Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), многие сотрудники сохранили бумажный вариант или выбрали его при первичном трудоустройстве. Поэтому работодателю крайне важно знать, как правильно внести запись о приеме, чтобы избежать штрафов от ГИТ и проблем для сотрудника в будущем при оформлении пенсии.

В 2025-2026 годах заполнение бумажной трудовой книжки регулируется Правилами, утвержденными Приказом Минтруда России от № 320н. В этой статье мы подробно разберем, как заполнить каждую графу, и приведем примеры для разных ситуаций.

Общие правила внесения записи о приеме

Прежде чем вносить запись, уточните у нового сотрудника, какой способ ведения трудовой книжки он выбрал: бумажный или электронный. Запись делается только в бумажную книжку тем, кто не перешел полностью на ЭТК.

• Срок: Запись о приеме на работу вносится не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы сотрудника (если эта работа для него основная и продолжается более 5 дней).
• Основание: Запись вносится строго на основании приказа (распоряжения) работодателя.
• Язык: Все записи ведутся на русском языке.
• Сокращения: Не допускаются. Слова «приказ», «переведен», «принят» пишутся полностью.
• Печать: Заверять запись о приеме на работу печатью работодателя не нужно. Печать ставится только при увольнении.

Пошаговое заполнение раздела «Сведения о работе»

Откройте разворот трудовой книжки «Сведения о работе». Запись о приеме вносится в новую строку (следующую за последней записью об увольнении с прошлого места работы). В этой строке нужно заполнить 4 графы.

Графа 1: № записи

Проставляется порядковый номер записи. Если предыдущая запись об увольнении была под номером 15, новая запись о приеме получит номер 16.

Графа 2: Дата

Указывается дата приема на работу арабскими цифрами. Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Дата должна совпадать с датой начала работы по трудовому договору и приказу.

Графа 3: Сведения о приеме

Это самая объемная графа. В ней указывается:

1. В виде заголовка (без номера записи и даты) — полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Например: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). Под этим заголовком ставится прочерк, чтобы никто не смог внести сюда незаконную запись.
2. В следующей строке: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]». Если подразделения нет, пишется просто: «Принят(а) на должность менеджера».
3. Если сотрудник принимается с указанием особой квалификации, разряда или характера работы (например, по срочному договору), это обязательно отражается в графе 3.

Графа 4: Основание (документ)

Указываются реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу:

• Наименование документа: Приказ или Распоряжение
• Дата приказа
• Номер приказа

Пример: Приказ от № 12-к

Пример заполнения трудовой книжки при приеме (стандартная ситуация)

Представим, что Иванов И.И. принят на работу в ООО «Ромашка» на должность инженера в производственный отдел 21 мая 2026 года.

Визуальный образец заполнения:

• Графа 1: 11
• Графа 2:
• Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»).
  Принят в производственный отдел на должность инженера.
• Графа 4: Приказ от № 45-к

Особенности заполнения в нестандартных ситуациях

Прием по срочному трудовому договору

Если сотрудник принимается на время отсутствия основного работника или на определенный срок, в графе 3 обязательно нужно указать характер работы.

Пример записи в графе 3: Принят на должность кассира по срочному трудовому договору. или Принят на должность диспетчера на время декретного отпуска основной работницы.

Прием в порядке перевода

Если сотрудник переходит из другой организации по приглашению нового работодателя, это также отражается в записи.

Пример записи в графе 3: Принят в отдел продаж на должность руководителя в порядке перевода из ООО «Гамма».

Прием по совместительству

Трудовые книжки ведутся только по основному месту работы. Однако запись о работе по совместительству может быть внесена по желанию сотрудника основным работодателем. Для этого сотрудник должен предоставить заверенную копию приказа или справку с места работы по совместительству.

• В графе 3 достаточно указать слово «совместительстве», уточнять «внешнее» или «внутреннее» не обязательно.
• Пример записи в графе 3: Принят на должность консультанта по совместительству;

Прием на работу впервые

Если человек трудоустраивается впервые, заполняется титульный лист трудовой книжки (ФИО, дата рождения, образование, профессия) с указанием даты заполнения и подписью самого работника. После этого вносится первая запись о приеме на работу. Бланк трудовой книжки и вкладыша актуален в 2025-2026 годах, скачать его можно на официальных ресурсах.

Ответственность за ошибки

Поскольку трудовая книжка подтверждает пенсионный стаж, к ее оформлению предъявляются строгие правила. За неправильное заполнение, задержку внесения записей или невнесение записи о приеме работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Если вы допустили ошибку в графе 3 или 4, зачеркивать ее нельзя! Нужно сделать запись о признании записи недействительной, а затем внести правильный вариант.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это прямая обязанность работодателя. Главное — соблюдать требования Приказа № 320н, не использовать сокращения, внимательно переносить данные из приказа и не забывать уточнять особые условия трудоустройства (срочность, совместительство, перевод). Актуальные образцы заполнения трудовой книжки в 2025-2026 годах помогут вам избежать ошибок и гарантировать сотрудникам беспроблемный учет стажа.