Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий профессиональный путь работника․ Среди важнейших записей, которые в неё вносятся, — сведения о прохождении службы: военной, государственной, муниципальной и иных видов государственной службы․ Правильное оформление таких записей не только соответствует законодательству, но и влияет на расчёт стажа, пенсионных прав и карьерных возможностей сотрудника․
Законодательная основа
Внесение записей о службе в трудовую книжку регулируется:
- Приказом Минтруда России от № 69 (в редакции от 2024 года) — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
- Федеральным законом № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
- Федеральным законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Федеральным законом № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»․
Согласно п․ 14 Приказа Минтруда № 69, записи о военной службе, государственной и муниципальной службе вносятся по месту прохождения службы, то есть в военкомате, органе государственной службы или другом уполномоченном учреждении, а не на основном месте работы․
Какие виды службы вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся следующие виды службы:
- Военная служба по призыву — обязательная служба в рядах Вооружённых Сил РФ;
- Военная служба по контракту, добровольная служба на профессиональной основе;
- Государственная гражданская служба — служба в федеральных органах власти;
- Муниципальная служба — служба в органах местного самоуправления;
- Служба в органах внутренних дел, ФСБ, МЧС, ФСИН и других силовых структурах, по аналогии с государственной службой;
- Альтернативная гражданская служба — вместо военной, по решению суда или по убеждениям․
Правила оформления записи о службе
Запись о службе в трудовой книжке должна содержать строго определённые элементы:
- Графа 1 — порядковый номер записи (по хронологии);
- Графа 2 — дата внесения записи в трудовую книжку (не дата начала или окончания службы!);
- Графа 3 — полное наименование службы с указанием периода;
- Графа 4, основание для внесения записи (номер и серия документа: военный билет, справка из военкомата, приказ о назначении на службу и т․д․)․
Важно!
Датой в графе 2 является не дата призыва или увольнения со службы, а дата, когда запись была внесена в трудовую книжку (например, при трудоустройстве после службы)․ Это ключевое правило, которое часто нарушается․
Образцы записей о службе в трудовой книжке
Образец 1: Военная служба по призыву
Графа 1: 5
Графа 2:
Графа 3: С по находился в рядах Вооружённых Сил Российской Федерации в соответствии с призывом на военную службу;
Графа 4: Военный билет, серия 45 № 1234567
Образец 2: Военная служба по контракту
Графа 1: 7
Графа 2:
Графа 3: С по проходил военную службу по контракту в звании старшего сержанта в войсковой части 12345 (г․ Смоленск)․
Графа 4: Справка из военкомата № 88/2025 от , приказ о заключении контракта № 112 от
Образец 3: Государственная гражданская служба
Графа 1: 3
Графа 2:
Графа 3: С по проходил государственную гражданскую службу в должности инспектора 14-го разряда в Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации․
Графа 4: Справка о прохождении государственной гражданской службы № 03-14/2022 от
Образец 4: Альтернативная гражданская служба
Графа 1: 4
Графа 2:
Графа 3: С по проходил альтернативную гражданскую службу в качестве помощника социального работника в ГБУ «Центр социальной помощи населению» г․ Казани․
Графа 4: Справка о прохождении альтернативной гражданской службы № 187/2021 от
Что делать, если служба проходила до трудоустройства?
Если гражданин прошёл службу до того, как устроился на работу, то при первом трудоустройстве работодатель обязан внести запись о службе на основании представленных документов (военный билет, справка из военкомата и т․п․)․
Важно: Работодатель не вправе отказать в внесении записи о службе, если документы предоставлены в полном объёме․ Отказ — нарушение трудового законодательства (ст․ 66 ТК РФ)․
Ошибки при заполнении
Наиболее частые ошибки, которые могут привести к признанию записи недействительной:
- Указание даты призыва или увольнения со службы в графе 2 вместо даты внесения записи;
- Неполное наименование службы (например, «служил в армии» — недопустимо);
- Отсутствие ссылки на документ-основание;
- Использование сокращений без расшифровки (например, «ВС РФ» — нужно писать «Вооружённые Силы Российской Федерации»);
- Внесение записи о службе в трудовую книжку по месту работы, если служба проходила в другом регионе — запись должна быть внесена по месту службы, а не по месту работы․
Особенности для электронной трудовой книжки
С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Если сотрудник выбрал ЭТК, то записи о службе вносятся в электронный формат через работодателя или уполномоченный орган (военкомат, орган госслужбы)․
В бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК вносится запись:
Графа 1: 10
Графа 2:
Графа 3: Согласно заявлению работника с сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ․
Графа 4: Заявление работника от
Запись о службе в трудовой книжке — это не просто формальность․ Она является важным элементом подтверждения трудового стажа, права на льготы, пенсионные начисления и социальные гарантии․ Неправильно оформленная запись может привести к отказу в назначении пенсии, потере льгот или проблемам при трудоустройстве․
Рекомендации:
- Всегда требуйте от работника документы, подтверждающие прохождение службы;
- Проверяйте соответствие записей требованиям Приказа Минтруда № 69;
- При сомнениях — обращайтесь в территориальный орган Пенсионного фонда или в службу кадров субъекта РФ;
- Для работников, прошедших службу, — обязательно вносите запись при первом трудоустройстве․
Правильно оформленная трудовая книжка — залог уверенности работника в его правах и спокойствия работодателя перед проверками․
Актуально на г․ Согласно действующему законодательству РФ․