Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и права работника. При обновлении штата, замене старых экземпляров или формировании новых подразделений организации часто возникает необходимость в приобретении новых трудовых книжек.

Для оформления такой покупки в любой компании используется служебная записка. В статье мы подробно разберём, какие нормативные акты регулируют процесс, какие сведения необходимо указать в записке и как правильно оформить её, чтобы избежать задержек и ошибок.

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие оформление и выдачу трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 21 определяет право работника на получение трудовой книжки и её хранение.
• Постановление Правительства РФ от № 877 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России № 1н от «Об утверждении формы трудовой книжки».

Согласно этим документам, работодатель обязан обеспечить наличие у каждого сотрудника трудовой книжки, а также своевременно заменять её в случае износа, утери или изменения формы.

Когда требуется служебная записка?

Служебная записка на приобретение трудовых книжек оформляется в следующих ситуациях:

1. Создание нового подразделения или открытие филиала.
2. Плановое пополнение штата (приём на работу новых сотрудников).
3. Замена изношенных, повреждённых или утерянных трудовых книжек.
4. Переход на новую форму трудовой книжки (например, с бумажной на электронную).

Структура служебной записки

Для того чтобы документ был принят без замечаний, в нём необходимо отразить все обязательные реквизиты.

Шапка документа

• Наименование организации (полное официальное название).
• Отдел/департамент, из которого исходит запрос.
• Кому – обычно руководителю отдела закупок, финансовому директору или генеральному директору.
• От кого – ФИО, должность автора записки.
• Дата составления.
• Номер служебной записки (по внутреннему регистру).

Текст записки

Текст делится на несколько абзацев:

1. Основание – ссылка на нормативный акт (статья 21 ТК РФ, Приказ Минтруда № 1н) и внутреннюю потребность организации.
2. Требуемое количество – точный расчёт количества новых трудовых книжек.
3. Технические характеристики – тип (бумажная/электронная), формат, наличие печати, защита от подделки.
4. Сроки поставки – желаемая дата получения.
5. Бюджет – ориентировочная стоимость, ссылка на утверждённый бюджет отдела кадров.
6. Ответственное лицо – ФИО сотрудника, который будет контролировать процесс закупки и получения книг.

Приложения

• Расчёт количества (таблица).
• Смета расходов.
• Копия приказа о необходимости замены/приобретения.

Подписи

В конце записки ставятся подписи:

• Автор (с указанием должности).
• Руководитель отдела, утвердивший запрос.
• Финансовый директор (при необходимости).

Пример служебной записки

Ниже – готовый шаблон, который можно адаптировать под нужды любой организации.

ООО «Пример»
Отдел кадров
Кому: Директору по закупкам Иванову И.И.
От кого: Петрова А.С., начальник отдела кадров
№: 07/2026
Тема: Служебная записка о необходимости приобретения трудовых книжек
Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст. 21 Трудового кодекса РФ, а также Приказом Минтруда России № 1н от г., каждый сотрудник нашей компании обязан иметь в наличии действующую трудовую книжку. В связи с плановым набором персонала и необходимостью замены изношенных экземпляров, прошу оформить закупку следующих трудовых книжек:

Количество: 120 (штук)
 ⸺ 80 штук – для новых сотрудников, принятых в июне‑июле 2026 г.
 ⎯ 40 штук – для замены изношенных книг (список прилагается).

Технические характеристики:
 ⸺ Формат: А5 (210 × 148 мм)
 ⸺ Обложка: твердое покрытие, цвет – синий
 ⸺ Количество листов: 48 листов (96 страниц)
 ⎯ Наличие печати организации и штампа «Трудовая книжка»

Срок поставки: не позднее  г.

Ориентировочная стоимость: 1 200 руб. за единицу, общая сумма – 144 000 руб.

Бюджет: расходы включены в утверждённый бюджет отдела кадров на 2026 г. (пункт 3.2 финансового плана).

Ответственное лицо за приемку: Петрова А.С., тел. +7 (495) -23‑45‑67.

Приложения:
Таблица расчёта количества.
Смета расходов.
Приказ № 15/2026 «О необходимости замены трудовых книжек».

Прошу рассмотреть данную заявку и дать согласование в кратчайшие сроки.

С уважением,
____________________
Петрова А.С.
Начальник отдела кадров

Пошаговая инструкция по оформлению

1. Определить потребность. Сотрудники отдела кадров проводят инвентаризацию текущих трудовых книжек.
2. Согласовать бюджет. Проверить наличие средств в бюджете отдела или в общем бюджете компании.
3. Подготовить расчёт. Составить таблицу с количеством, типом и стоимостью.
4. Сформировать служебную записку. Использовать шаблон, указать все обязательные реквизиты.
5. Получить подписи. Согласовать документ с руководителем отдела, финансовым директором и, при необходимости, с генеральным директором.
6. Отправить в отдел закупок. Прикрепить все приложения и передать в электронном виде (например, в системе документооборота) или в бумажном виде.
7. Контролировать процесс. Ответственное лицо отслеживает сроки поставки, проверяет соответствие полученных книг требованиям.
8. Внести данные в реестр. После получения книг обновить внутренний реестр трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать электронные трудовые книжки?

Да. С 1 января 2023 г; в России введена возможность вести электронную трудовую книжку. При этом требуется согласие работника и наличие соответствующей ИТ‑инфраструктуры.

Какой срок хранения бумажных трудовых книжек?

Трудовая книжка хранится у работника до выхода на пенсию или до её замены. Работодатель обязан обеспечить её сохранность до момента передачи работнику.

Что делать, если книжка потеряна?

Работник должен подать заявление о потере, а работодатель – оформить новую книжку и внести запись о потере в реестр.

Служебная записка – простой, но важный документ, который позволяет быстро и без лишних бюрократических проволочек обеспечить сотрудников необходимыми трудовыми книжками. Соблюдение нормативных требований, чёткое указание всех реквизитов и правильное согласование позволяют избежать задержек, лишних расходов и возможных юридических проблем.

Помните, что своевременное оформление трудовых книжек – это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к каждому сотруднику компании.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.