Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. В неё вносятся сведения о приёме на работу‚ переводах‚ увольнениях и иных изменениях‚ связанных с трудовыми отношениями. Ниже подробно рассмотрим‚ как правильно оформить запись о заключённом трудовом договоре (в т.ч. срочном) в бумажную и электронную трудовую книжку.

Основные требования к записям в трудовую книжку

• Запись делается от руки черной или синей пастой‚ разборчивым почерком.
• В трудовой книжке используется строгая нумерация строк: каждая новая запись начинается с новой строки.
• В графе «Дата» указывается день‚ месяц и год оформления приказа о приёме на работу (или дата вступления в силу трудового договора).
• В графе «Наименование организации‚ её структурное подразделение (если есть)» – полное наименование работодателя.
• В графе «Должность‚ профессия‚ специальность» – должность‚ указанная в трудовом договоре.
• В графе «Вид работы» – постоянная‚ временная‚ сезонная и т.п. (для срочного договора указывается «временная» или «срочная»).
• В графе «Основание для внесения записи» – номер и дата приказа о приёме на работу (или номер и дата трудового договора‚ если приказ не оформлялся).
• В графе «Номер записи» – последовательный номер записи в трудовой книжке.

Как оформить запись при приёме на работу по трудовому договору

Шаг 1. Подготовка документов

Перед внесением записи необходимо иметь:

1. Трудовой договор (оригинал или заверенную копию).
2. Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иной утверждённый образец).
3. Трудовую книжку работника (если она ведётся в бумажном виде).
4. Паспорт работника (для сверки личных данных).

Шаг 2. Заполнение строки трудовой книжки

Пример заполнения строки для постоянного трудового договора:

ООО «Ромашка» Инженер‑конструктор Постоянная работа Приказ № 45 от 1

Для срочного трудового договора запись выглядит аналогично‚ но в графе «Вид работы» указывается «Срочная работа» (или «Временная работа»)‚ а в графе «Основание для внесения записи» указывается номер и дата срочного трудового договора.
ИП Сидоров А.В. Менеджер по продажам Срочная работа Договор № 12‑С от 2

Шаг 3. Подпись и печать
После заполнения строки:

Ставится подпись уполномоченного лица отдела кадров (или директора организации).
При наличии печати организации – ставится отпечаток печати рядом с подписью.
Работник расписывается в графе «Подпись работника» (если такая графа предусмотрена формой книжки).

Особенности внесения записей при срочном трудовом договоре
Согласно пункту 9 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек и п. 1 ст. 66 ТК РФ‚ запись о срочном трудовом договоре вносится так же‚ как и о постоянном‚ без отдельной пометки о сроке. Однако важно:

Указать в графе «Вид работы» – «Срочная работа» (или «Временная работа»).
При прекращении срочного договора сделать отдельную запись об увольнении (пункт 10 Инструкции).
Если срочный договор продлевается‚ новая запись не делается; достаточно оформить дополнительное соглашение и‚ при необходимости‚ внести пометку о продлении в личную карточку сотрудника.

Изменение наименования организации
Если название работодателя изменилось‚ но трудовая деятельность продолжается у того же юридического лица‚ запись вносится отдельной строкой в графу 3 раздела «Сведения о работе»:
Новое наименование ООО «Ромашка» (ранее ООО «Цветок») Инженер‑конструктор Постоянная работа Приказ № 78 от 3

При этом прежняя запись не корректируется‚ а добавляется новая строка с указанием даты изменения наименования.
Электронная трудовая книжка (ЭТД)
С 2021 года в России действует электронный формат трудовой книжки. При приёме на работу:

Сведения о заключённом трудовом договоре передаются работодателем в ПФР через систему «Соответствие» (или иной утверждённый сервис).
Работник получает уведомление о внесении записи в свой личный кабинет на портале «Госуслуги».
При необходимости можно выписать бумажную выписку из ЭТД (форма СТД‑Р).

Важно: если работник впервые устраивается на работу и выбирает электронный формат‚ бумажная трудовая книжка не выдаётся. Запись о трудовом договоре делается исключительно в электронном виде.
Что делать‚ если трудовой договор не оформлен?
Согласно статье 66 ТК РФ‚ допускается ведение трудовых отношений без письменного договора только в случае‚ если работа носит случайный‚ кратковременный характер и не превышает один месяц. В таких случаях запись в трудовую книжку не делается‚ поскольку отсутствует основание для внесения сведений о приёме на работу.
Полезные советы кадровикам

Перед внесением записи сверяйте данные трудового договора и приказа: ФИО‚ дата рождения‚ ИНН‚ должность.
Используйте шаблоны записей‚ утверждённые внутренним нормативным актом организации‚ чтобы избежать ошибок.
При переходе на электронный формат храните копии всех приказов и договоров в электронном архиве не менее 50 лет.
Обучайте сотрудников отдела кадров работе с системой ЭТД‚ чтобы минимизировать риски потери данных.
Периодически проводите внутренний аудит трудовых книжек (бумажных и электронных) на предмет соответствия законодательству.

Внесение записи о трудовом договоре в трудовую книжку – процесс‚ требующий внимательности и знания нормативных требований; Соблюдение установленного порядка гарантирует корректное отражение трудового стажа работника‚ что особенно важно при назначении пенсии‚ подтверждении опыта при приёме на новую работу и решении спорных ситуаций. Независимо от того‚ ведётся ли книжка в бумажном или электронном виде‚ основные принципы остаются одинаковыми: точность данных‚ правильное оформление основания и своевременность внесения записи.