Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и право на получение социальных льгот. В ряде ситуаций (перевод в другую организацию, оформление кредита, получение пособий) требуется предоставить заверенную копию трудовой книжки; Возникает вопрос: сколько копий считается «верными» и как правильно их оформить? В статье подробно рассматриваются нормативные акты, порядок заверения, количество допустимых копий и типичные ошибки.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 62 регулирует выдачу выписок и копий трудовой книжки.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Устанавливает форму надписи о месте хранения оригинала и порядок заверения копий.
• Приказ Минтруда России № 426н от . О порядке выдачи и заверения копий трудовых книжек в электронном виде.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании». Требует наличие заверенной копии при оформлении страховых выплат.

Все перечисленные документы действуют на 2026 год и определяют, какие копии признаются юридически значимыми.

Когда копия считается «верной»?

Копия трудовой книжки считается юридически действительной, если выполнены все условия, указанные в нормативных актах:

1. Подтверждение наличия оригинала. На копии должна быть надпись о том, где хранится подлинник (например, «Подлинник находится в отделе кадров организации «ООО «Ромашка» в деле № 12‑2024»).
2. Дата и подпись ответственного лица. Указывается дата выдачи копии и подпись (или печать) уполномоченного сотрудника (начальника отдела кадров, директора).
3. Отметка о заверении. На каждой странице (или на последней) ставится отметка «Копия верна» (или «Копия заверена»).
4. Печать организации. При наличии печати она обязана быть проставлена рядом с подписью.
5. Сохранность оригинала. Оригинал должен оставаться в распоряжении работодателя (в сейфе, в деле, в архиве).

Если хотя бы один из пунктов нарушен, копия может быть признана недействительной в суде или при проверке государственных органов.

Сколько копий можно оформить?

Трудовой кодекс не ограничивает количество копий, однако практические ограничения вводятся внутренними регламентами организации и требованиями контрагентов. Ниже – типичные сценарии:

• Одна копия – достаточно, когда документ нужен только для одного получателя (например, при переводе в другую компанию).
• Две‑три копии – часто требуются одновременно для работодателя, банка и пенсионного фонда.
• Более трёх копий – допускается, но каждая из них должна быть заверена отдельным штампом/подписью и иметь собственную надпись о месте хранения оригинала.

Важно помнить, что каждая копия считается самостоятельным документом. Поэтому, если требуется несколько экземпляров, их следует заверять индивидуально, а не просто делать многократные отпечатки одной уже заверенной копии.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Ручное заверение (чернилами)

Самый распространённый способ в 2026 году. Шаги:

1. Сделайте чистую копию (многострочную, без сжатия).
2. На последней странице (или на каждой) напишите «Копия верна» черными чернилами.
3. Подпишите Ф.И.О. и должность ответственного лица.
4. Укажите дату выдачи копии.
5. Проставьте печать организации (если она используется).
6. Добавьте надпись о месте хранения оригинала в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016:
   
   «Подлинник находится в (наименование организации) в деле № … за … год».

Заверение штампом

Для ускорения процесса многие организации используют готовый штамп, содержащий:

• Текст «Копия верна»;
• Наименование организации;
• Дата;
• Место хранения оригинала.

После нанесения штампа необходимо добавить подпись сотрудника, который отвечает за кадровую документацию.

Электронное заверение (Госуслуги)

С 2023 года в России доступна электронная трудовая книжка (ЭТК). Копию можно получить через портал Госуслуги:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете.
2. Выберите услугу «Получить выписку из трудовой книжки».
3. Укажите цель получения (перевод, кредит и т.д.).
4. Скачайте PDF‑документ, который автоматически подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).
5. Для печатной версии распечатайте документ и, при необходимости, подпишите его вручную.

Электронная копия считается полноценным документом и признаётся в судах и государственных органах, если она содержит КЭП.

Образец надписи о заверении

Ниже – типовой шаблон, рекомендованный ГОСТ‑ом:

Копия верна
Подлинник находится в (наименование организации) в деле № ____ за ____ год.
Дата выдачи копии: «__» _______ 2026 г.
Подпись: ______________________
Ф.И.О., должность: ______________________
Печать организации (при наличии)

Если копия состоит из нескольких листов, надпись «Копия верна» ставится внизу каждой страницы, а полная информация о месте хранения оригинала – только на последней.

Частые ошибки при оформлении копий

• Отсутствие указания места хранения оригинала. Без этой надписи копия считается неполной.
• Неправильный формат даты. Требуется полное написание месяца (например, «22 мая 2026 г.»).
• Отсутствие подписи уполномоченного лица. Подпись должна быть читаемой, черными чернилами.
• Использование копий, сделанных до внесения последней записи. Такая копия может содержать устаревшую информацию и не будет признана действительной.
• Повторное заверение одной и той же копии. Каждый новый запрос требует отдельного заверения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию, которую уже отдали сотруднику?

Да, но только если оригинал всё ещё находится у работодателя. Если оригинал был передан сотруднику, заверить копию невозможно – в этом случае требуется оформить новую выписку из электронного реестра.

Сколько времени занимает процесс заверения?

При ручном способе – от 10 до 30 минут. Электронное заверение через Госуслуги занимает до 5 минут, если все данные уже загружены в систему.

Нужно ли хранить заверенные копии в архиве?

Да. По статье 62 ТК РФ копии, выданные сотруднику, должны быть учтены в кадровом деле и храниться в течение всего периода трудовых отношений.

Можно ли использовать сканированную копию без подписи?

Только если она подписана электронной подписью (КЭП). Обычный скан без подписи не считается заверенной копией.

• Копия трудовой книжки считается действительной, если она заверена в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и ТК РФ.
• Количество копий ограничивается только потребностями организации и запросами контрагентов; каждая копия должна быть заверена отдельно.
• Для ускорения процесса рекомендуется использовать электронные сервисы (Госуслуги) и готовые штампы.
• Особое внимание следует уделять надписям о месте хранения оригинала, дате и подписи ответственного лица.

Соблюдая указанные правила, вы избежите юридических рисков и обеспечите корректное оформление копий трудовой книжки в любой ситуации.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.