Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания трудовых отношений, должности, причины увольнения и пр. В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022 года, работодатель обязан не только вести точные записи, но и обеспечить их полное ознакомление сотрудника. Ниже приведена подробная инструкция, как это сделать, какие требования к оформлению и какие документы можно использовать.
Что подразумеваеться под «ознакомлением»?
Ознакомление – это процедура, при которой работник получает возможность ознакомиться с каждой записью, внесенной в его трудовую книжку. После ознакомления работник ставит свою подпись под записью в личной карточке и, при необходимости, в самой трудовой книжке. Это подтверждает, что работник ознакомлен с содержанием записи и согласен с ней.
Кому и когда необходимо проводить ознакомление?
- При каждой новой записи (например, при приеме на работу, переводе, повышении квалификации, увольнении).
- При исправлении ошибок в ранее внесенных записях.
- При закрытии трудового договора – в случае увольнения или расторжения.
- При переходе на другую организацию – работник должен быть ознакомлен с записью о предыдущем месте работы.
Если запись внесена до 1 сентября 2021 г., но работник не был ознакомлен, рекомендуется провести ознакомление в порядке, действовавшем до этой даты.
Процедура ознакомления
- Внесение записи – должностное лицо кадрового подразделения (например, HR‑менеджер) оформляет запись в трудовой книжке, указывает свою должность и ставит подпись.
- Подготовка личной карточки – в личной карточке работника повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
- Приглашение работника – сотрудник приглашается в отдел кадров для ознакомления.
- Ознакомление – работник читает запись, задает вопросы, если что‑то непонятно.
- Подпись работника – после ознакомления работник ставит подпись под записью в личной карточке. В случае записи об увольнении подпись ставится и в самой трудовой книжке.
- Сохранение документов – копии записей и подписей сохраняются в кадровом архиве.
Что должно быть в записи об ознакомлении?
В трудовой книжке обычно не предусмотрена специальная форма подтверждения ознакомления. Поэтому достаточно подписи работника под записью в личной карточке. При этом в самой трудовой книжке можно добавить короткую отметку «с записью ознакомлен» (необязательно, но практикуется в некоторых организациях).
Пример оформления записи об ознакомлении
Ниже приведен образец, который можно использовать в отделе кадров.
Трудовая книжка № 123456 Дата внесения записи: Запись: Приём на работу в должность "Менеджер по продажам". Подпись должностного лица: ___________________ (ФИО, должность) Подпись работника (с ознакомлением): ___________________ (ФИО, дата)
Где хранить документы?
- Трудовая книжка хранится в офисе работодателя в течение всего срока работы и после увольнения до 5 лет.
- Личная карточка хранится в кадровом архиве организации.
- Копии записей и подписей можно хранить в электронном виде в системе кадрового учета.
Что делать при ошибках в записи?
Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо:
- Составить заявление о исправлении.
- Внести исправление в трудовую книжку, указав дату, причину исправления и подпись должностного лица.
- Ознакомить работника с исправленной записью и получить подпись.
- Сохранить копии исправления в кадровом архиве.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли не ставить подпись работника? Нет, подпись подтверждает ознакомление и согласие с записью.
- Что делать, если работник отказывается подписывать? В случае отказа работника необходимо обжаловать запись в суде, но в большинстве случаев работник обязан подписать.
- Можно ли использовать электронную подпись? В 2026 г. электронная подпись в трудовой книжке пока не признана официальной, поэтому требуется бумажная подпись.
Ознакомление сотрудника с записями в трудовой книжке – это не только юридическое требование, но и важный элемент прозрачности и доверия в отношениях между работодателем и работником. Следуя описанной процедуре, вы обеспечите правильность оформления трудовой книжки, защитите права обеих сторон и избежите возможных конфликтов в будущем.
Для более подробной информации можно обратиться к нормативно‑правовым актам, таким как «Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 года» и «Трудовой кодекс РФ».