Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные аналоги продолжают использоваться в некоторых случаях. В этой статье мы подробно рассмотрим, где и как правильно делать записи в трудовой книжке, а также разберём особенности электронного формата.
Основные разделы трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из нескольких обязательных разделов, где фиксируются важные сведения о трудовой деятельности:
- Сведения о работнике:
- Фамилия, имя, отчество
- Дата рождения
- Образование
- Профессия, специальность
- Записи о работе:
- Приём на работу
- Перевод на другую должность
- Увольнение
- Награды и поощрения
- Сведения о наградах:
- Поощрения за успехи в работе
- Награды государственные и ведомственные
Важно! Все записи должны быть сделаны разборчивым почерком или печатными буквами, без помарок и исправлений. Если допущена ошибка, она исправляеться путём зачёркивания и внесения правильной записи с указанием основания.
Где указывать записи о приёме на работу
Запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» в следующей последовательности:
Пример записи:
Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга
Приказом № 15 от
Основание: трудовой договор от № 45
Запись должна содержать:
- Должность или профессию
- Структурное подразделение (если есть)
- Номер и дату приказа о приёме на работу
- Основание (трудовой договор с указанием его номера и даты)
Где указывать записи о переводе на другую должность
Перевод на другую должность оформляется в том же разделе «Сведения о работе». Запись должна содержать:
Пример записи:
Переведён на должность старшего менеджера по продажам
Приказом № 25 от
Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от
Если перевод связан с изменением структурного подразделения, это также указывается:
Переведён в отдел продаж на должность старшего менеджера
Где указывать записи об увольнении
Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» в последнюю очередь. Она должна содержать:
Пример записи:
Уволен по собственному желанию
Приказом № 40 от
Основание: п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Если трудовая книжка отправлена почтой, об этом делается отметка в книге движения трудовых книжек.
Важно! При увольнении работник должен получить трудовую книжку в последний день работы. Если он отсутствует, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте.
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года при приёме на работу оформляются электронные трудовые книжки. Они ведутся в единой информационной системе Социального фонда России.
Что нужно знать об ЭТК:
- Записи вносятся автоматически: работодатель передаёт сведения о приёме, переводе и увольнении в Социальный фонд.
- Доступ к ЭТК: работник может проверить свои данные через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте Социального фонда.
- Подтверждение записи: при необходимости можно запросить выписку из ЭТК.
- Для иностранных граждан: если у работника нет бумажной трудовой книжки (например, у граждан Узбекистана), оформляется ЭТК.
Ведение книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовых книжек на бумажном носителе обязательно даже при наличии ЭТК.
Куда вносить записи о наградах и поощрениях
Сведения о наградах и поощрениях указываются в разделе «Сведения о наградах» трудовой книжки. Запись должна содержать:
Пример записи:
Награждён Почётной грамотой Министерства труда и социальной защиты
Приказом № 10 от
Если награждение связано с материальным поощрением, это также можно указать:
Присвоено звание «Лучший работник 2025 года» с выплатой премии
Ошибки при заполнении трудовой книжки: что делать
Если в трудовой книжке допущена ошибка, её исправляют следующим образом:
- Неправильная запись зачёркивается одной чертой.
- На полях или в конце делается запись: «Запись № ___ от ___ исправлена; Основание: …»
- Указывается дата исправления и лицо, ответственное за исправление (обычно руководитель или кадровый работник).
Важно! Нельзя использовать корректирующие жидкости или ластики. Исправления должны быть читаемыми и заверены подписью ответственного лица.
Книга движения трудовых книжек: где и как вести
Даже при наличии электронных трудовых книжек, книга движения трудовых книжек ведётся на бумажном носителе. В ней фиксируются:
- Приём и выдача трудовых книжек
- Отправка трудовой книжки по почте
- Сведения о работниках, не получивших трудовую книжку в день увольнения
Пример записи в книге движения:
— Принят Иванов Иван Иванович, выдана трудовая книжка № 12345
— Уволен Петров Пётр Петрович, трудовая книжка отправлена по почте заказным письмом
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли вести только электронную трудовую книжку, не заполняя бумажную?
Ответ: Да, с 2021 года при приёме на работу оформляются только электронные трудовые книжки. Однако бумажные аналоги могут использоваться для лиц, работающих по совместительству или по гражданско-правовым договорам.
Вопрос 2: Что делать, если работник не согласен на электронную трудовую книжку?
Ответ: Работник может подать письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан её вести.
Вопрос 3: Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Ответ: Работник может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте Социального фонда России.
Вопрос 4: Нужно ли вести бумажную трудовую книжку для иностранных граждан?
Ответ: Если у иностранного гражданина нет бумажной трудовой книжки (например, у граждан Узбекистана), оформляется электронная трудовая книжка.
Правильное заполнение трудовой книжки, это не только требование закона, но и забота о правах работника. Записи должны быть чёткими, полными и достоверными. С введением электронных трудовых книжек процесс упростился, но бумажные аналоги продолжают использоваться в отдельных случаях.
Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к специалисту по кадрам или в территориальное отделение Социального фонда России.
Помните: Трудовая книжка — это документ строгой отчётности. Неправильное заполнение может привести к юридическим последствиям для работодателя.