Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное её оформление важно как для работника, так и для работодателя. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на актуальной информации из открытых источников (данные на ).
Что включает трудовая книжка
Традиционный бланк трудовой книжки состоит из нескольких разделов:
- ьный лист (личные данные владельца);
- Раздел «Сведения о работе» (приём, перевод, увольнение);
- Раздел «Сведения о наградах» (поощрения, звания);
- Вкладыш (дополнительный лист, используемый при заполнении всех граф основного раздела).
Как правильно заполнять ьный лист
На ьном листе указываются следующие данные:
- Фамилия, имя, отчество полностью;
- Дата рождения (дд.мм;гггг);
- Место рождения;
- Образование (уровень, специальность, учебное заведение);
- Профессия, специальность (по трудовой деятельности);
- Серия и номер документа, удостоверяющего личность (паспорт);
- Дата заполнения листа.
Все записи делаются черными чернилами, разборчивым почерком. После заполнения ставится подпись владельца и подпись уполномоченного лица отдела кадров.
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Этот раздел содержит таблицу с колонками:
- № записи;
- Дата приёма на работу;
- Наименование организации, её структурное подразделение;
- Должность, профессия, специальность;
- Вид трудового договора (срочный/бессрочный);
- Основание записи (приказ, распоряжение);
- Дата увольнения (если имеется);
- Основание увольнения;
- Подпись уполномоченного лица и печать организации.
При внесении новой записи необходимо:
- Определить следующий свободный номер;
- Заполнить все колонки строго согласно документам (приказ о приёме, трудовой договор);
- Поставить подпись и печать организации;
- При необходимости сделать запись в разделе «Сведения о наградах».
Как оформить и заполнить вкладыш в трудовую книжку
Как указано в источниках: «Оформить вкладыш в трудовую книжку, если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены».
Вкладыш представляет собой дополнительный лист, который крепится к основной книжке скрепкой или клеем. Его заполнение производится по тем же правилам, что и основной раздел:
- На вкладыше указывают номер записи, продолжающий нумерацию основного раздела;
- Заполняют все необходимые колонки (дата, организация, должность и т.д.);
- Ставят подпись уполномоченного лица и печать;
- После вклеивания вкладыша в книжку делают отметку о его наличии на ьном листе (например, «Вкладыш №1»).
Электронные трудовые книжки (с 2021 года)
Согласно информации из сети: «С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях вести…»
Электронная трудовая книжка (ЭТК) ведётся в системе ПФР и доступна работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги». Основные моменты:
- При приёме на работу кадровая служба формирует электронную запись о приёме;
- Все последующие изменения (перевод, увольнение, награды) также вносятся электронно;
- Работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент;
- В случае необходимости (например, для устройства на работу в организацию, не подключённую к системе ЭТК) можно распечатать выписку и оформить её как бумажный документ.
- Неправильная дата – используйте формат дд.мм.гггг;
- Отсутствие подписи или печати – каждая запись должна быть заверена;
- Неполные сведения о организации – указывайте полное наименование и ИНН;
- Заполнение карандашом – допустимы только черные чернила;
- Нарушение нумерации записей – следуйте последовательному номеру без пропусков.
- Сверять вносимые данные с исходными документами (приказ, трудовой договор);
- Использовать шаблон или образец заполнения;
- После каждой записи делать контрольную проверку у другого сотрудника отдела кадров;
- Хранить книжку в сухом месте, защищённом от механических повреждений.
- Работнику рекомендуется периодически проверять свою трудовую книжку на наличие всех записей и своевременно сообщать об отсутствии или неточностях;
- При переходе на электронную форму книжки сохраняйте бумажный вариант как резервную копию;
- При оформлении вкладыша не забывайте сделать отметку о нём на ьном листе – это облегчит последующую работу с документом;
- Если у вас есть вопросы по заполнению конкретного раздела, обращайтесь к методическим рекомендациям Минтруда России или к внутренним нормативным актам вашей организации.
Если работник предпочитает вести бумажную книжку, он должен подать заявление работодателю о ведении бумажного варианта. В этом случае кадровая служба заполняет оба варианта параллельно.
Частые ошибки и как их избежать
При заполнении трудовой книжки часто встречаются следующие недочёты:
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
Полезные советы для работников и кадровых специалистов
Соблюдая представленные рекомендации, вы сможете корректно заполнять бланк трудовой книжки, избегать типичных ошибок и обеспечить законность документального оформления трудовых отношений.