Дата публикации: , 15:48

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Обязанности работодателя
3. Права работника
4. Порядок выдачи (бумажной и электронной) трудовой книжки
5. Ответственность за нарушение
6. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника, его квалификацию и право на социальные гарантии (пенсию, страховые выплаты и пр.). При увольнении работник имеет законное право получить свою трудовую книжку от работодателя. Нарушение этого права часто приводит к проблемам с получением пенсии, пособий и подтверждением опыта работы.

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Поэтому статья рассматривает как традиционный бумажный, так и современный электронный вариант.

Нормативно-правовая база

Основные положения, регулирующие выдачу трудовой книжки при увольнении, содержатся в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) и в отдельных нормативных актах Минтруда:

• Статья 80 ТК РФ – порядок оформления и ведения трудовой книжки.
• Статья 84 ТК РФ – обязательные сведения, которые должны быть внесены в трудовую книжку.
• Статья 85 ТК РФ – порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Постановление Правительства РФ № 1055 от  г. «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России № 5н от  г. «Об утверждении формы записи о прекращении трудового договора».

Согласно статье 85 ТК РФ:

«Работодатель обязан в течение трех рабочих дней после прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку (или обеспечить передачу электронного документа) с внесением всех необходимых записей».

Обязанности работодателя

Внести запись о прекращении трудового договора

Запись должна содержать:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Наименование организации, её ИНН и ОКПО;
• Должность (специальность) и квалификацию;
• Дата начала и окончания трудового договора;
• Основание прекращения (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, в связи с выходом на пенсию и т.д.);
• Подпись работодателя (руководителя организации) и печать.

Выдать трудовую книжку (бумажную) или предоставить доступ к электронной

Для бумажной книжки:

1. Убедиться, что все записи (в т.ч. о предыдущих местах работы) корректны.
2. Подписать последнюю запись (подпись руководителя).
3. Вручить книжку работнику лично или отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.

Для электронной трудовой книжки (ЭТК):

1. Зарегистрировать работника в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) через портал Госуслуг или специализированный сервис Минтруда.
2. Внести запись о прекращении договора в электронный реестр.
3. Оповестить работника (SMS, электронная почта) о том, что его электронная книжка готова к просмотру.
4. Работник получает доступ через личный кабинет на портале Госуслуг.

Своевременность

Трудовая книжка (или её электронный аналог) должна быть передана работнику не позднее трех рабочих дней с момента увольнения. В случае задержки работник имеет право потребовать её в судебном порядке.

Предоставление копий

Если работник просит копию записей (например, для предоставления в органы соцзащиты), работодатель обязан выдать её бесплатно в течение пяти рабочих дней.

Права работника

• Получить трудовую книжку в срок.
• Требовать исправления ошибок в записях. Работник может потребовать исправления в течение 30 дней после получения книжки.
• Обратиться в инспекцию труда. При отказе работодателя выдать книжку работник может подать жалобу в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд).
• Получить компенсацию за задержку. За каждый день просрочки более трех рабочих дней работодатель обязан выплатить работнику штраф в размере 5 % от средней заработной платы за каждый день просрочки (по решению суда).

Порядок выдачи трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

Ниже представлена пошаговая инструкция для работодателя:

1. Подготовка документов – трудовой договор, заявление работника об увольнении, справка о заработной плате, расчетные листки.
2. Проверка записей в трудовой книжке: даты, должности, квалификации.
3. Внесение записи о прекращении договора (см. раздел «Обязанности работодателя»).
4. Подписание записи руководителем организации и проставление печати.
5. Передача книжки работнику лично (подтверждение подписью в акте приема‑передачи) или отправкой заказным письмом.
6. Составление акта выдачи (примерный шаблон ниже).

Пример акта выдачи трудовой книжки

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
г. Москва "__" _______ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
_______________________ (ФИО работодателя), в должности ___________________, действующего на основании Устава, с одной стороны,
_______________________ (ФИО работника), с другой стороны,
составили настоящий акт о том, что работнику передана трудовая книжка № _______ от "__" _______ 20__ г.
Подписи:
_______________________ _______________________(Работодатель) (Работник)

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Пошаговый процесс для работодателя:

1. Войти в личный кабинет работодателя на портале Госуслуг.
2. Выбрать сотрудника из списка действующих работников.
3. Нажать «Оформить прекращение трудового договора» и заполнить форму:
   • Дата увольнения;
   • Основание прекращения;
   • Комментарий (при необходимости).
4. Система автоматически генерирует запись и отправляет уведомление работнику.
5. Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах.
6. При необходимости работодатель может распечатать PDF‑версию записи и передать её работнику.

Важно: в случае технических сбоев работодатель обязан обеспечить альтернативный способ выдачи (бумажную копию) в течение трех рабочих дней.

Ответственность за нарушение обязанностей

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку?

Сначала направьте письменный запрос (заказным письмом с уведомлением). Если в течение 5 дней ответ не последует, подайте жалобу в Роструд (онлайн через портал rostrud.gov.ru) или обратитесь в суд.

Можно ли получить электронную трудовую книжку, если в организации её ещё не внедрили?

Да. По закону работодатель обязан обеспечить переход на ЭТК к 1 января 2026 года. Если к этому сроку организация не подключена, работник имеет право потребовать бумажную книжку.

Как оформить запись в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию?

Запись формулируется так (пример из практики Роструда):

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию (или по собственному желанию) с «__» _______ 2026 г.»

Нужно ли подписывать запись в электронном виде?

В ЭТК подпись руководителя фиксируется цифровой подписью (ЭЦП), которая имеет юридическую силу, эквивалентную рукописной подписи;

Сколько времени хранить трудовую книжку после увольнения?

Работник обязан хранить трудовую книжку до выхода на пенсию и далее, поскольку она является документом, подтверждающим трудовой стаж.

Выдача трудовой книжки при увольнении – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. С 2026 года большинство организаций переходят на электронный формат, что упрощает контроль и ускоряет передачу данных. Тем не менее, права работников остаются неизменными: они имеют право на своевременную выдачу, корректность записей и возможность оспорить любые ошибки.

Если ваш работодатель нарушил порядок выдачи, действуйте последовательно: запрос в письменной форме → обращение в Роструд → судебный иск. Помните, что своевременное получение трудовой книжки – залог безболезненного получения пенсии и социальных выплат.

Будьте осведомлены о своих правах и не бойтесь отстаивать их!

Автор статьи: юридический консультант, специализирующийся на трудовом праве.