Трудовая книжка — один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажные аналоги по-прежнему имеют юридическую силу. В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты оформления трудовой книжки работодателем в соответствии с Трудовым кодексом РФ и действующими нормативными актами.

Что изменилось с 2021 года: электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года при первичном трудоустройстве оформляются только электронные трудовые книжки. Это означает, что:

• Физическое лицо не получает бумажную книжку при первом устройстве на работу
• Работодатель сдаёт в СФР (Социалфонд России) отчёт ЕФС-1 по кадровым мероприятиям
• Сотрудник может получить выписку о трудовой деятельности в формах СТД-Р или СТД-СФР

Оформление трудовой книжки при приёме на работу

Кто отвечает за оформление

Ответственность за оформление трудовой книжки при приёме на работу возлагается на работодателя. Это может быть:

• Организация (юридическое лицо)
• Индивидуальный предприниматель
• Физическое лицо, не являющееся ИП (если нанимает работников)

Порядок оформления

При приёме на работу работодатель обязан:

1. Заполнить ьный лист трудовой книжки. На ьном листе указываются:
• Фамилия, имя, отчество работника
• Дата рождения
• Образование
• Профессия или специальность
• Дата заполнения
Важно! На ьном листе НЕ нужно указывать номер записи. Нумерация начинается только с первого раздела (сведений о работе).
2. Сделать запись о приёме на работу в разделе «Сведения о работе». Запись должна содержать:
• Номер записи (начиная с 1)
• Дата приёма на работу
• Наименование должности (профессии)
• Наименование структурного подразделения (если есть)
• Основание приёма (приказ, распоряжение)
Сведения о работе

1 Принят на должность менеджера по продажам
в отдел маркетинга
Основание: Приказ № 45 от

Требования к оформлению записей

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• Чернила: должны быть чёрного, синего или фиолетового цвета
• Почерк: разборчивый, без исправлений
• Формат: записи вносятся в хронологическом порядке
• Наименование организации: должно полностью совпадать с данными учредительных документов
• Подписи: обязательно наличие подписи работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Ведение и хранение трудовых книжек

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

• Вести трудовые книжки на всех работников, проработавших свыше 5 дней
• Обеспечивать сохранность трудовых книжек
• Выдавать трудовую книжку при увольнении в последний день работы
• Вносить записи о переводах, награждениях, изменениях в трудовом договоре
• Передавать сведения в СФР для ведения электронной трудовой книжки

Сроки хранения

Трудовые книжки хранятся:

• У работодателя: до момента увольнения работника
• В архиве: не менее 50 лет после увольнения работника
• При ликвидации организации: передаются в государственный архив

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в трудовую книжку
2. Выдать трудовую книжку работнику в последний день работы
3. Получить от работника расписку в получении трудовой книжки

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется в следующих случаях:

• Потеря или порча трудовой книжки
• Обнаружение неправильных или неточных записей
• Изменение фамилии, имени или отчества работника

Порядок оформления дубликата:

1. Письменное заявление работника
2. Проверка всех предыдущих записей
3. Оформление ьного листа
4. Внесение всех записей, имеющихся в оригинале
5. Указание причины выдачи дубликата

Заверение копии трудовой книжки

Работодатель может заверить копию трудовой книжки для предоставления в различные инстанции. Правила заверения:

• На копии делается надпись «Верно»
• Указывается должность лица, заверившего копию
• Ставится подпись и печать (если есть)
• Указывается дата заверения
• Копия действительна в течение 30 дней с момента заверения

Ответственность работодателя за нарушения

За нарушения правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Административная ответственность: штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Дисциплинарная ответственность: замечание, выговор, увольнение
• Материальная ответственность: возмещение ущерба, причинённого работнику
• Уголовная ответственность: в случае умышленного уничтожения или подделки документов

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести запись о совместительстве в трудовую книжку?

Да, можно. Запись о внутреннем совместительстве вносится основным работодателем с указанием:

• Наименования организации
• Должности по совместительству
• Дата начала совместительства

Нужно ли вносить запись о награждении в трудовую книжку?

Да, поощрения за труд, связанные с повышением по службе, могут быть внесены в трудовую книжку. Например:

Как быть, если в трудовой книжке обнаружены ошибки?

Если в трудовой книжке обнаружены неправильные или неточные записи, работодатель обязан:

• Исправить ошибку путём зачёркивания и внесения правильной записи
• Сделать запись на внутренней стороне обложки с указанием причины исправления
• Заверить исправление подписью работодателя

Оформление трудовой книжки, важная обязанность работодателя, от которой зависит трудовая история работника. С 2021 года основным форматом стала электронная трудовая книжка, но бумажные аналоги по-прежнему имеют юридическую силу.

Работодатель должен:

• Соблюдать все правила ведения и хранения трудовых книжек
• Своевременно вносить все необходимые записи
• Обеспечивать сохранность документов
• Выдавать трудовую книжку при увольнении
• Своевременно передавать сведения в СФР

Соблюдение всех норм и правил позволит избежать проблем как для работодателя, так и для работника, и обеспечит прозрачность трудовой истории каждого сотрудника.

Дополнительные ресурсы:

• КонсультантПлюс: Трудовой кодекс РФ
• Роструд: Государственная инспекция труда
• СФР: Электронные трудовые книжки