Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки‚ бумажный вариант по-прежнему остается важным документом строгой отчетности․ И если внутренним страницам уделяется повышенное внимание‚ то обложка часто остается без должного рассмотрения․ Как правильно вести записи на обложке‚ можно ли ее оформлять и зачем нужны прозрачные чехлы? Разберемся во всех нюансах․
Что нужно знать об обложке трудовой книжки
Существует одно главное и строгое правило‚ которое должен запомнить каждый работодатель и кадровик: на самой обложке трудовой книжки писать нельзя․ Она должна оставаться чистой․ Любые отметки‚ штампы или_randomные записи на лицевой стороне обложки недопустимы и могут стать причиной признания документа испорченным․
Однако это не означает‚ что обложка вообще не используется в кадровом делопроизводстве․ Вся важная информация‚ имеющая отношение к изменениям личных данных работника‚ размещается на внутренней стороне обложки․
Оформление внутренней стороны обложки
Внутренняя сторона обложки предназначена для фиксации изменений персональных данных сотрудника․ Чаще всего речь идет о смене фамилии‚ имени‚ отчества или данных об образовании․
Порядок действий при изменении данных:
- Зачеркивание старой информации․ Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или иные данные) на ьном листе․
- Внесение новых данных․ Рядом вписывается новая фамилия․
- Ссылка на документы․ На внутренней стороне обложки делается пояснительная запись․ Необходимо обязательно указать реквизиты документов‚ на основании которых вносятся изменения (название документа‚ номер и дата)․
- Заверение записи․ Ссылка на внутренней стороне обложки заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица‚ а также печатью организации (при наличии)․
Пример записи на внутренней стороне обложки:
«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о браке серии I-АБ № 123456‚ выданного ЗАГСом г․ Москвы ‚ и паспорта серии 4511 № 987654‚ выданного ОВД г․ Москвы ․»
Смена фамилии после увольнения: частный случай
На практике встречаются ситуации‚ когда в период после увольнения с последнего места работы и до устройства на новое место работница выходит замуж и меняет фамилию․ Кто должен вносить изменения в трудовую книжку?
Согласно законодательству‚ вносить изменения вправе работодатель по последнему месту работы․ Даже если сотрудница уволилась‚ прежний работодатель обязан внести изменения на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки при предоставлении соответствующих документов (свидетельства о браке и нового паспорта)․
Защита документа: обложки для трудовых книжек
Поскольку трудовая книжка служит долгие годы и переходила из рук в руки‚ ее сохранность имеет огромное значение․ Для защиты документа от износа‚ загрязнений и механических повреждений используются специальные обложки․
Виды обложек:
- Прозрачные обложки из ПВХ․ Это самый популярный и практичный вариант․ Они надежно защищают документ‚ не скрывая при этом информацию на обложке․ В ассортименте магазинов можно найти прозрачные обложки для документов нового образца (размер 132×183 мм и другие)․
- Цветные обложки․ Например‚ обложки из ПВХ оранжевого или другого яркого цвета помогают быстро найти документ в архиве․
- Самодельные обложки․ Некоторые предпочитают делать обложки своими руками․ В интернете можно найти бесплатные шаблоны для вырезания из бумаги с линиями сгиба и отметками․ Однако для строгих кадровых документов такой вариант вряд ли подойдет, лучше использовать фабричные решения․
Купить обложку для трудовой книжки не составит труда: они представлены в широком ассортименте на маркетплейсах (в Казахстане‚ Украине и других странах) по ценам от 50 до нескольких тысяч рублей в зависимости от материала и количества в упаковке (часто продаються наборами по 25 штук для нужд кадровых служб)․
Электронные трудовые книжки и будущее обложек
С появлением электронных трудовых книжек (ЭТК) порядок учета стажа изменился — работа кадровиков несколько облегчилась‚ так как количество возможных ошибок в бумажных документах․ В обществе не утихают споры о том‚ что бумажные трудовые книжки изжили себя и их нужно отменять (с такой инициативой выступал‚ в частности‚ глава ФНПР М․ Шмаков)․
Однако эксперты сходятся во мнении‚ что полностью отказываться от бумажного варианта можно только после того‚ как появится другой надежный документ или система‚ которая будет гарантированно удостоверять трудовой стаж и будет доступна всем без исключения․ А пока бумажная трудовая книжка остается в строю‚ важно соблюдать правила ее оформления‚ беречь ее обложку и не забывать: никаких записей на лицевой стороне!