Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. При увольнении работодатель обязан внести запись об увольнении, заверить её и передать работнику. В 2026 году действуют обновлённые правила и стандарты, которые важно учитывать, чтобы избежать споров и штрафов.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Подтверждает стаж работы, необходимый для расчёта пенсии и соцпособий.
• Служит доказательством трудового договора и его условий.
• Обязательный документ для большинства работодателей в РФ.

Законодательная база (2026 г.)

Основные нормативные акты, регулирующие работу с трудовой книжкой:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 62–64).
• Приказ Минтруда РФ от 10.11.22 № 713н (форма СТД‑Р).
• ГОСТ 12.1.004‑2017 «Документы. Копии. Требования к заверению» (обновлённый в 2025 г.)
• Федеральный закон от , изменённый в 2026 г. (редакция «Трудовой кодекса»);

Как оформить увольнение

1. Подготовьте приказ об увольнении (или иной документ, подтверждающий основания).
2. Составьте запись об увольнении в трудовой книжке. Пример:

Запись должна быть выполнена в официальном цвете, без искажений, и включать дату, должность, ФИО сотрудника, ИНН работодателя, основание увольнения и подпись руководителя.

Порядок заверения записи

• Подпись руководителя (или лица, уполномоченного вести трудовые книжки).
• Печать организации (если печать используется).
• Дата заверения (обычно в день увольнения).
• Если запись оформлена в бумажной форме, её можно заверить в течение 3 дней после получения заявления сотрудника.

Как заверить копию трудовой книжки

Копию трудовой книжки можно заверить только при наличии оригинала. В 2026 году применяются новые требования ГОСТ 12.1.004‑2017, которые предусматривают:

• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• Печать организации (опционально, но рекомендовано).
• Указание даты заверения.
• Сохранение оригинала копии (необходимо хранить в архиве).

Пример текста заверения:

Заверение копии трудовой книжки
Я, Петров Петр Петрович, директор кадрового отдела ООО «Ромашка», подтверждаю, что копия трудовой книжки, выданная Иванову Ивану Ивановичу , является точной копией оригинала.
Подпись: ___________________ Петров Петр Петрович
Печать: ____________________

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 г. в России действует электронная трудовая книжка, основанная на форме СТД‑Р. При увольнении работодатель:

• Вносит запись об увольнении в ЭТК.
• Заверяет запись подписью полномочного лица и печатью (если печать используется).
• Передаёт работнику электронный сертификат с подтверждением записи.

ЭТК считается официальным документом, и копии в бумажном виде не обязательны, но могут быть выданы по запросу.

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?

Если сотрудник отказывается забрать трудовую книжку в день увольнения, работодатель должен:

1. Письменно уведомить сотрудника о необходимости забрать документ.
2. Составить акт о передаче (или отказе в передаче) и заверить его печатью и подписью руководителя.
3. Сохранить копию акта в кадровом архиве.
4. При необходимости обратиться в суд за принудительной выдачей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли заверить копию трудовой книжки, которую уже отдали работнику? — Да, но только при наличии оригинала и соблюдении требований ГОСТ.
• Нужна ли печать при заверении записи? — Печать не обязательна, но рекомендована для подтверждения подлинности.
• Что делать, если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прошлой работы? — Работодатель обязан заверить запись об увольнении в текущем месте работы, а для прошлой работы — предоставить справку о трудовой деятельности.
• Какой формат записи при увольнении по собственному желанию?, Укажите «Увольнение по собственному желанию» в поле основания.

Правильное заверение трудовой книжки при увольнении обеспечивает:

• Соблюдение законодательства и избежание штрафов.
• Защиту интересов работодателя от споров с сотрудниками.
• Надёжную документацию для будущих работодателей и государственных органов.

Рекомендуется:

1. Вести точный график действий по каждому увольнению.
2. Хранить оригиналы и заверенные копии в защищённом архиве.
3. Обучать кадровый персонал актуальным требованиям ГОСТ и ТК РФ.
4. При работе с ЭТК использовать официальные формы и электронные подписи.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно заверить трудовую книжку при увольнении и избежать юридических рисков.