Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Запись о приеме на работу является первой и одной из самых важных в ней. Её корректное оформление напрямую влияет на расчёт будущей пенсии и другие социальные гарантии. Ключевым моментом при внесении такой записи является указание точного документа-основания.
Что такое «основание» для записи?
Основание, это официальный документ, на основании которого работодатель принимает сотрудника на работу и вносит соответствующую запись в трудовую книжку. Без указания основания запись считается недействительной. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утверждены приказом Минтруда России), в графе 4 «Запись сделана на основании» должны быть указаны:
- Вид документа (например, «Приказ», «Трудовой договор»).
- Дата документа.
- Номер документа.
Какие документы могут быть основанием?
Основными документами-основаниями для записи о приеме являются:
Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Это самый распространённый и предпочтительный вариант. Приказ издается руководителем организации после заключения трудового договора.
Пример записи в графе 4:
Приказ от № 208-к
Трудовой договор
В случаях, когда работодатель (особенно ИП или малая организация) не издает отдельный приказ о приеме, основанием является сам трудовой договор. Его реквизиты (номер и дата) указываются в графе 4.
Пример записи в графе 4:
Трудовой договор от № 154
Иные документы
В специальных случаях основанием может быть:
- Решение уполномоченного органа (например, при приеме на государственную службу).
- Копия или выписка из приказа вышестоящей организации (при приеме в филиал).
Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (раздел II) трудовой книжки. Существует два основных порядка внесения записей:
А) Хронологический порядок
Каждая новая запись (прием, перевод, увольнение) вносится сразу после её возникновения, по порядку дат;
Б) Блоковое внесение (после увольнения)
Записи о приеме на новое место работы и об увольнении с предыдущего могут вноситься одновременно после факта увольнения. Это удобно при смене работы. Основанием для двух записей служит один документ — приказ (или договор) о приеме на новую работу, который должен содержать сведения и о прекращении трудового договора с предыдущим работодателем, либо два отдельных документа.
Важно! С 2024 года действуют новые правила. Записи могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации. Это даёт гибкость кадровому документообороту.
Порядок заполнения граф
В разделе «Сведения о работе» заполняются три ключевые графы:
- Графа 1 «№ п/п» — порядковый номер записи (1, 2, 3…).
- Графа 2 «Дата» — дата приема на работу (число, месяц, год).
- Графа 3 «Запись», текст о приеме. Формулировка должна быть строгой и без сокращений.
- Графа 4 «Запись сделана на основании» — самое важное. Указываются реквизиты документа-основания.
Шаблоны для графы 3 (текст записи):
- Обычный прием: «Принят(а) на работу в качестве [должность]».
- Прием по совместительству: «Принят(а) на работу по совместительству в качестве [должность]».
- Прием в порядке перевода из другой организации: «Принят(а) в порядке перевода из [название предыдущей организации] на должность [должность]».
Полный пример записи о приеме на работу:
| № п/п | Дата | Запись | Запись сделана на основании |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на работу в качестве специалиста по кадрам | Приказ от № 45-к |
Крайние сроки внесения записи
Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с даты начала работы сотрудника (часть 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9 Правил). Если приказ издается позже, запись всё равно вносится на основании даты приема, но ссылается на номер и дату позднего приказа.
Что делать, если в записи или основании ошибка?
Если в ранее внесённой записи обнаружена ошибка (например, в названии организации или реквизитах приказа), её не зачёркивают. После последней записи в разделе «Сведения о работе» делается новая запись с исправлением:
Пример:
«Запись за № 1 недействительна. Принят на работу в отдел кадров на должность специалиста по кадрам . Приказ от № 45-к».
В графе 4 повторяются правильные реквизиты того документа, на котором должна была быть основана исходная запись.
Особые случаи
- Дистанционный работник: Запись вносится по его желанию на тех же основаниях (приказ или договор).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): С 2021 года сведения о работе формируются в электронном виде. Основанием для внесения записи в ЭТК является тот же приказ или договор. Работник может получить бумажную книжку, но записи в неё вносятся только на основании документов, выданных работодателем.
- Прием без оформления приказа: Если приказ о приеме не издавался, единственным основанием является трудовой договор. Его номер и дата указываются в графе 4.
Главные выводы:
- Основание — это обязательный элемент записи (вид, дата, номер документа).
- Основные основания: приказ или трудовой договор.
- Запись вносится в течение 5 рабочих дней с даты приема.
- Допускается блоковое внесение записей о приеме и увольнении.
- Все записи, без сокращений, на чистоту, без исправлений (исправления — новой записью).
Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую чистку трудовой книжки и защитит права работника при оформлении пенсии и иных социальных выплат.