Трудовая книжка (в т․ч․ электронная) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника․ От правильности её ведения зависят пенсионные права, предоставление льгот и других социальных гарантий․ С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), что вносит важные коррективы в порядок внесения записей․

Что такое запись о трудовом стаже и зачем она нужна?

Запись о стаже — это официальная отметка в трудовой книжке (бумажной или электронной), которая подтверждает период работы у данного работодателя․ Именно по этим записям Пенсионный фонд России (ПФР) и другие органы рассчитывают:

• Общий трудовой стаж (суммарно все периоды работы)․
• Непрерывный стаж (без перерывов более 1 месяца, кроме уважительных причин)․
• Специальный стаж (для отдельных профессий: врачи, учителя, шахтёры и т․д․)․

От стажа зависят: размер пенсии, право на досрочный выход на пенсию, предоставление отпусков, гарантии увольнения и многое другое․

На основании каких документов вносится запись?

Основным основанием является приказ (распоряжение) работодателя о приёме на работу, переводе, увольнении и т․д․ (ст․ 66 ТК РФ)․ Также необходимы:

1. Заявление работника (если запись вносится по инициативе работника, например, для подтверждения стажа)․
2. Трудовой договор․
3. Для электронной книжки — сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, если работник ранее был на электронном учёте․

Порядок внесения записи: пошаговая инструкция

Для бумажной трудовой книжки (актуально для книжек, выданных до 2004 г․)

Заполнение производится в разделе «Сведения о работе»․

Ключевые правила:

• Записи вносятся без исправлений, помарок и сокращений․
• Дата указывается в формате число․месяц․год․
• Если в книжке закончились строки, не оформляется новая книжка, а делается вкладыш по форме, установленной Минтрудом․
• При увольнении в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины (п․ 2, 3, 5-8 ст․ 77, 78, 81 ТК РФ) и даты․

Для электронной трудовой книжки (ЭТК) — основной режим с 2026 года

В ЭТК записи вносятся в безбумажном виде через Среду электронного документооборота (СЭД) или личный кабинет на портале Госуслуг․

Важно: Если у работника есть бумажная книжка, а он переходит на ЭТК, в бумажную книжку вносится закрывающая запись о переходе․ После этого новые записи в бумажную книжку не вносятся․

Особые случаи внесения записей о стаже

Запись о периоде работы до года

Если в бумажной книжке, выданной до 2004 года, нет записей за ранние периоды, их можно внести на основании:

• Справок из архивов, выписок из приказов, трудовых договоров․
• Решения комиссии по подтверждению стажа (если документы утеряны)․

Вносится суммарная запись с указанием общего количества лет, месяцев, дней работы без детализации по каждому работодателю (если подтверждён общий стаж)․

Внесение записи о награждении (поощрении)

Запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя о награждении․ Формулировка должна быть точной: «Объявлена благодарность», «Награждена почетной грамотой» и т․д․ Указывается номер и дата документа․

Исправления и исправление ошибок

Исправления в трудовой книжке запрещены (ст․ 67 ТК РФ)․ Если допущена ошибка:

• В бумажной книжке: делается зачеркнутая (одной чертой) неправильная запись, рядом пишется правильная с указанием даты исправления и подписью ответственного лица (обычно кадровика) и работника․ Старая запись должна оставаться читаемой․
• В электронной книжке: вносится новая корректирующая запись с указанием основания (например, «Исправление ошибки в записи №․․․ от ․․․»)․ Предыдущая запись не удаляется, а остаётся в истории․

Ответственность работодателя

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек (внесение заведомо ложных сведений, неуплата штрафа за несвоевременное внесение записей) влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 5 000 до 50 000 руб․
• Для юридических лиц, от 90 000 до 100 000 руб․

Правильное внесение записей о трудовом стаже — это юридическая обязанность работодателя и важнейшее право работника․ В 2026 году ключевое значение имеет формат трудовой книжки (бумажная или электронная)․ Работодатель должен:

1. Уточнить у сотрудника, в каком формате он ведёт свою трудовую книжку․
2. На основании приказа и заявления своевременно и без ошибок внести запись в установленном порядке․
3. При наличии бумажной книжки старого образца — соблюдать правила её ведения до исчерпания всех строк․

При сомнениях в правильности записи или её отсутствии работник вправе потребовать внесения корректных сведений, а в случае спора — обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав․

Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства РФ (ТК РФ, Постановление Правительства № 891н) и практики на 2026 год․ Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву․