Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий стаж и профессиональную деятельность работника. От правильности внесения записей‚ особенно дат‚ зависит будущее пенсионное обеспечение сотрудника и юридическая чистота кадрового делопроизводства. В данной статье мы подробно разберем‚ в каких именно местах трудовой книжки указываются даты‚ как их правильно оформлять и какие нюансы существуют при заполнении различных разделов.
Общие правила написания дат
Прежде чем перейти к конкретным графам‚ важно запомнить единый стандарт оформления дат во всех разделах трудовой книжки. Согласно действующим правилам ведения трудовых книжек:
- Даты записываются только арабскими цифрами.
- Число и месяц всегда обозначаются двумя цифрами (например‚ 05‚ 12).
- Год указывается четырьмя цифрами (например‚ 2026‚ а не 26).
- Разделителем обычно служит точка или тире‚ но наиболее распространенный и рекомендуемый формат, точки (например‚ ).
Нарушение этого формата может привести к признанию записи недействительной‚ что потребует сложной процедуры исправления.
ьный лист: дата начала пути
Первое место‚ где появляется дата в трудовой книжке‚ — это ьный лист. Здесь дата имеет критическое значение‚ так как знаменует начало ведения документа.
Дата заполнения ьного листа
В нижней части ьного листа‚ слева от подписи владельца‚ располагается графа «Дата заполнения». В нее вносится число‚ месяц и год‚ когда кадровик или уполномоченное лицо впервые открыло трудовую книжку и внесло в нее первичные данные (ФИО‚ дату рождения‚ образование).
Важно: Эта дата должна совпадать с датой издания приказа о приеме на работу или быть максимально приближена к ней‚ но не может быть позже фактического начала работы‚ если книжка велась бумажная и выдавалась в день приема.
Дата рождения работника
В правой верхней части ьного листа указывается дата рождения сотрудника. Она переписывается дословно из паспорта или свидетельства о рождении. Ошибка в этой дате может создать проблемы при подтверждении стажа в будущем.
Раздел «Сведения о работе»: где и какие даты указывать
Основная часть трудовой книжки заполняется в разделе «Сведения о работе». Здесь даты встречаются в нескольких графах‚ и каждая из них имеет свое назначение.
Графа 1: Порядковый номер
Хотя это не дата‚ важно помнить‚ что нумерация записей ведется сквозная в пределах каждого раздела. Ошибки в нумерации часто идут рука об руку с ошибками в датах.
Графа 2: Дата события (Прием‚ Перевод‚ Увольнение)
Это одна из самых важных граф. Именно здесь указывается дата самого кадрового события:
- При приеме на работу: Указывается дата‚ с которой работник должен приступить к исполнению обязанностей.
Нюанс: Если трудовой договор подписан 6 марта‚ а работник приступает к работе 13 марта‚ в графу 2 вносится дата (дата начала работы)‚ а не дата подписания договора. - При переводе: Указывается дата‚ с которой сотрудник переходит на новую должность или в другое подразделение.
- При увольнении: Указывается последний день работы (дата прекращения трудового договора).
- При работе по совместительству: В графу 2 вносится дата приема на работу по совместительству (или дата увольнения с такой работы).
Графа 3: Наименование должности и основания
В этой графе текстом прописывается должность‚ специальность‚ профессия или квалификация. Даты здесь не ставятся‚ но текст записи привязан к дате из графы 2.
Графа 4: Дата и номер документа-основания
В этой графе указываются реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя‚ на основании которого внесена запись. Здесь обязательно указывается:
- Вид документа (приказ‚ распоряжение).
- Его номер.
- Дата издания документа.
- В графе 2 указывается дата награждения (дата документа о награждении).
- В графе 3 — кем награжден и за что.
- В графе 4, дата и номер документа-основания.
Пример: приказ от № 45-к. Дата приказа может отличаться от даты в графе 2 (дата события)‚ но не должна быть позже даты фактического начала работы при приеме.
Раздел «Сведения о награждении»
Если в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях (государственные награды‚ почетные грамоты и т.д.)‚ принцип заполнения аналогичен разделу о работе:
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника и выдаче ему трудовой книжки на руки‚ в разделе «Сведения о работе» делается завершающая запись об увольнении.
В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
В графе 4, реквизиты приказа об увольнении.
Отдельно‚ в графе «Сведения о приеме на работу» (или в специальной графе для подписей‚ если такая предусмотрена формой выдачи)‚ работник ставит подпись и дату получения книжки. Дата получения должна совпадать с днем увольнения (последним днем работы).
Частые вопросы и ошибки
Что делать‚ если дата в приказе и в трудовой не совпадает?
В графе 2 трудовой книжки всегда указывается дата фактического события (начала работы‚ перевода‚ увольнения)‚ даже если приказ был издан раньше или позже. Однако приказ должен быть издан разумно заранее (до начала работы) или в день события. Если приказ запоздалый‚ в графу 2 все равно ставиться дата‚ когда работник реально приступил к работе (или должен был приступить по договору).
Можно ли использовать электронную трудовую?
Да‚ с 2020 года в РФ активно внедряются электронные трудовые книжки. Принципы датировки остаются теми же: в электронном реестре фиксируется дата события и дата формирования отчета (СЗВ-ТД/ЕФС-1). Однако бумажные книжки‚ выданные до 2021 года‚ продолжают вестись в бумажном виде до момента их утраты или замены по желанию работника (для новых сотрудников бумажные книжки не заводятся‚ если они впервые выходят на рынок труда).
Правильное указание даты в трудовой книжке, это залог юридической грамотности документа. Помните главное правило: Графа 2, это дата самого события (приема‚ перевода‚ увольнения)‚ а Графа 4 — это дата документа‚ который это событие узаконил. ьный лист содержит дату рождения владельца и дату первичного заполнения бланка. Соблюдение формата «двухзначное число.двухзначный месяц.четырехзначный год» обязательно во всех случаях.
Внимательность к деталям при заполнении дат поможет избежать проблем с Пенсионным фондом и трудовыми спорами в будущем.