С 2021 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 1 января 2026 года завершится переходный период, после чего основной формат учёта трудовой деятельности станет исключительно электронным. В этом контексте ключевым документом для работника является заявление о ведении электронной трудовой книжки. Рассмотрим, как оно связано с системой 1С:Зарплата и управление персоналом, как правильно его оформить и подать.
Почему это важно: юридические основы
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66.1) и Постановлению Правительства № 906:
- Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Работник имеет право выбрать: получать сведения только в электронном виде (ЭТК) или в бумажном виде (на бланке) до окончания переходного периода.
- С бумажный вариант будет оформляться только по заявлению работника. Без такого заявления работодатель ведёт учёт только в ЭТК.
- Одновременное ведение и электронной, и бумажной книжки возможно только если работник не подал заявление об отказе от бумажного носителя.
Что такое заявление на ведение ЭТК?
Это письменное заявление работника, адресованное работодателю, в котором он выражает согласие на:
- Ведение всех сведений о своей трудовой деятельности исключительно в электронном виде (в единой цифровой системе).
- Отказ от получения бумажного трудовой книжки (или от её продолжения ведения, если она уже есть).
- Получение информации о своей трудовой деятельности через Личный кабинет на портале Госуслуг или иные способы, определённые работодателем.
Важно: Подача заявления — это право, а не обязанность работника. Однако после 2026 года, если заявление не подано, работодатель вправе не оформлять бумажную книжку.
Как заявление связано с системой 1С?
Большинство средних и крупных компаний в России используют 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для автоматизации кадрового и бухгалтерского учёта. Эта система напрямую интегрирована с Единой системой кадровых данных (ЕСКД) и Федеральной системой «Электронная трудовая книжка» (ФС ЭТК).
- 1С автоматически формирует сведения о приёме, увольнении, переводах, награждениях и т.д.
- При наличии заявления работника эти сведения в режиме реального времени (или по регламенту) передаются в ФС ЭТК.
- При отсутствии заявления 1С может формировать сведения и для бумажной книжки (на официальном бланке), но основной акцент, на электронный формат.
- Кадровик (специалист по кадрам) в интерфейсе 1С отмечает факт получения заявления от работника, что влияет на алгоритмы дальнейшего учёта.
Образец текста заявления (простой вариант)
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
Генеральному директору [Название организации] от сотрудника [ФИО полностью], паспорт: серия XXXX № XXXXXXX [Должность] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в соответствии с Трудовым кодексом РФ исключительно в электронном виде (в форме электронной трудовой книжки) и не оформлять для меня бумажную трудовую книжку (прекратить её ведение, если она имеется). Сведения о моей трудовой деятельности прошу направлять в Федеральную систему "Электронная трудовая книжка". Со всеми условиями обработки моих персональных данных в указанном формате ознакомлен(а) и согласен(согласна). Подпись: _____________ / [ФИО] /
Как и когда подавать заявление?
- Срок: Заявление можно подать в любой момент, начиная с первого дня работы. Рекомендуется сделать это при приёме на работу, одновременно с подписанием трудового договора.
- Форма: Письменная (на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)).
- Куда подавать: Непосредственно руководителю, в отдел кадров (ОК/HR) или в отдел, отвечающий за кадровый учёт. При подаче через 1С (если такая функция реализована) — через Личный кабинет сотрудника в системе.
- Подтверждение: На заявлении должен стоять входящий номер и дата приёма, подпись ответственного лица из отдела кадров. Копия заявления с отметкой должна быть выдана работнику.
Что происходит после подачи заявления?
- В 1С: Специалист по кадрам вносит отметку о согласии работника на ЭТК. Все последующие кадровые события (приказы) по этому сотруднику будут автоматически «заливаться» в электронную систему.
- Для работника: Он получает доступ к своей ЭТК через Госуслуги (в разделе «Трудовая деятельность») или через корпоративный портал, если работодатель предоставляет такой доступ. Там же можно распечатать выписку из ЭТК — она имеет ту же юридическую силу, что и выписка из бумажной книжки.
- Бумажная книжка: Если у работника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, после подачи заявления её не закрывают и не изымают. Она остаётся у работника как исторический документ. Новые записи в неё не вносятся.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я передумать и отозвать заявление?
Да, вы можете подать новое заявление с отзывом предыдущего. Но важно учитывать, что после работодатель может приостановить ведение бумажной книжки по вашим старым записям. Все новые записи после отзыва снова будут вноситься и в ЭТК, и (по вашему заявлению) в бумажный вариант.
Что, если я не подавал заявление, а работодатель не оформил бумажную книжку?
Это нарушение со стороны работодателя до 2026 года. Вы вправе требовать оформления бумажной книжки на официальном бланке. После 2026 года без вашего заявления работодатель не обязан это делать.
Где хранится электронная трудовая книжка?
Она хранится в Федеральной системе «Электронная трудовая книжка», которая находится под контролем Минтруда России. Доступ к ней у вас всегда есть через Госуслуги.
Как 1С взаимодействует с ФС ЭТК?
Через специальный сервис обмена данными. 1С формирует пакет сведений о кадровых событиях (согласно утверждённому формату) и передаёт его в ФС ЭТК. Система подтверждает приём. Все операции логируются.
Заявление на ведение электронной трудовой книжки — это простой, но юридически значимый документ, который определяет формат вашего трудового стажа на ближайшие годы. В условиях повсеместного использования 1С процесс становится максимально прозрачным и автоматизированным. Подавая заявление, вы:
- Снижаете риски потери или порчи документа.
- Получаете мгновенный доступ к актуальным данным о своём стаже.
- Упрощаете процедуру трудоустройства в будущем (новый работодатель сразу получит данные из ЭТК).
Не откладывайте этот вопрос на потом. Обсудите его с кадровиком при приёме на работу и примите осознанное решение, соответствующее вашим потребностям и срокам, установленным законодательством.
Статья подготовлена на основе анализа законодательства РФ и практики внедрения ЭТК. Актуально на май 2026 года. Для получения персональной консультации обращайтесь к специалистам по кадровому учёту или юристам в сфере трудового права.