Вопрос о том, какой способ ведения трудовой книжки (бумажный, электронный или комбинированный) был выбран сотрудником на предыдущем месте работы, актуален как для работодателей, так и для кадровых служб. Правильное определение этого параметра позволяет корректно вести записи, оформить переход на новый формат и избежать конфликтов с законодательством.

Что такое «способ ведения трудовой книжки»?

Согласно статье 5 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка может вести в бумажном виде (печатная запись) либо в электронном виде (ЭТК – электронная трудовая книжка). В 2021 году введён обязательный переход на электронный формат, но при этом сохраняется возможность выбора комбинированного способа.

Ключевые понятия:

• Бумажная трудовая книжка (БТК) – традиционный формат, где каждая запись фиксируется вручную.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись в электронном виде, доступна через портал «Работник.ру» и другие госуслуги.
• Комбинированный способ – одновременно ведутся обе записи, но в дальнейшем может быть выбран только один формат.

Почему важно знать выбранный способ?

Определение способа ведения на предыдущем месте работы имеет несколько практических последствий:

1. При приёме на работу необходимо уточнить, можно ли продолжать вести бумажную запись.
2. Если сотрудник отказался от бумажной книжки, новый работодатель обязан вести только электронный формат.
3. Наличие записи о выборе способа упрощает расчёт трудового стажа и оформление перехода.

Где искать сведения о выбранном способе?

Сведения о способе ведения трудовой книжки можно получить из нескольких источников:

• Трудовая книжка сотрудника – в последней записи обычно указана дата заявления о переходе на ЭТК.
• Справка СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности) – выдается работодателем и содержит информацию о способе ведения.
• Документы 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) – в разделе «Приём на работу» можно увидеть поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы».
• Портал «Работник.ру» – в личном кабинете сотрудника можно проверить статус его ЭТК.

Как проверить способ в 1С:Зарплата и управление персоналом 8‑й версии?

Ниже приведён пошаговый алгоритм:

1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Кадры → Кадровые документы → Приём на работу.
2. Откройте карточку сотрудника, которого вы принимаете.
3. На вкладке Главное найдите поле Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы.
4. Если поле отмечено галочкой, то сотрудник уже выбрал способ на предыдущем месте работы. Далее:
   • Если выбран ЭТК, в поле Способ ведения будет отмечен «ЭТК» и указана дата подачи заявления.
   • Если выбран БТК, в поле будет «БТК» и дата заявления.
5. Если галочка отсутствует, значит способ ещё не выбран. В этом случае:
   • Спросите у сотрудника, какой формат он предпочитает.
   • Заполните поле «Способ ведения» и укажите дату подачи заявления.

После заполнения данных сохраните карточку. В дальнейшем система автоматически будет вести записи в соответствии с выбранным способом.

Как проверить информацию в бумажной трудовой книжке?

В последней записи трудовой книжки сотрудника должна быть указана дата заявления о переходе на ЭТК. Если такой записи нет, значит сотрудник ещё не подавал заявление и, скорее всего, продолжает вести бумажную книжку.

Пример записи:

Содержание: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Как проверить сведения в справке СТД‑Р?

Справка СТД‑Р содержит раздел «Способ ведения трудовой книжки». В нём указано:

• БТК – бумажная трудовая книжка
• ЭТК – электронная трудовая книжка
• Комбинированный – обе формы ведения

Если справка отсутствует, запросите её у предыдущего работодателя. В большинстве случаев справка выдается в течение 10 рабочих дней.

Как проверить статус в портале «Работник.ру»?

Для доступа к личному кабинету сотрудника необходимо:

1. Перейти на сайт rabotnik.ru.
2. Ввести логин и пароль.
3. Открыть раздел «Моя трудовая книжка».
4. Проверить статус: «Электронная трудовая книжка» или «Бумажная трудовая книжка».

Что делать, если сотрудник не помнит выбранный способ?

В таком случае рекомендуется:

• Попросить сотрудника предоставить копию последней записи трудовой книжки.
• Если запись отсутствует, уточнить у предыдущего работодателя.
• Если информация недоступна, предложите сотруднику выбрать способ при приёме на работу и оформить заявление.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли вести бумажную трудовую книжку, если сотрудник уже отказался от неё на прежнем месте работы?
  Ответ: Нет. При приёме на работу нельзя продолжать вести бумажную запись, если сотрудник отказался от неё и это отражено в документах.
• Вопрос: Как быстро получить справку СТД‑Р?
  Ответ: Обычно в течение 10 рабочих дней. При необходимости можно запросить ускоренную выдачу.
• Вопрос: Что делать, если сотрудник не предъявил трудовую книжку при приёме?
  Ответ: Запросите справку СТД‑Р и уточните способ ведения. Если информация недоступна, предложите сотруднику выбрать способ и оформить заявление.

Определение способа ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы – важный шаг для корректного оформления кадровых документов. Следуйте следующим рекомендациям:

• Всегда проверяйте наличие записи о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке.
• Запрашивайте справку СТД‑Р, если информация не найдена.
• В 1С:Зарплата и управление персоналом обязательно заполняйте поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы».
• При отсутствии информации предложите сотруднику выбрать формат при приёме и оформить заявление.
• Следите за сроками подачи заявления о переходе на ЭТК – они регламентированы законодательством.

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок в кадровом учёте, ускорит расчёт стажа и обеспечит соответствие требованиям Трудового кодекса РФ.