Трудовая книжка, главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Однако в жизни случаются разные ситуации‚ и при трудоустройстве работник может обнаружить‚ что документ утерян. Важно понимать‚ что сам факт отсутствия трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства работника. В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий для обеих сторон‚ опираясь на актуальные законодательные нормы и разъяснения специалистов.

Первые действия работодателя при приеме на работу

Если к вам в компанию пришел кандидат‚ который сообщил об утере трудовой книжки после увольнения с предыдущего места работы‚ не стоит паниковать или отказывать соискателю. В первую очередь необходимо:

1. Проверить искренность кандидата. Убедитесь‚ что соискатель не лукавит и не работает по основному месту у другого работодателя. Отсутствие трудовой книжки на руках может быть связано не только с ее утерей‚ но и с тем‚ что она до сих пор хранится у прошлого нанимателя.
2. Получить письменное заявление. От работника обязательно потребуется письменное заявление‚ в котором он укажет причины отсутствия трудовой книжки (например‚ утеряна в период безработицы) и информацию о наличии стажа до настоящего трудоустройства.
3. Отправить к предыдущему работодателю. Оптимальный и законный шаг, отправить сотрудника к его предыдущему работодателю для оформления дубликата.

Куда обращаться для восстановления документа?

Согласно пункту 27 Правил ведения трудовых книжек (утвержденных приказом Минфина от № 320н)‚ при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работы. Независимо от того‚ по чьей вине была утеряна трудовая книжка (работника или самого работодателя)‚ обращаться в любом случае придется именно к последнему нанимателю.

Поэтому всю подготовительную работу по сбору справок и выписок берет на себя человек‚ потерявший трудовую книжку. Ему необходимо прийти к директору (или в отдел кадров) с письменным заявлением‚ в котором изложено требование о выдаче дубликата. Работодатель‚ в свою очередь‚ обязан оформить дубликат на основании своих данных‚ а также справок с предыдущих мест работы‚ которые должен предоставить сам сотрудник.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ее влияние

В современных реалиях необходимо учитывать переход на электронные трудовые книжки. Здесь действует важное правило: не имеет значения‚ отказался работник от бумажной трудовой книжки на действующем месте работы или на прежнем месте.

Иными словами‚ если у прежнего работодателя такой работник перешел на ЭТК‚ впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то‚ что ему будет оформлена новая бумажная трудовая книжка. Вся информация о его стаже уже хранится в электронном виде в базе Пенсионного фонда (СФР).

Однако‚ если работник потерял трудовую книжку и ранее не подавал заявление на ведение электронной трудовой‚ то новый работодатель обязан выдать ему дубликат трудовой книжки на бумажном носителе.

Что делать‚ если нашли старую трудовую?

На практике может случиться так‚ что сотруднику‚ который потерял трудовую книжку‚ оформили дубликат‚ а затем он нашел старую трудовую. Что делать в этом случае?

В такой ситуации при трудоустройстве на новое место работы он может представить работодателю оба документа. Недействительный документ (старую трудовую) можно просто хранить у себя на руках для личных архивов‚ а дубликат будет являться официальным документом‚ на основании которого кадровик сделает соответствующие записи.

Ответственность работодателя и материальный ущерб

Бывают ситуации‚ когда документ теряет сам работодатель. В этом случае вступает в силу Статья 234 Трудового кодекса РФ‚ которая обязывает работодателя возместить работнику материальный ущерб‚ причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться.

Если работодатель потерял трудовую книжку‚ он несет полную ответственность за ее восстановление и оформление дубликата. Кроме того‚ за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек компания может быть привлечена к административной ответственности и штрафам.

Судебная практика

Стоит отметить нюансы из судебной практики. Например‚ в подборке судебных решений за 2023 год рассматривался иск к ООО «Первоуральский». Суд пришел к выводу об отсутствии оснований для взыскания с общества материального ущерба по статье 234 ТК РФ. Это лишний раз доказывает‚ что для взыскания компенсации работник должен доказать факт незаконного лишения возможности трудиться и наличие прямого ущерба. А сам факт утери книжки работодателем‚ при условии оперативного оформления дубликата‚ не всегда влечет за собой финансовые выплаты в пользу сотрудника.

Пошаговый алгоритм для работника

Если вы потеряли трудовую книжку перед устройством на новую работу‚ следуйте простому алгоритму:

• Обратитесь с письменным заявлением к действующему работодателю или по месту работы‚ где сделали последнюю запись (даже если вы уже уволены).
• Соберите справки и выписки со всех предыдущих мест работы для подтверждения стажа.
• Получите дубликат у последнего работодателя.
• При устройстве на новую работу напишите заявление с указанием причины отсутствия трудовой и предоставьте оформленный дубликат.

Утрата трудовой книжки — это неприятное‚ но решаемое событие. Закон четко регламентирует процедуру восстановления сведений о стаже. Главное правило: восстановлением занимается последний работодатель‚ а новый наниматель не имеет права отказать в приеме на работу из-за отсутствия этого документа при условии предоставления сотрудником соответствующего заявления и дубликата.