Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Кадровики несут ответственность за правильное и своевременное внесение записей в трудовую книжку․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно вносить записи в трудовую книжку, какие данные необходимо указывать и какие нюансы следует учитывать․ Особое внимание будет уделено особенностям заполнения при переходе на электронную трудовую книжку․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, который ведется работодателем и содержит сведения о трудовой деятельности работника․ Она является официальным подтверждением опыта работы, квалификации и других важных аспектов трудовой биографии․ В настоящее время существует два вида трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка: Традиционный вариант, который заполняется вручную․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который ведется в электронном виде и хранится в Социальном фонде России (СФР)․

Кто вносит записи в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку обязан сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства․ Обычно это кадровый работник․ В небольших организациях, где нет штатного кадровика, эту функцию может выполнять руководитель организации, при наличии соответствующей компетенции․

Какие записи вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие записи:

• О приеме на работу: Указывается дата приема на работу, должность, квалификация (разряд), номер приказа о приеме на работу․
• О переводах на другую работу: Указывается дата перевода, новая должность, квалификация (разряд), номер приказа о переводе․
• О увольнении: Указывается дата увольнения, основание для увольнения, номер приказа об увольнении․
• О награждениях и поощрениях: Указываются сведения о наградах, поощрениях, знаках отличия, полученных работником за время работы․
• О периодах, когда работник не работал: Указываются периоды отпуска, больничного, декретного отпуска и другие периоды, когда работник не выполнял трудовые обязанности․
• О переходе на электронную трудовую книжку: Указывается дата перехода на электронную трудовую книжку․

Как правильно заполнять трудовую книжку?

Общие правила заполнения:

• Записи в трудовой книжке делаются черной или синей чернилами․
• Не допускается использование карандаша․
• Не допускаются сокращения слов․
• Записи делаются без пробелов и на одной строке․
• Дата записи указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ․
• Подпись кадровика ставится под датой записи․
• В случае изменения фамилии, имени или отчества работника, необходимо внести соответствующие записи в трудовую книжку․

Заполнение раздела «Сведения о награждении»:

Раздел «Сведения о награждении» заполняется, если работник за время работы получил знаки отличия и награды․ В этом разделе указываются:

• Наименование награды или знака отличия․
• Дата награждения․
• Основание награждения․

Запись о переходе на электронную трудовую книжку

Переход на электронную трудовую книжку является добровольным и осуществляется по желанию работника․ В этом случае кадровик выполняет следующие действия:

В бумажную трудовую книжку вносится запись о том, что работник перешел на электронную трудовую книжку․ Указывается дата перехода и номер приказа о переходе․
Запись ставится подписью кадровика и заверяется печатью организации (при наличии)․
Работник уведомляется о переходе на электронную трудовую книжку․

Что делать, если работник не прошел испытательный срок?

Если работник не прошел испытательный срок, в трудовую книжку вноситься запись об увольнении по соглашению сторон или по инициативе работодателя․ В этом случае указывается основание для увольнения и номер приказа об увольнении․

Ответственность кадровика

Кадровый работник несет ответственность за правильность и своевременность внесения записей в трудовую книжку․ В случае совершения ошибок или нарушений, кадровик может быть привлечен к дисциплинарной ответственности․

Правильное заполнение трудовой книжки – важная задача кадровика․ Соблюдение правил заполнения и учет особенностей различных ситуаций позволит избежать ошибок и обеспечить защиту прав работника․ В случае возникновения вопросов, рекомендуется обращаться к специалистам в области кадрового делопроизводства;

Важно помнить: Записи в трудовой книжке должны быть сделаны в установленные сроки и соответствовать требованиям законодательства․ Неправильное заполнение трудовой книжки может привести к юридическим последствиям․