Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, квалификацию и достижения․ В России ведение трудовой книжки является обязательным для всех, кто работает в организации․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить и вести трудовую книжку, включая оформление дубликата и обновление сведений․
Что понадобится для оформления
- Трудовая книжка (бланк, выдаётся работодателем или в отделе кадров)․
- Копия паспорта (с фотографией)․
- Свидетельство о рождении (для подтверждения даты рождения)․
- Документы об образовании (диплом, сертификат)․
- Сертификат о профессиональной квалификации (если применимо)․
- Справка о предыдущем месте работы (если вы переходите в новую организацию)․
- Письмо о приёме на работу (если вы только начали трудиться в компании)․
Заполнение ьного листа (первый шаг)
ьный лист — первая страница трудовой книжки, где фиксируются основные сведения о работнике․
- В верхнем правом углу укажите серийный номер и номер бланка (информация, которую можно найти в инструкции от 3 марта 2026 г․)․
- Заполните поля:
- Фамилия, имя, отчество (с точностью до последнего символа)․
- Дата и место рождения․
- Серия и номер паспорта․
- Дата выдачи паспорта․
- Место работы (название организации, адрес)․
- Должность, специальность, класс (если применимо)․
- Укажите дата приёма на работу и дата начала работы (если они совпадают)․
- Подпишите и заверьте подпись печатью работодателя․
Внесение сведений о работе
После ьного листа в трудовой книжке создаётся таблица с колонками: дата, название организации, должность, класс, причина увольнения (если таковая будет)․
- Заполняйте каждый новый пункт по мере начала работы в новой компании или смены должности․
- В качестве основания для внесения информации используйте официальные документы: приказ о приёме, трудовой договор, справку о предыдущем месте работы․
- При смене профессии или получения новой специальности укажите новый класс и дату начала работы․
- Если вы переходите в другую организацию, внесите в таблицу дату увольнения из предыдущей компании и дату начала работы в новой․
Оформление дубликата трудовой книжки (если необходимо)
Дубликат трудовой книжки оформляется в случае потери, кражи или повреждения оригинала․ Согласно инструкции от 3 марта 2026 г․, процедура выглядит так:
- Подайте заявление в отдел кадров вашего работодателя․
- Заполните ьный лист дубликата, указывая в верхнем правом углу серийный номер и номер бланка․
- Внесите все актуальные сведения о работе, которые были в оригинальной книжке․
- Подпишите и заверьте подпись печатью работодателя․
- Получите дубликат после проверки и утверждения․
Важные нюансы и сроки
- Согласно приказу от 23 янв․ 2025 г․, обязательность ведения трудовой книжки распространяется на всех работников, включая временных и контрактных сотрудников․
- При приёме на работу работник обязан предъявить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке (пункт 1․2 инструкции)․
- Сведения о работе обновляются каждый раз при изменении должности, места работы, получения новой квалификации․
- Если вы иностранный гражданин без трудовой книжки, её оформление производится по общим правилам заполнения документа (3 апр․ 2019 г․)․
Хранение и защита трудовой книжки
Трудовая книжка должна храниться в надёжном месте, защищённом от потери и повреждения․ В случае утери обязательно сообщите об этом работодателю и подайте заявление о выдаче дубликата․
- Соберите все необходимые документы․
- Заполните ьный лист с точными данными․
- Внесите сведения о работе в таблицу․
- Подпишите и заверьте документы․
- Проверьте, что все даты и номера совпадают․
- Передайте трудовую книжку работодателю․
- Сохраняйте копию всех документов, подтверждающих внесённые данные․
Следуя этим шагам, вы гарантированно получите правильно оформленную трудовую книжку, которая будет служить надёжным подтверждением вашего трудового стажа и квалификации в течение всей карьеры․