Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. При заключении срочного трудового договора (на определённый срок, проект, сезон и т.д.) запись в трудовой книжке обязана быть сделана в соответствии с законодательством РФ. Ниже приведён подробный разбор того, как правильно оформить запись, какие поля заполнять, и какие нюансы стоит учесть.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовой стаж работника и его историю трудовых отношений. В ней содержатся:
- ФИО работника и его паспортные данные;
- Дата рождения и место работы;
- Сведения о работодателе (название, ОГРН, ИНН, адрес);
- Даты начала и окончания трудовых отношений;
- Должность, категория, оклад и другие сведения, подтверждающие стаж.
Трудовая книжка необходима для:
- Подтверждения стажа при переходе на другую работу;
- Получения пенсионных и социальных выплат;
- Проверки работодателем и государственными органами.
Отличия срочного и бессрочного трудового договора
Согласно Трудовому кодексу РФ, срочный договор заключается на определённый срок (не более 3 лет) и может быть продлен. Бессрочный договор не имеет предопределённого срока. Ключевые различия:
- Срок: срочный – фиксированный, бессрочный – неограниченный;
- Права и обязанности: при истечении срока срочного договора работник может быть уволен без причины, если договор не продлен;
- Преобразование: при выполнении условий (например, завершение проекта) срочный договор может автоматически перейти в бессрочный.
Когда и как делается запись в трудовой книжке при срочном договоре
3.1 При приёме на работу
Запись делается в первой главе трудовой книжки. Формат записи:
Наименование организации (сокращённое и полное) Порядковый номер Дата начала трудовых отношений ФИО работника Дата рождения Паспортные данные Позиция/должность Уровень (категория) Оклад (если применимо) Примечание о типе договора (срочный)
Пример записи:
Наименование организации: ООО «Ромашка» Порядковый номер: 001 Дата начала: ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Паспорт: серия 45 67 № 890123, выдан Должность: инженер-строитель Категория: 2 Оклад: 45 000 руб. Примечание: срочный трудовой договор ( – )
3.2 При продлении срочного договора
Если договор продлевается, в трудовой книжке создаётся новая запись с новой датой начала и новой датой окончания. В примечании указывается, что это продление.
Примечание: продление срочного трудового договора ( – )
3.3 При окончании срочного договора
При завершении срока договора в трудовой книжке ставится запись о прекращении трудовых отношений. В примечании указываеться причина (завершение проекта, истечение срока и т.д;).
Примечание: окончание срочного трудового договора
3.4 При переводе в бессрочный договор
Если срочный договор автоматически переходит в бессрочный, в трудовой книжке создаётся новая запись с датой начала бессрочного договора. В примечании указывается, что это переход.
Примечание: переход из срочного в бессрочный трудовой договор
Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек в организации
Ответственность за правильное заполнение трудовых книжек возлагается на:
- Должностное лицо, ответственное за кадровый учёт (HR‑менеджер, кадровик);
- Служба бухгалтерии (для подтверждения оклада);
- Главный бухгалтер (для печати и подписи).
Все записи должны быть заверены печатью организации и подписью ответственного лица.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли не делать запись в трудовой книжке при срочном договоре?
Нет. По закону запись обязательна, иначе работник может потерять право на пенсионные и социальные выплаты. - Что делать, если договор продлевается, но работник не получил новую запись?
Обратитесь в кадровый отдел. Запись должна быть сделана в течение 10 дней с даты начала продления. - Можно ли продлить срочный договор бессрочно?
Да, если стороны договоряться, но это будет оформлено как переход в бессрочный договор, а не как продление срочного. - Как выглядит запись о переводе из срочного в бессрочный?
В примечании указывается «переход из срочного в бессрочный трудовой договор» и даты начала/окончания.
Заполнение трудовой книжки при приёме по срочному трудовому договору – это не просто формальность, а важный юридический акт, подтверждающий трудовые отношения. Следуя приведённому образцу и соблюдая порядок заполнения, вы защитите права как работника, так и работодателя, а также обеспечите корректный учёт трудового стажа.
Не забывайте, что все записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица. При возникновении сомнений лучше проконсультироваться с юристом или специалистом по кадровому учёту.