Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы․ Вопрос о выдаче её копии или оригинала возникает часто, и у работодателя и работника есть чёткие права и обязанности, регулируемые Трудовым кодексом РФ․ В этой статье разберем, когда и зачем нужна копия, как её правильно оформить и какие есть подводные камни․
Правовая основа: что говорит ТК РФ?
Основной нормой является часть 1 статьи 62 ТК РФ․ Она устанавливает:
«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой․․․»
К таким документам, безусловно, относится и трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности)․
Ключевой вывод:
- Заявление обязательно․ Для получения копии (или выписки) сотрудник должен подать письменное заявление․
- Срок — 3 рабочих дня․ Работодатель обязан подготовить и выдать документ в этот срок, не считая дня получения заявления․
- Копия должна быть заверена․ Выдаваемый документ должен быть правильно заверен в соответствии с правилами организации․
Когда нужен ОРИГИНАЛ, а когда достаточно КОПИИ?
Здесь важно разграничить два основных сценария:
Ситуации, когда работодатель обязан выдать ОРИГИНАЛ трудовой книжки:
Это происходит только в случае увольнения работника․ При увольнении, согласно ст․ 62 и 77 ТК РФ, работодатель обязан в день увольнения (последний рабочий день) выдать сотруднику его трудовую книжку (оригинал) с внесенными записями․
Исключение: Если у работника есть электронная трудовая книжка (ЭТК), то оригинал бумажного бланка может не выдаваться, если это предусмотрено локальным нормативным актом и соглашением сторон․ Но сведения в ЭТК должны быть внесены в тот же срок․
Ситуации, когда достаточно выдать ЗАВЕРЕННУЮ КОПИЮ (или выписку):
Если работник не увольняется и продолжает работать, то оригинал остаётся у работодателя․ Запрос на копию может быть обоснован разными причинами:
- Предоставление в банк для оформления кредита, ипотеки;
- Предоставление в органы соцстрахования (ПФР, ФСС) для подтверждения стажа и назначения пенсии или пособий․
- Предоставление в госорганы (например, для оформления загранпаспорта, визы, участия в госпрограммах)․
- Предоставление новому работодателю при приёме на работу (хотя обычно достаточно выписки)․
- Личные цели (для архива, копии для справок и т․д․)․
Важно: Даже если цель запроса не указана в заявлении, работодатель обязан выдать копию по простому письменному заявлению действующего сотрудника․
Как правильно оформить запрос и выдачу?
Шаг 1: Письменное заявление работника
Заявление должно быть составлено в простой письменной форме․ Рекомендуемый образец:
Директору ООО "Пример" [ФИО руководителя] от сотрудника [ФИО работника] [Должность] Заявление Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (или выписку из неё) для представления в [указать организацию/цель, если нужно]․
Указание цели не является обязательным требованием закона, но помогает кадровому службе понять, какой именно документ нужен (полная копия или выписка)․
Шаг 2: Действия работодателя
- Получить заявление․ Отметить дату приёма․
- Подготовить документ․ Сделать ксерокопию всех записей из трудовой книжки сотрудника․ Если нужна выписка — сформировать её по форме, утверждённой приказом Минтруда․
- Заверить копию․ Заверение производится:
- Руководителем организации (директором, гендиректором) или уполномоченным им лицом (например, начальником отдела кадров) на основании приказа/доверенности․
- На каждой странице копии ставится подпись заверяющего, его должность, расшифровка подписи, дата заверения и печать организации․
- Если копия многостраничная, её можно сшить и прошить, с прошивью и нумерацией․
- Выдать документ․ Выдать копию/выписку работнику под расписку в его заявлении или в отдельном акте приёма-передачи․ Срок — не позднее 3 рабочих дней․
Хранение копий в личном деле: можно ли?
Да, но только с согласия работника․ Как указано в консультации Гострудинспекции, для хранения копии паспорта, СНИЛС или трудовой книжки в личном деле необходимо получить от сотрудника согласие на обработку персональных данных в письменной форме․ Без этого хранение копии нарушает закон о персональных данных (ФЗ-152)․
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: А если сотрудник хочет копию «на всякий случай», без заявления?
Ответ: По буквальной трактовке ст․ 62 ТК РФ, заявление — обязательное условие․ Однако на практике многие кадровые службы идут навстречу и выдают копию по устному запросу, чтобы избежать конфликта․ Но юридически грамотно — требовать письменное заявление, так как оно является основанием для действий работодателя и фиксирует дату начала отсчёта 3-х дней․
Вопрос: Что, если сотрудник работает удалённо?
Ответ: Заявление можно направить в электронном виде (через корпоративную почту, систему ЭДО)․ Копию документа можно подготовить в электронном виде и направить тем же способом, если это предусмотрено внутренними правилами и соглашением сторон․ Электронная копия, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя, имеет такую же юридическую силу, как и бумажная․
Вопрос: Какие требования у банков и ПФР к копии?
Ответ: Чаще всего требуют полную заверенную копию всей трудовой книжки (всех записей) или выписку по установленной форме․ Некоторые банки могут запросить копию, заверенную не просто начальником отдела кадров, а руководителем организации․ Уточняйте требования в конкретном учреждении․
Вопрос: А если в трудовой книжке есть «секретность» или грифы?
Ответ: При заверении копии такие грифы и пометки также должны быть отражены на копии․ Заверяется весь документ целиком․ Нельзя «вырезать» или скрывать информацию из оригинальной записи․
Работодатель обязан выдать заверенную копию (или выписку) из трудовой книжки действующему сотруднику по его письменному заявлению в течение 3 рабочих дней․ Оригинал выдаётся только при увольнении․ Ключевые моменты для соблюдения: письменное заявление, правильное заверение, соблюдение сроков․ Для хранения копии в личном деле необходимо отдельное согласие работника на обработку персональных данных․
Соблюдение этих простых правил защитит и работодателя от претензий со стороны трудовой инспекции, и работника, от проблем с предоставлением документа в необходимые инстанции․
Статья подготовлена на основе актуальных норм Трудового кодекса РФ и консультаций государственных органов (Роструд, Гострудинспекция) по состоянию на ․