Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовой жизни каждого гражданина.
В 2026 году правила её копирования, прошивки и заверения претерпели ряд изменений.
Ниже вы найдете подробное руководство, которое поможет вам правильно подготовить копию, прошить её и получить официальное заверение.

Что такое прошивка и заверение трудовой книжки?

Прошивка – это процесс соединения всех страниц копии трудовой книжки нитками, чтобы они не распадались и оставались целостными.
Заверение – это официальное подтверждение, что копия соответствует оригиналу. Заверение может быть:

• Нотариальное (с печатью и подписью нотариуса)
• Проверка работодателя (с печатью организации и подписью уполномоченного лица)
• Проверка государственных органов (с печатью и подписью уполномоченного сотрудника)

Кому нужна заверенная копия?

Образцы документов, где требуется заверенная копия трудовой книжки:

• Приём на работу в другую организацию
• Переход в государственную службу
• Получение кредита или ипотеки
• Подача в суд (в качестве доказательства трудовой истории)
• Подача в миграционную службу (для получения вида на жительство)

Как правильно скопировать трудовую книжку?

1. Подготовка оригинала – убедитесь, что все страницы находятся в хорошем состоянии, без повреждений.
2. Сканирование – используйте сканер с разрешением не менее 300 dpi. Сохраните файл в формате PDF/A для долгосрочного хранения.
3. Печать копии – распечатайте PDF на бумаге формата А4. Если у вас есть возможность, используйте плотную бумагу (≥ 90 г/м²).
4. Проверка – сверьте каждую страницу с оригиналом, убедитесь, что все данные совпадают.
5. Скрепление – соедините страницы нитками (лучше использовать синюю или черную нить). Если вы не уверены в своих навыках, обратитесь в нотариальную контору – они сделают это за вас.

Как прошить копию?

Прошивка – это не просто скрепление нитками. Она должна быть выполнена так, чтобы:

• Нить проходила через все страницы, не оставляя пустых мест.
• Нить была закреплена внизу и сверху, чтобы предотвратить смещение.
• Нить была проложена в виде «шипов» (шиповидная прошивка) – это обеспечивает более прочную связь.

Если вы делаете прошивку самостоятельно, следуйте этим шагам:

1. Разместите все страницы в правильном порядке.
2. Найдите центр каждой страницы и сделайте небольшие отверстия с помощью иглы.
3. Протяните нить через все отверстия, начиная с первой страницы и заканчивая последней.
4. Закрепите нить внизу и сверху, используя небольшие шипы.
5. Проверьте, чтобы нить не соскользнула и не разорвала бумагу.

Если вы не уверены в своих навыках, лучше обратиться в нотариальную контору – они выполняют прошивку профессионально и быстро.

Как заверить копию трудовой книжки?

4.1 Нотариальное заверение

1. Обратитесь в нотариальную контору с оригиналом трудовой книжки и копией.
2. Предъявите паспорт и, при необходимости, справку о доходах.
3. Нотариус сверяет оригинал и копию, подтверждает их идентичность.
4. Нотариус ставит печать и подпись, а также добавляет дату заверения.
5. Получите заверенную копию – она будет иметь юридическую силу в любой организации.

4.2 Заверение работодателя

1. Подайте копию трудовой книжки в отдел кадров.
2. Отдел кадров сверяет данные и ставит печать компании.
3. Подпись уполномоченного лица (обычно руководитель отдела кадров);
4. Получите копию с печатью – она будет действительна в рамках компании.

4.3 Заверение государственных органов

1. Подайте копию в соответствующий государственный орган (например, в Пенсионный фонд).
2. Сотрудник проверит данные и добавит печать и подпись.
3. Получите заверенную копию – она будет действительна для государственных нужд.

Какой срок действительна копия?

Срок действия копии зависит от того, для чего она используется:

• Для трудоустройства – действительна до 3 лет с даты заверения.
• Для государственных органов – срок может быть до 5 лет.
• Для банковских операций – срок может быть до 2 лет.

Если срок истек, вам необходимо пройти процедуру повторного заверения.

Частые ошибки при прошивке и заверении

• Неправильный порядок страниц – это может привести к недопониманию трудовой истории.
• Использование слабой нити – копия может распасться в любой момент.
• Отсутствие печати или подписи – документ не будет признан официальным;
• Неправильный формат сканирования – потеря качества может вызвать сомнения в достоверности.
• Необновленная копия – срок действия истек, но вы используете её как актуальную.

Пример оформления заверенной копии

Ниже приведён шаблон, который можно использовать в качестве ориентира:

Заверенная копия трудовой книжки

Проверено и подтверждено:
- Оригинал: Трудовая книжка №123456, выдана 
- Копия: Скан , прошита нитками
Печать организации: ______________________
Подпись уполномоченного лица: ______________________

Как избежать проблем?

1. Проверяйте оригинал перед копированием – убедитесь, что все страницы читаемы.
2. Используйте качественный сканер и бумагу.
3. Обратитесь к профессионалам – нотариусам или специалистам по прошивке.
4. Сохраняйте копию в безопасном месте – в бумажном архиве или в электронном формате.
5. Следите за сроком действия – обновляйте копию при необходимости.

Прошивка и заверение трудовой книжки – важный этап, который гарантирует юридическую защиту ваших трудовых прав. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и быстро получить официальную копию, пригодную для любых целей. Если у вас возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться в нотариальную контору или в отдел кадров вашей организации.

Удачи в работе с трудовой книжкой!