Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, заработную плату и социальные выплаты․ В России она существует как в бумажном, так и в электронном виде․ Ниже вы найдёте подробный разбор того, как правильно вести трудовую книжку, какие сведения в ней должны быть, как оформлять дубликаты и копии, а также какие особенности имеет электронная трудовая книжка (ЭТК)․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются все изменения в трудовых отношениях работника: приём на работу, перевод, увольнение, изменение должности, начисление заработной платы и т․д․ Она является обязательным документом для всех работающих граждан согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ)․
Бумажная трудовая книжка
- Формат: «Трудовая книжка» (серый цвет, с надписью «Трудовая книжка» в ультрафиолетовом свете)․
- Содержит ьный лист и 30 страниц, каждая из которых фиксирует отдельный факт трудовой деятельности․
- Подпись и печать работодателя обязательны․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Введена в России с 1 января 2020 года․
- Хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР)․
- Позволяет избежать потери документа, а также обеспечивает защиту от подделок (светящаяся надпись, специальный шов)․
- Сведения в ЭТК полностью совпадают с бумажной: стаж, зарплата, выплаты, изменения в трудовых отношениях․
Когда открывается электронная трудовая книжка?
Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (или в любой другой год после введения ЭТК), трудовая книжка открывается в электронной форме автоматически․ Работодатель обязан отчитываться по каждому сотруднику в СФР, предоставляя сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1)․
Однако другие работники могут выбрать способ ведения трудовой книжки: электронную или бумажную (статья 66, 66․1 ТК РФ)․
Сведения, которые содержатся в электронной трудовой книжке
- ФИО работника, дата рождения, место жительства․
- Дата приёма на работу, должность, место работы․
- Дата перевода, смены должности, увольнения․
- Стаж работы (в днях, месяцах, годах)․
- Размер заработной платы и начисленные социальные выплаты․
- Периодические изменения (повышения, понижения, изменения условий труда)․
Как оформляется первая страница (ьный лист)
ьный лист трудовой книжки подписывается лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек (обычно руководитель отдела кадров)․ После подписи ставится печать организации (печатка кадровой службы)․ Если печати нет, подпись остаётся обязательной․
В электронном виде ьный лист создаётся автоматически при открытии ЭТК, но подпись и печать сохраняются в цифровой форме․
Как вести заполнение трудовой книжки
Для правильного заполнения необходимо соблюдать следующие правила:
- Каждая запись должна быть точной и не содержать ошибок․
- Записи делаются по порядку: сначала приём на работу, затем переводы, увольнения и т․д․
- В бумажной книжке каждая запись занимает отдельный лист․ В ЭТК запись добавляется в базу как отдельный элемент․
- При изменении данных (например, повышение зарплаты) необходимо оформить соответствующую запись с указанием даты и причины изменения․
Особенности заполнения дубликата трудовой книжки
Если оригинальная трудовая книжка утрачена, необходимо оформить дубликат․ В соответствии с пунктом 7․1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, дубликат оформляется следующим образом:
- На ьном листе указывается, что это дубликат․
- Все предыдущие записи копируются в новый документ․
- Подпись и печать работодателя обязательны․
Защита от подделок
Новый образец трудовой книжки снабжен средствами защиты:
- Светящаяся в ультрафиолетовом свете надпись «Трудовая книжка»․
- Специальный шов, исключающий возможность замены листов․
- Листы документа защищены от несанкционированного вмешательства․
Эти меры применяются как к бумажной, так и к электронной версии, обеспечивая достоверность данных․
Как получить копию трудовой книжки
Если работник просит копию бумажной трудовой книжки, работодатель обязан её выдать․ Копию необходимо заверить:
- Подписью и печатью работодателя․
- Указанием, что копия является точной копией оригинала․
- Дата и место выдачи․
Для электронной трудовой книжки копию можно получить в виде PDF‑файла, который также будет заверен цифровой подписью работодателя․
Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) процесс ведения документа стал более удобным и безопасным․ Важно помнить, что независимо от выбранного формата, сведения в трудовой книжке должны быть точными, актуальными и защищёнными от подделок․ Соблюдение всех требований Трудового кодекса РФ гарантирует работнику надёжный документ, подтверждающий его трудовую историю․