Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Правильное оформление записи при приёме на работу имеет юридическую силу и защищает интересы как сотрудника, так и работодателя. В статье подробно рассмотрены все этапы заполнения, необходимые сведения, типичные ошибки и особенности оформления электронных трудовых книжек.

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 62‑66).
• Постановление Правительства РФ от № 609 «Об образцах форм трудовых книжек».
• Приказ МВД России от № 426н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки».
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (для обработки персональных данных в электронных системах).

Кому необходимо вести трудовую книжку?

С 1 января 2022 года в России обязательным является оформление электронной трудовой книжки (ЭТК). При этом:

1. Граждане, впервые устраивающиеся на работу, получают электронную запись в личном кабинете Госуслуг или в системе «Электронный документооборот» (ЭДО) работодателя.
2. Для иностранных граждан запись делается в бумажной форме, но в обязательном порядке требуется уведомление в МВД (см. ниже).
3. Для работников‑молодёжи (до 18 лет) в некоторых случаях допускается отсутствие бумажной трудовой книжки, однако запись в ЭТК всё равно обязательна.

Какие сведения необходимо указать?

Запись при приёме на работу должна содержать следующие обязательные поля (см. образец формы Т-1):

Пошаговая инструкция по заполнению записи в бумажной трудовой книжке

1. Подготовка документов
   • Трудовой договор (копия).
   • Приказ о приёме на работу (№ и дата).
   • Справка о размере заработной платы (если требуется).
2. Определение даты приёма

   Дата указывается в соответствии с приказом о приёме. Если в договоре указана дата начала работы позже, в графе «Дата начала работы» фиксируется именно она.

3. Заполнение полей

   Впишите данные аккуратно черными чернильными ручками, соблюдая разрядку строк. Не используйте сокращения, если они не предусмотрены нормативным документом.

4. Подписи и печать

   Уполномоченное лицо ставит подпись и печать в нижней части записи. Затем работник ставит свою подпись рядом.

5. Проверка

   Проверьте запись на отсутствие ошибок, особенно в датах и цифрах. Ошибки исправляются только черным чернилом, перечёркиванием и подписью обеих сторон.

6. Внесение записи в книгу

   Запись вносится в следующую свободную строку, после чего страница подписывается руководителем отдела кадров.

Оформление записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

ЭТК хранится в системе «Госуслуги» или в корпоративном портале работодателя. Процедура выглядит так:

1. Работодатель регистрирует нового сотрудника в ЭДО и получает согласие работника на обработку персональных данных.
2. В системе вводятся все обязательные реквизиты (см. пункт 3).
3. Система автоматически генерирует электронную запись, которая отправляется в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд).
4. Работник получает уведомление на Госуслуги и может просмотреть запись в личном кабинете.
5. Для подтверждения достоверности записи работодатель подписывает её электронной подписью (ЭЦП) и прикладывает скан подписи руководителя.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери бумажного документа.
• Автоматическое уведомление в Пенсионный фонд о каждом изменении.
• Упрощённый процесс при переводе между организациями – запись переносится автоматически.

Особенности оформления записи для иностранных граждан

Для иностранных работников, принимаемых на работу в РФ, необходимо выполнить дополнительные действия:

• Подать уведомление в МВД о приёме на работу в течение 3 рабочих дней с момента начала трудовой деятельности. Уведомление отправляется в отделение МВД по месту регистрации иностранца.
• В трудовой книжке (бумажной) указывается дополнительный пункт «Гражданство» и «Серия и номер вида на жительство (ВНЖ) или миграционной карты».
• При оформлении ЭТК необходимо загрузить скан копии миграционной карты и указать дату окончания действия ВНЖ.

Типичные ошибки и как их избежать

Ниже перечислены наиболее распространённые ошибки при заполнении записи и рекомендации по их предотвращению:

• Неправильная дата приёма. Убедитесь, что дата совпадает с приказом о приёме, а не с датой подписания трудового договора.
• Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается недействительной.
• Сокращения в наименовании организации. Пишите полное официальное название, как указано в учредительных документах.
• Неуказанный испытательный срок. Если испытательный срок не предусмотрен, в графе указывается «не предусмотрен».
• Ошибки в цифрах оклада. Проверьте соответствие цифр в договоре и в записи; любые расхождения могут привести к спору с налоговыми органами.
• Отсутствие печати. В бумажной записи печать обязательна; в ЭТК – электронная подпись.

Пример заполненной записи (бумажная форма Т‑1)

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
Должность: Инженер‑технолог
Ставка (оклад): 85 000 руб.
Испытательный срок: 3 месяца
Дата начала работы: 
Подпись работодателя: ___________________ (И. Иванов)
Печать
Подпись работника: ___________________ (А. Петров)
 

Что делать после заполнения записи?

1. Сохранить копию приказа о приёме и трудового договора в личном деле сотрудника.
2. Обновить сведения в кадровом учете (1С:Зарплата и Управление персоналом, SAP HR и т.п.).
3. Если используется ЭТК, убедиться, что запись отобразилась в личном кабинете работника.
4. Сообщить работнику о праве проверять запись и о порядке её исправления в случае ошибок.

Корректное заполнение записи в трудовой книжке при приёме на работу – важный элемент трудового законодательства, который защищает права обеих сторон. Следуя пошаговой инструкции, учитывая особенности электронных и иностранных форм, а также проверяя данные на наличие ошибок, вы гарантируете юридическую чистоту трудовых отношений и упрощаете дальнейшее ведение кадрового учета.

Помните: точность, своевременность и подписи – три столпа правильного оформления записи.

Дата публикации: