Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. Правильное ведение и учет этого документа — прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность. Данная статья подробно разбирает, как принимать к учету трудовые книжки в 2026 году, с учетом действующих нормативных актов.

Обязательность ведения трудовой книжки

Согласно части 1 статьи 66 Трудового кодекса РФ, ведение трудовых книжек обязательно для всех работодателей — как организаций, так и индивидуальных предпринимателей. Исключение составляют работники, с которыми заключен трудовой договор на срок менее 3 месяцев (если это не требуется по их заявлению) и те, кто уже имеет электронную трудовую книжку (ЭТК).

Виды трудовых книжек и учетных документов

При приеме на работу работодатель может столкнуться с тремя основными вариантами:

• Бумажная трудовая книжка — традиционный формат с вклеенными страницами.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — документ в виде электронной записи в ЕГИС «Трудовая книжка».
• Дубликат трудовой книжки — выдаваемый при утере оригинала.

Порядок приема на работу: что делать с трудовой книжкой

Прием работника с бумажной трудовой книжкой

Если у принимаемого работника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан:

1. Проверить документ на подлинность, отсутствие повреждений, правильность заполнения ьного листа (ФИО, дата рождения, данные паспорта, без сокращений).
2. Сверить данные из трудовой книжки с документами, представленными работником (паспорт, СНИЛС, ИНН).
3. Внести запись о приеме на работу в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Правительства РФ от № 225).

Как правильно оформить запись:

• Указать полное наименование работодателя (как в Уставе/свидетельстве о гос. регистрации).
• Указать дату приема (день, месяц, год).
• Указать должность в соответствии со штатным расписанием.
• Основание для приема: номер и дата приказа о приеме на работу.
• Подпись ответственного лица (как правило, руководителя или начальника отдела кадров) и печать организации.

Сроки: Запись вносится не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Инструкции). Вносить ее должен уполномоченный представитель работодателя, а сам работник должен присутствовать при этом для проверки правильности записи.

Прием работника впервые (без трудовой книжки)

Если у гражданина ранее не было трудовой деятельности (например, выпускник), работодатель обязан:

1. Оформить новую бумажную трудовую книжку (если работник не имеет ЭТК).
2. Заполнить ьный лист на основании паспорта: ФИО полностью, дата рождения, место рождения, пол, данные паспорта (серия, номер, кем и когда выдан).
3. Внести первую запись о приеме на работу по правилам, описанным выше.
4. Выдать работнику трудовую книжку под расписку в журнале учета выдачи.

Прием работника с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

Если у работника уже есть ЭТК, работодатель:

1. Запрашивает сведения из ЕГИС «Трудовая книжка» (через межведомственное взаимодействие или по заявлению работника).
2. Проверяет полученные данные о предыдущем стаже и квалификации.
3. Вносит новую запись об приеме на работу в электронном виде в свою учетную систему, которая автоматически передает данные в ЕГИС.
4. Уведомляет работника о внесении записи (например, через личный кабинет на портале «Госуслуги» или иным согласованным способом).

Бумажный документ в этом случае не выдается. Работник может в любой момент распечатать выписку из своей ЭТК.

Порядок увольнения и выдачи трудовой книжки

Выдача при увольнении

При увольнении работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в трудовую книжку (бумажную или электронную). В записи указывается дата увольнения, основание (статья ТК РФ, пункт приказа) и подпись.
2. Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (в день подписания приказа об увольнении).
3. При увольнении по инициативе работника (по собственному желанию) трудовая книжка выдается по его письменному заявлению, но не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (п. 7 Инструкции в ред. Постановления Правительства № 132).
4. Получить от работника расписку о получении трудовой книжки (в журнале учета или отдельном документе).

Хранение неполученных трудовых книжек

Если работник не получил свою трудовую книжку при увольнении (например, не явился), работодатель обязан:

• Хранить документ в кадровом архиве в отдельном деле.
• Направить работнику письменное уведомление с предложением забрать документ.
• Хранить неполученную трудовую книжку в течение 3 лет (срок хранения кадровых документов). По истечении срока она может быть уничтожена по акту.

Оформление дубликата трудовой книжки

В случае утраты (потеря, кража, порча) бумажной трудовой книжки работодатель обязан оформить дубликат.

Порядок действий:

1. Принять письменное заявление от работника об оформлении дубликата.
2. Запросить сведения о трудовой деятельности работника из всех предыдущих мест работы (через архивные отделы или ЕГИС, если записи электронные).
3. Оформить дубликат на новом бланке, скрепить его с вкладышем «Дубликат». Все записи переносятся в точном соответствии с оригиналом, с указанием «Дубликат» на каждой странице.
4. Внести запись о выдаче дубликата в журнал учета трудовых книжек.
5. Выдать дубликат работнику под расписку.

Срок оформления: Не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 70 Инструкции).

Учет и хранение трудовых книжек в организации

Работодатель должен вести системный учет всех трудовых книжек:

• Журнал учета выдачи трудовых книжек (форма по месту работы). В нем фиксируются: номер книжки, ФИО работника, дата выдачи, подпись получившего.
• Картотека (электронная или бумажная) с номерами и местонахождением каждой книжки (у работника, в архиве, на временном хранении).
• Отдельное дело для неполученных книжек с копиями уведомлений.

Место хранения: Трудовые книжки (как бумажные, так и дубликаты) хранятся в кадровом отделе или архиве организации в условиях, обеспечивающих их сохранность (от влаги, огня, несанкционированного доступа).

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения, учета и выдачи трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием об обязании работодателя оформить трудовую книжку или внести правильные записи, а также взыскать компенсацию за задержку выдачи.

Принятие к учету трудовых книжек — это комплексный процесс, требующий внимания к деталям. Ключевые правила:

1. Всегда проверяйте подлинность и правильность заполнения ьного листа.
2. Вносите записи оперативно (в течение недели после приема/увольнения).
3. Учитывайте переход на электронный формат — с 2024 года новые записи идут только в ЭТК.
4. Соблюдайте сроки выдачи — в день увольнения или в течение 3 дней по заявлению.
5. Ведите журналы учета и систематизируйте хранение.
6. При утрате оформляйте дубликат в течение 15 дней.

Следование этим правилам защитит работодателя от претензий со стороны работников и проверяющих органов, а также обеспечит корректный учет стажа сотрудников.