Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. Правильное её оформление позволяет избежать проблем при проверках и гарантирует соответствие требованиям законодательства. Ниже представлено подробное руководство, как правильно заполнять трудовую книжку при приеме на работу и увольнении.
Общие требования к оформлению
Согласно Приказу Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. и новым правилам ведения трудовых книжек:
- ьный лист (вкладыш) заполняется в двух экземплярах – основной и дубликат.
- Все записи вносятся в графе 1 – сведения о работе, а графе 2 – дата записи.
- При необходимости вносить уточнения (перевод, изменение данных) используют правила исправления записи.
Новые правила заполнения ьного листа
В ьном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество (при наличии).
- Дата рождения.
- Пол.
- Паспортные данные (серия и номер).
- Должность, которую занимает сотрудник.
- Профессия и специальность.
- Номер записи в книге.
Важно: в графе «Профессия, специальность» указываются только те сведения, которые действительно соответствуют занимаемой должности.
Заполнение при приеме на работу
Какие данные вносятся в графу 1
При приёме на работу в графе 1 вносятся сведения о начале трудовых отношений:
- Номер записи (обычно Sequential Number).
- Дата приёма на работу.
- Договор (срочный/бессрочный), тип занятости (полная/частичная ставка).
- Должность.
- Профессия и специальность;
- Размер ставки (если применимо).
- Форма занятости (по ТОО, по совместительству и т.д.).
Примеры записей
Ниже – типичные варианты заполнения:
- Приём на полную ставку: Запись № 1, – Приём на работу в должность «Менеджер по продажам», профессия «Маркетинг», специальность «Маркетинговый менеджмент», ставка 45 000 ₽.
- Приём на 0,5 ставки: Запись № 2, – Приём на работу в должности «Аналитик», профессия «Экономист», специальность «Бюджетный анализ», ставка 0,5 от тарифного уровня.
- Срочный договор: Запись № 3, – Приём на 1‑й год срочного договора, должность «Техник», профессия «Техник‑механик», специальность «Техническое обслуживание оборудования».
Использование печати
В 2026 году допускается использование печати организации в графе «Подпись руководителя». Печать ставится рядом с подписью, а подпись обязана быть расшифрована.
Заполнение при увольнении
Какие данные вносятся в графу 1
При увольнении в графе 1 вносятся сведения о прекращении трудовых отношений:
- Номер записи (последовательный номер).
- Дата увольнения.
- Причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по статье ТК РФ и т.д.).
- Сведения о выплате средней заработной платы (если применимо).
Примеры записей
Примеры:
- Увольнение по собственному желанию: Запись № 4, – Увольнение по собственному желанию, основание – соглашение сторон.
- Увольнение по статье ТК РФ: Запись № 5, – Увольнение по статье 81 ТК РФ (невыполнение трудовых обязанностей).
- Перевод в другой отдел: Запись № 6, – Перевод в отдел «Бухгалтерия», продолжение работы в новой должности.
Как исправить ошибку в записи
Если допущена ошибка, её необходимо поправить согласно Правилам внесения записей в трудовую книжку:
- В графе 1 в конце записи ставится слово «исправлено».
- Подпись руководителя и печать (если используется) остаются без изменений.
- В новой записи указываются правильные данные.
Пример исправления: «Запись № 3, – Увольнение по статье 81 ТК РФ (невыполнение обязанностей) исправлено – Увольнение по соглашению сторон, ».
Скачивание готовых образцов
Для удобства работодателей подготовлены готовые шаблоны, которые можно скачать бесплатно:
- Образец заполнения ьного листа и вкладыша
- Образцы записей в 2025 году (приём, перевод, увольнение)
- Образцы записей в 2026 году (ЭТК, перевод, смена фамилии)
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли оформить дубликат трудовой книжки?
Ответ: Да, дубликат оформляется в том же образце, что и основной, и хранится в отдельном месте. - Вопрос: Как вести учёт при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)?
Ответ: С 2020 года работодатели обязаны вести сведения в электронном виде, однако оригинальный бумажный экземпляр остаётся обязательным до полного перехода. - Вопрос: Что делать, если в книге пропущена запись?
Ответ: Пропущенную запись можно добавить, оформив её как «дополнительную запись» с указанием причины пропуска.
Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент юридической дисциплины. Соблюдая новые правила заполнения ьного листа и правила внесения записей, вы обеспечите прозрачность трудовой деятельности, избежите ошибок при проверках и сможете быстро оформить как приём на работу, так и увольнение. При необходимости используйте готовые образцы, которые доступны для бесплатного скачивания, и не забывайте о правильной подписи и печати;
Для более детального ознакомления рекомендуем изучить инструкцию по заполнению трудовых книжек и следить за обновлениями нормативных актов.