Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю карьеры работника. Правильное ведение этого документа, особенно в части отражения поощрений, имеет большое значение для будущего сотрудника. В этой статье разберем, какие награды нужно вносить, как это делать и на что обратить особое внимание.
Юридическая основа: что говорит закон?
Основным нормативным актом является Трудовой кодекс РФ. Однако он не содержит исчерпывающего перечня поощрений, подлежащих обязательной записи. Ключевое разъяснение содержится в письме Минтруда России от № 14-1/ООГ-4128 (упоминается в предоставленных данных). В этом документе указано, что в раздел «Сведения о награждении» (или «Награды, поощрения») трудовой книжки обязательно вносятся:
- Государственные награды (ордена, медали, звания).
- Ведомственные награды от федеральных органов власти.
- Почетные грамоты и другие поощрения, если их вручение зафиксировано в локальных нормативных актах организации (например, в Положении о поощрениях).
Важный нюанс: Если награждение (например, почетной грамотой) не предусмотрено внутренними документами компании, работодатель не обязан вносить такую запись. Однако на практике многие организации делают это добровольно для мотивации сотрудников.
Какие поощрения вносятся, а какие — нет?
Для ясности разделим поощрения на категории:
Обязательно к внесению (если есть документ-основание):
- Государственные и ведомственные награды.
- Почетные грамоты, благодарности, премии, если они предусмотрены Положением о поощрениях, коллективным договором или иным локальным актом.
- Награды от профсоюзных организаций, если их порядок установлен;
Не вносятся (как правило):
- Ежемесячные/ежеквартальные премии, которые являются частью системы оплаты труда (если они не названы «поощрением» в локальном акте).
- Служебные благодарности, вынесенные устно или в виде служебной записки без оформления как официального поощрения.
- Поощрения, не оформленные соответствующим приказом (распоряжением) работодателя.
Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция
Запись о поощрении делается на основании приказа (распоряжения) работодателя. Без этого документа запись считается нелегитимной.
- Подготовьте документ-основание. Должен быть издан соответствующий приказ с указанием:
- Даты и номера приказа.
- ФИО сотрудника.
- Наименования поощрения (например, «Почетная грамота за безупречную работу»).
- Основания для награждения (например, «за достижение высоких показателей в работе за 2025 год»).
- Даты вручения (или даты приказа).
- Определите раздел для записи. В бумажной трудовой книжке это специальный раздел «Сведения о награждении» (обычно после раздела «Об увольнении»). В электронной трудовой книжке (ЭТК), которая ведется с 2021 года для вновь принимаемых на работу, эта информация заносится в соответствующий электронный раздел.
- Сформулируйте текст записи. Текст должен быть кратким, четким и полностью соответствовать приказу. Пример корректной записи:
«Награжден Почетной грамотой Министерства труда и социальной защиты РФ (приказ от № 45-к) за многолетнюю безупречную работу и вклад в развитие социальной сферы».
Или для внутренней грамоты:
«Награжден Почетной грамотой Генерального директора ООО “Ромашка” (приказ от № 120) за активное участие в реализации проекта “Зеленый офис”».
- Внесите запись и заверите ее.
- Бумажная книжка: Запись делается разборчиво, без исправлений и помарок. В конце ставится подпись ответственного лица (обычно начальник отдела кадров) и расшифровывается (ФИО). Ставится печать организации.
- Электронная книжка: Запись вносится уполномоченным специалистом через сервис СЗВ-ТД. Данные автоматически передаются в Пенсионный фонд. Работник может видеть запись в своем личном кабинете на портале Госуслуг.
Особенности ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 1 января 2021 года все новые работники получают только ЭТК. Для них:
- Все записи, включая поощрения, вносятся исключительно в электронном виде.
- При увольнении работник имеет право получить выписку из ЭТК на бумажном носителе (с тем же юридическим значением, что и бумажная книжка). На этой выписке также будут отражены все награждения.
- Если у работника уже была бумажная книжка, а он переходит на ЭТК, все имеющиеся записи, включая старые поощрения, должны быть перенесены в электронный формат.
Частые ошибки и как их избежать
- Внесение записи без приказа. Запись должна быть подкреплена документом. Если приказа нет — запись недействительна.
- Неточное или неполное название награды. Нельзя писать «грамота» без уточнения (почетная, благодарственная). Нужно указывать организацию-вручителя.
- Отсутствие даты или номера приказа. Это главное доказательство факта награждения. Без этих данных запись теряет смысл.
- Исправления в уже внесенной записи. Если допущена ошибка (например, в дате или названии), нельзя зачеркивать и исправлять старую запись. Нужно ошибочную запись обвести рамкой, написать «Исправление недействительно» и сделать новую, корректную запись ниже, с новой даты и подписями. Это требование для бумажных книжек. В ЭТК исправление производится путем внесения корректирующей записи с указанием причины.
- Путаница с разделами. Поощрения не вносятся в раздел «Сведения о работе» (сведения о переводах, повышениях). У них выделен отдельный раздел «Сведения о награждении».
Что делать, если поощрение не было внесено?
Если работник обнаружил, что его награждение не отражено в трудовой книжке (бумажной или электронной), он имеет право:
- Обратиться с письменным заявлением к работодателю (в отдел кадров) с просьбой внести пропущенную запись.
- Приложить к заявлению копию приказа о награждении (или другой документ, подтверждающий факт).
- Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней рассмотреть заявление и внести запись.
Если работодатель отказывается, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принуждения к исполнению обязанности.
Внесение записей о поощрениях в трудовую книжку, это не формальность, а важное юридическое действие, подтверждающее достижения работника. Ключевые правила:
- Основание: Только на основании официального приказа (распоряжения).
- Перечень: Вносить нужно государственные, ведомственные и внутренние награды, если они регламентированы локальными документами.
- Форма: Четкий текст с указанием названия награды, номера и даты приказа, подпись и печать (для бумажной).
- Электронный формат: С 2021 года для новых сотрудников ведение ведется только в ЭТК через СЗВ-ТД.
- Исправления: Делаются строго по установленным правилам, без зачеркиваний.
Соблюдение этих правил защищает как интересы работника, так и работодателя, обеспечивая юридическую чистоту трудового стажа.