Трудовая книжка, это один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина․ Для бухгалтеров, как и для других специалистов, правильное оформление этого документа имеет особое значение, так как он может потребоваться при проверках, смене места работы или выходе на пенсию․
Важно! С 2020 года в России введены новые правила ведения и хранения трудовых книжек․ С 1 января 2023 года работодатели обязаны перейти на электронный формат ведения трудовых книжек, но бумажные версии продолжают действовать для тех, кто не перешел на ЭТК (электронную трудовую книжку)․
Заполнение титульного листа
Первым и самым важным этапом является заполнение титульного листа․ На нем указываются:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Дата рождения;
- Образование;
- Дата заполнения․
li>Профессия или специальность;
Образец заполнения титульного листа:
| Поле | Пример заполнения |
|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Иванов Иван Иванович |
| Дата рождения | 01 января 1985 года |
| Образование | Высшее, бухгалтерский учет и аудит |
| Профессия или специальность | Бухгалтер |
| Дата заполнения | 21 мая 2026 года |
Важно! Все записи на титульном листе должны быть выполнены чернилами черного, синего или фиолетового цвета․ Записи вносятся от руки или машинописным способом․ Не допускаются исправления, подчистки или использование корректора․
Подпись владельца: _______________________
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Этот раздел содержит информацию о приеме на работу, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности․ Записи вносятся в хронологическом порядке․
Пример записи о приеме на работу
Пример 1․ Прием на должность главного бухгалтера
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу | На основании чего внесена запись (дата и номер приказа) |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят в ООО «Бухгалтерский Центр» на должность главного бухгалтера | Приказ № 45 от |
Пояснения:
- В графе 1 указывается порядковый номер записи;
- В графе 2 — дата приема на работу;
- В графе 3 — полное наименование должности и организации;
- В графе 4, реквизиты приказа о приеме на работу․
Пример записи о переводе на другую должность
Пример 2․ Перевод на должность финансового директора
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу | На основании чего внесена запись (дата и номер приказа) |
|---|---|---|---|
| 2 | Переведен в ООО «Бухгалтерский Центр» на должность финансового директора | Приказ № 12 от |
Пример записи о совместительстве
Пример 3․ Совместительство в другой организации
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу | На основании чего внесена запись (дата и номер приказа) |
|---|---|---|---|
| 3 | Принят по совместительству в ООО «Аудит-Плюс» на должность бухгалтера | Приказ № 78 от |
Важно! Запись о совместительстве вносится отдельной строкой с пометкой «по совместительству»․
Пример записи об увольнении
Пример 4․ Увольнение по собственному желанию
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу | На основании чего внесена запись (дата и номер приказа) |
|---|---|---|---|
| 4 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ № 200 от |
Возможные причины увольнения:
- По собственному желанию (пункт 3 статьи 77 ТК РФ);
- По соглашению сторон (пункт 1 статьи 77 ТК РФ);
- По инициативе работодателя (пункт 5 статьи 81 ТК РФ);
- Истечение срока трудового договора (пункт 2 статьи 77 ТК РФ)․
Заполнение раздела «Сведения о награждениях»
Этот раздел заполняется при наличии у работника наград, почетных званий или других поощрений․
Пример записи о награждении:
| № записи | Дата | Сведения о награждении (поощрении) | На основании чего внесена запись (дата и номер приказа) |
|---|---|---|---|
| 1 | Награжден почетной грамотой Министерства финансов Российской Федерации | Приказ № 150 от |
Общие правила заполнения трудовой книжки
Внимание! Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь административную ответственность для работодателя․
Основные требования
- Чернила: Используйте только чернила черного, синего или фиолетового цвета․ Не допускается использование гелевых ручек или карандашей․
- Письменный стиль: Записи должны быть четкими, разборчивыми и без исправлений․ Не допускаются подчистки, замазывание корректором или ластиком․
- Язык: Записи вносятся на русском языке․ В случае необходимости могут использоваться иностранные термины, но с обязательным переводом на русский․
- Подписи: Все записи заверяются подписью работника и печатью организации (если она имеется)․
Что нельзя делать при заполнении трудовой книжки
- Исправлять записи путем замазывания, подчистки или использования корректора;
- Вносить записи, не соответствующие действительности;
- Оставлять пустые строки между записями;
- Использовать сокращения, кроме общепринятых (например, «г․» вместо «год»);
- Вносить записи карандашом или гелевой ручкой․
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки бухгалтера
Ошибки в трудовой книжке могут привести к:
- Проблемам при оформлении пенсии;
- Трудностям при трудоустройстве в новую организацию;
- Административной ответственности для работодателя;
- Потере доверия к организации․
Неправильное указание должности
Ошибка: «Бухгалтер» вместо «Главный бухгалтер»․
Правильно: Указывать полное и точное наименование должности в соответствии с штатным расписанием․
Отсутствие основания для записи
Ошибка: В графе 4 не указан номер и дата приказа․
Правильно: Обязательно указывать реквизиты приказа, на основании которого вносится запись․
Неправильное указание причины увольнения
Ошибка: «Уволен по статье 81 ТК РФ» без указания конкретного пункта․
Правильно: Указывать конкретный пункт статьи 77 или 81 ТК РФ, например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка․ Работодатель обязан:
- Предоставить работнику информацию о возможности перехода на ЭТК;
- Получить письменное заявление от работника о выборе формата ведения трудовой книжки;
- В случае выбора ЭТК, сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России․
Образец заявления о выборе формата трудовой книжки:
Директору ООО «Бухгалтерский Центр»
Иванову И․И․
от бухгалтера Петрова С․В․
Заявление
В соответствии с частью 5 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде․
_______________ /Петров С․В․/
«___» ______________ 20___ г․
Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки
За нарушение правил ведения, хранения или предоставления трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5․27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:
- Штраф: от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц;
- Штраф: от 100 000 до 200 000 рублей для юридических лиц;
- Приостановление деятельности: на срок до 90 суток․
Полезные ресурсы
- КонсультантПлюс, официальный сайт с нормативными актами;
- Роструд — Федеральная служба по труду и занятости;
- Пенсионный фонд России — информация об электронных трудовых книжках;
- Минтруд России — Министерство труда и социальной защиты․
Правильное заполнение трудовой книжки — это не только требование закона, но и важный элемент корпоративной культуры․ Для бухгалтера, как для специалиста, отвечающего за финансовую документацию, особенно важно соблюдать все нормы и правила при оформлении этого документа․
Помните, что трудовая книжка, это документ строгой отчетности, который может потребоваться в любой момент․ Поэтому всегда заполняйте ее аккуратно, своевременно и в соответствии с действующим законодательством․
Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к специалистам отдела кадров или к юристу по трудовому праву․
Дата публикации: 21 мая 2026 года
Автор: Специалист по кадровому учету