Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. В ней фиксируются все изменения в работе: приём на работу, перевод, увольнение, переименование организации, награды и т.д. Внесение записей в трудовую книжку регулируется Трудовым кодексом РФ, Приказами Минтруда и нормативными актами, действующими с 1 сентября 2021 г. (обязательное ведение электронных трудовых книжек).
Кто отвечает за внесение записей?
- Работодатель – обязан вести трудовую книжку и вносить все изменения.
- Если ошибка допущена работодателем, только он может внести исправление.
- При смене работодателя новый работодатель может внести исправительную запись, но только на основании официального документа от прежнего работодателя (ЕИСОТ, СЗВ-ТД).
Когда и как вносить запись о приёме на работу
- Запись о приёме в трудовую книжку должна быть внесена не раньше шестого рабочего дня нового сотрудника.
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:
- Наименование организации (сокращённое и полное, если требуется).
- Должность.
- Трудовой договор (номер, дата).
- В графе 2 указывается дата приёма.
- В графе 1 – порядковый номер записи.
- Запись подписывается работодателем и датируется.
Пример записи о приёме:
№ Дата Наименование организации Должность Трудовой договор 1 ООО «Ромашка» Менеджер №
Запись о переименовании организации
Если компания меняет название, это изменение фиксируется в трудовой книжке.
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» добавляется отдельная строка:
Организация (указывается старое название и дата переименования) переименована (указывается новое название), документ, на основании которого организации присвоено новое название, его дата и номер.
В графе 4 указывается документ, подтверждающий переименование (например, решение собрания акционеров, постановление о регистрации).
Запись о награждении
- В разделе «Сведения о награждении» (графа 4) указывается:
- Наименование награды.
- Дата вручения.
- Документ, подтверждающий награду (письмо, сертификат).
- Если награда впервые, в графе 3 указывается полное и сокращённое название организации.
- Награды, включённые в зарплату, в трудовую книжку не вносятся.
Запись о переводе и смене должности
- Перевод на другую должность или место работы фиксируется в разделе «Сведения о работе».
- Дата перевода – дата начала работы на новом месте.
- В графе 3 указывается новое место работы, должность, номер трудового договора.
Запись о смене фамилии
- При смене фамилии сотрудника запись в трудовой книжке вносится в разделе «Сведения о работе».
- Дата смены – дата, когда фамилия официально зарегистрирована.
- В графе 3 указываеться новая фамилия, а в графе 4 – документ, подтверждающий смену (свидетельство о браке, решение суда).
Запись о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
- С 1 сентября 2021 г. все новые трудовые книжки ведутся в электронном виде.
- При переходе на ЭТК в разделе «Сведения о работе» указывается дата перехода и номер электронного договора.
- Новый работодатель должен оформить запись в системе СЗВ‑ЭТК.
Как исправить ошибку в трудовой книжке
- Если ошибка допущена прежним работодателем, он обязан внести исправление;
- Если ошибка обнаружена новым работодателем, он может внести исправительную запись, но только на основании официального документа от прежнего работодателя.
- Исправление оформляется в виде новой записи в том же разделе, где была допущена ошибка, с указанием «исправление» и датой внесения.
Образцы записей (2026 г.)
| № | Дата | Наименование организации | Должность | Трудовой договор | Документ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «Ромашка» | Менеджер | № | — | |
| 2 | ООО «Ромашка» | Старший менеджер | № | Письмо о переводе | |
| 3 | ООО «Ромашка» | — | — | Переименование: решение собрания акционеров от № | |
| 4 | — | — | — | Награждение: грамота № от |
Частые ошибки и как их избежать
- Внесение записи о приёме раньше шестого рабочего дня – нарушение закона;
- Неправильное указание даты переименования – приводит к конфликту с официальными реестрами.
- Отсутствие подписей и дат – делает запись недействительной.
- Запись о премии, включённой в зарплату – излишняя и может вызвать путаницу.
- Неучтённые изменения в фамилии – нарушение прав сотрудника.
Внесение записи в трудовую книжку – это юридически значимый акт, который подтверждает права и обязанности сторон. Следуйте официальным требованиям, используйте шаблоны из «Системы Кадры» и «КонсультантПлюс», а также обязательно проверяйте даты и документы. При возникновении сомнений – обратитесь к юристу или в службу кадров.
Дата публикации: 22 мая 2026 г.