Одним из ключевых моментов при оформлении нового сотрудника является правильное заполнение трудовой книжки. Ошибки в датах или формулировках могут привести к проблемам при расчете стажа, увольнении или проверках. В этой статье подробно разберем, какие даты указывать, как правильно оформить первую запись и на что обратить особое внимание.
Какие даты важны при приеме на работу?
При оформлении трудовой книжки (ТК) необходимо корректно отразить две основные даты:
- Дата приема на работу, это дата, с которой работник фактически приступил к исполнению трудовых обязанностей. Она указывается в приказе о приеме на работу (форма Т-1) и является отправной точкой для расчета стажа.
- Дата записи в трудовую книжку — это дата, когда кадровик вносит соответствующую запись. По закону, запись должна быть сделана не позднее трех рабочих дней с даты издания приказа о приеме на работу.
Что указывать в самой записи?
Первая запись в ТК (для работника, впервые устраивающегося в РФ) должна содержать:
- Наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы).
- ФИО сотрудника полностью.
- Дату приема на работу (число, месяц, год).
- Должность (с учетом структуры организации).
- Основание для приема: номер и дата приказа (или иного документа).
- Подпись ответственного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора) и печать организации.
Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для вновь принимаемых сотрудников. Бумажная ТК выдается по письменному заявлению работника.
Порядок действий при приеме на работу с ЭТК:
- Работник подает заявление о ведении его трудовой книжки в электронном виде (форма утверждена приказом Минтруда).
- Кадровик создает электронную запись в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) через личный кабинет на портале Госуслуг или в программном обеспечении работодателя, интегрированном с системой ФСС.
- В записи указываются те же данные, что и для бумажной ТК: дата приема, должность, основание (приказ).
- Дата внесения записи в ЭТК также должна соответствовать дате приема на работу и фиксироваться в момент создания сведений.
Важно!
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, а работодатель переходит на электронный учет, необходимо перенести все сведения из бумажного варианта в электронный в течение 3 рабочих дней с даты приема на работу.
Заполнение ТК при первом месте работы
Для выпускника, не имеющего трудового стажа, первая запись является основной. Указываеться:
- Дата фактического допуска к работе (совпадает с датой приказа).
- Должность, соответствующая принятому приказу.
- Основание: «Принят по приказу №… от …».
Если работник ранее работал в другой организации, но трудовую книжку не оформил (например, работал по договору ГПХ), первая запись все равно считаеться первой, но в ней указывается реальный стаж, если он подтвержден документально.
Особые случаи: иностранные граждане и уведомление МВД
При приеме на работу иностранного гражданина (исключая граждан Беларуси, ЕАЭС и др., имеющих особый статус) работодатель обязан:
- В течение 3 рабочих дней с даты приема на работу направить уведомление в территориальный орган МВД (по месту нахождения организации).
- Указать в уведомлении точную дату начала трудовых отношений.
- В трудовой книжке (или ЭТК) указывать дату приема на работу в соответствии с приказом, но с учетом наличия разрешения на работу или патента.
Важно: Если у иностранца нет разрешения на работу, трудовой договор считается незаключенным, и запись в ТК не делается до получения разрешения.
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли указать в записи дату подписания приказа, если сотрудник приступил к работе позже?
Ответ: Нет. В записи указывается дата фактического допуска к работе (первого рабочего дня). Если приказ издан 10-го числа, а сотрудник приступил 15-го, в ТК ставится 15-е число. Приказ может быть датированным ранее, но запись отражает реальное начало трудовых отношений.
Вопрос: Что делать, если приказ о приеме подписан с задержкой?
Ответ: Даже если приказ подписан с опозданием, в трудовой книжке указывается дата, с которой работник фактически начал работать. Приказ оформляется ретроспективно, но дата его издания не должна идти раньше даты приема на работу.
Вопрос: Как отразить в ЭТК период испытания?
Ответ: Период испытания не отражается отдельной записью. Указывается только дата приема на работу и должность. Информация об испытании содержится в приказе и в разделе «Особые отметки» ЭТК (если работник согласился на ведение ЭТК).
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Указание даты издания приказа вместо даты приема на работу.
Решение: Всегда сверяйте дату в приказе и дату первого рабочего дня сотрудника. - Ошибка: Пропуск срока внесения записи (более 3 дней).
Решение: Внесите запись в ТК/ЭТК сразу после издания приказа. - Ошибка: Неполное указание основания (без номера и даты приказа).
Решение: Вписывайте полные реквизиты приказа. - Ошибка: Отсутствие подписи и печати.
Решение: Заверяйте запись подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это не формальность, а защита прав и интересов как работника, так и работодателя. Ключевое правило: дата в записи должна соответствовать дате фактического допуска к работе. При переходе на электронный учет соблюдайте сроки и полноту переноса данных. В спорных ситуациях обращайтесь к тексту Трудового кодекса РФ (ст. 66, 67, 85) и рекомендациям Минтруда.
Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.