение пособий по безработице, пенсионных накоплений и других социальных гарантий.
Когда и как «приобрести» трудовую книжку?
Трудовая книжка выдается работодателем при первом приёме на работу. Если вы уже имеете трудовую книжку, но она устарела (например, из‑за перехода на новый формат), необходимо получить дубликат.
Приём на работу (первое приобретение)
- Подготовка документов – паспорт, ИНН, справка о составе семьи (если требуется), документы о квалификации.
- Заполнение формы – работодатель заполняет «Форма № 1» (первый лист трудовой книжки) с указанием даты приёма, должности, вида занятости.
- Сроки выдачи – по закону, трудовая книжка должна быть выдана в течение 5 рабочих дней с даты приёма.
- Проверка и подпись – работодатель подписывает, печатается, а работник получает копию.
Получение дубликата
С 1 января 2024 года порядок оформления дубликата трудовой книжки изменился. Теперь дубликат можно оформить:
- В бумажном виде на новом бланке, если вы предпочитаете традиционный формат.
- В электронном виде (ЭТК) через портал «Мой регион» или через мобильное приложение «Электронная трудовая книжка».
Для получения дубликата необходимо предоставить:
- Старую трудовую книжку (если есть).
- Копию паспорта.
- Заявление о выдаче дубликата (можно скачать с сайта Минтруда).
- Оплату государственной пошлины (если применимо).
Перевод в электронный формат
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в 2026 году стал обязательным для большинства работодателей. Процесс выглядит так:
- Регистрация работодателя – компания регистрируется в системе «Электронная трудовая книжка» и получает уникальный идентификатор.
- Ввод данных – работодатель вводит сведения о сотруднике в электронный шаблон.
- Подтверждение – работник подтверждает данные через электронную подпись.
- Сохранение – данные автоматически сохраняются в базе Минтруда и доступны для проверки работодателями, государственными органами и самим сотрудником.
Правовые основы
Основные нормативные акты, регулирующие приобретение и оформление трудовой книжки:
- Федеральный закон «О трудовой книжке» от 12 декабря 2018 года.
- Приказ Минтруда РФ № 55н от 11 апреля 2022 года, утверждающий порядок выдачи и оформления трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от 1 января 2024 года о переходе на электронный формат.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить трудовую книжку в другой стране? – Нет, трудовая книжка выдается только работодателем в России.
- Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка? – Подача заявления о внесении исправлений в отдел кадров, после чего оформляется исправление.
- Как проверить подлинность трудовой книжки? – Сканировать QR‑код на странице и проверить через портал «Мой регион».
- Можно ли использовать бумажную и электронную версии одновременно? – Да, но в большинстве случаев работодатели переходят полностью на электронный формат.
Практический чек‑лист
- Проверьте наличие всех необходимых документов (паспорт, ИНН, справка).
- Обратитесь в отдел кадров вашего работодателя.
- Заполните форму № 1 и получите копию.
- Если нужна электронная версия, зарегистрируйтесь в системе «ЭТК» и подтвердите данные.
- Сохраните копию (бумажную или скриншот) в личном архиве.
Приобретение трудовой книжки — это важный шаг в карьере любого работника. В 2026 году процесс стал более гибким благодаря переходу на электронный формат, но при этом сохраняются традиционные требования к документу. Следуя приведённому чек‑листу и соблюдая правовые нормы, вы сможете быстро и без ошибок оформить трудовую книжку, будь то бумажный экземпляр или электронная версия.
Удачной работы и пусть ваш стаж растёт!