Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его должности, перемещения и увольнения. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), и все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Однако в ряде случаев по-прежнему требуется оформление бумажной трудовой книжки. Ниже, подробное руководство, как правильно завести трудовую книжку новому сотруднику в 2026 году.
Когда нужно завести трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), трудовая книжка обязательна для:
- Всех работников, заключивших трудовой договор на срок более 5 дней;
- Работников, принятых на работу впервые (в т.ч. после окончания учебы, армии, декрета и т.д.);
- Работников, у которых ранее не было трудовой книжки (например, при переезде из-за рубежа или при восстановлении после утраты).
Важно: если сотрудник уже имеет электронную трудовую книжку (ЭТК), бумажная книжка ему не выдаётся — только ведётся учёт в электронной форме.
Шаг 1: Определите, есть ли у сотрудника ЭТК
Перед оформлением бумажной трудовой книжки обязательно уточните у нового сотрудника:
- Имеет ли он электронную трудовую книжку (ЭТК)?
- Если да — предоставил ли он выписку из ЭТК (через портал Госуслуг или в Пенсионном фонде)?
- Если нет — подтверждает ли он, что ранее не работал в РФ и не имел бумажной трудовой книжки?
Для проверки наличия ЭТК можно запросить у сотрудника:
- СНИЛС, по нему можно запросить данные в ПФР;
- Выписку из ЭТК в формате PDF или распечатку;
- Данные о регистрации в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ.
Шаг 2: Оформление бумажной трудовой книжки (если ЭТК отсутствует)
Если сотрудник не имеет ЭТК и ранее не работал в РФ, работодатель обязан завести ему бумажную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты заключения трудового договора.
Необходимые документы от сотрудника:
- Паспорт (для заполнения ФИО, даты рождения, адреса);
- СНИЛС;
- Документ об образовании (если требуется подтверждение квалификации);
- Заявление о желании вести трудовую книжку в бумажной форме (если сотрудник не хочет переходить на ЭТК — хотя с 2026 года это уже неактуально для новых сотрудников).
Как заполнить трудовую книжку:
- Обложка: заполняется на основании паспорта сотрудника:
- Фамилия, имя, отчество — полностью;
- Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Место работы, указывается название организации (полное, как в уставе);
- Дата заполнения — дата оформления трудового договора.
- Первая запись (о приёме на работу):
- Дата приёма — дата начала работы (указывается в трудовом договоре);
- Должность, точно как в штатном расписании и договоре;
- Основание — «приказ (распоряжение) работодателя № ___ от «___» __________ 2026 г.»;
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации.
- Печать: ставится только на первой записи (о приёме) и на последней (об увольнении). Печать должна быть чёткой, не перекрывать текст.
- Подпись сотрудника: после каждой записи сотрудник должен поставить подпись в графе «подпись работника» — это подтверждение ознакомления с записью.
Шаг 3: Регистрация в системе ЭТК (обязательно даже при бумажной книжке!)
С 2026 года все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронном виде, даже если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку. Это требование закреплено в Федеральном законе № 439-ФЗ от .
Что делать работодателю:
- Зарегистрироваться в системе ЭТК через личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
- Загрузить сведения о новом сотруднике в течение 1 рабочего дня с даты приёма;
- Отправить уведомление сотруднику о регистрации его данных в ЭТК (можно по электронной почте или в письменной форме);
- Обеспечить сотруднику доступ к его электронной трудовой книжке (через Госуслуги или ПФР).
Шаг 4: Хранение и учёт
Бумажные трудовые книжки хранятся в организации в специальном сейфе или архиве, доступ к которым ограничен. Ответственность за хранение возлагается на кадровую службу.
Ведётся журнал учёта трудовых книжек — в нём фиксируются:
- Дата поступления книжки;
- ФИО сотрудника;
- Дата увольнения и выдачи книжки;
- Подпись сотрудника при получении.
Что делать, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?
Если новый сотрудник пришёл с действующей бумажной трудовой книжкой, работодатель:
- НЕ заведёт новую книжку;
- Заполнит новую запись о приёме в уже существующую книжку;
- ОБЯЗАТЕЛЬНО зарегистрирует сведения в ЭТК — это ключевое требование 2026 года.
Важно: не допускается выдавать новую книжку, если старая действительна. Это нарушение закона и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.
Штрафы за нарушения
Несоблюдение правил ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность:
- За отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника — штраф до 50 000 рублей для организации;
- За неправильное заполнение, до 20 000 рублей;
- За несвоевременную регистрацию в ЭТК — до 30 000 рублей;
- За утрату или повреждение книжки — до 50 000 рублей + обязанность восстановить стаж.
С 2026 года завести трудовую книжку новому сотруднику — это не просто формальность. Это комплексная процедура, включающая:
- Проверку наличия ЭТК;
- Оформление бумажной книжки ТОЛЬКО при отсутствии ЭТК;
- Обязательную регистрацию всех данных в электронной системе ПФР;
- Правильное заполнение, хранение и учёт документов.
Помните: трудовая книжка — это не просто бумага. Это история профессиональной жизни человека. И от вашей точности зависит его будущая пенсия, льготы и социальные гарантии.
Рекомендуем кадровым службам провести внутренний аудит: проверить, все ли новые сотрудники с 2026 года правильно зарегистрированы в ЭТК, и обновить инструкции по работе с трудовыми книжками.
Для дополнительной помощи обращайтесь на сайт Пенсионного фонда РФ: https://www.pfrf.ru или в службу поддержки Госуслуг.