Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и нормативными актами Минтруда‚ каждый работник обязан иметь трудовую книжку‚ а работодатель – вести её в строгом соответствии с правилами. Ниже приведено подробное руководство‚ которое поможет понять‚ когда и как заводится запись о приёме на работу в трудовой книжке‚ какие документы нужны‚ какие варианты ведения (бумажный‚ электронный) и как правильно оформить запись.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 119) – обязательность наличия трудовой книжки.
• Постановление Минтруда РФ № 1635 «Об утверждении правил ведения трудовой книжки» – регламентирует порядок заполнения‚ хранение и выдачу трудовой книжки.
• Постановление Минтруда РФ № 571 «Об утверждении правил оформления записей о приёме на работу» (ЗУП 3.1.10.571).
• Постановление Минтруда РФ № 208 «Об утверждении правил оформления записей о приёме на работу» (ЗУП 3.1.14.208).
• Постановление Минтруда РФ № 571 «Об утверждении правил ведения электронной трудовой книжки» (СТД‑Р).

Когда начинается трудовая книжка?

Запись о приёме на работу в трудовой книжке вносится в момент подписания трудового договора и фактического начала трудовой деятельности. В большинстве случаев это дата‚ указанная в договоре‚ но если работник уже работал в другой организации и имеет действующую трудовую книжку‚ то запись о приёме в новой компании делается с учётом даты заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Что нужно подготовить при приёме на работу?

Согласно актуальной практике (2026 г.)‚ при приёме на работу необходимо собрать следующие документы:

1. Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность.
2. СНИЛС (страховой номер).
3. Трудовая книжка (если работник уже имеет её). При отсутствии трудовой книжки – приём на работу без неё не допускается.
4. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (если работник ранее работал в другой организации и использовал электронную трудовую книжку).
5. Трудовой договор (или его копия).

Если работник отказался от ведения электронной трудовой книжки‚ то ТК РФ не обязывает работодателя получать заявление о согласии или отказе в момент приёма. Однако наличие заявления может быть полезным для внутреннего учёта.

Как в 1С указать способ ведения трудовой книжки?

В 1С:ЗУП при оформлении документов «Приём на работу» и «Приём на работу списком» появляется поле «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы» и дата заявления. Эти сведения не передаются в систему СЗВ‑ТД‚ но учитываются при автоматическом заполнении документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Вкладка «Главное» в 1С:ЗУП должна содержать галочку «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы» и дату подачи заявления. Это позволяет корректно отражать способ ведения в кадровых отчетах (например‚ в отчёте «Штатные сотрудники»).

Запись о приёме на работу в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке оформляется в соответствии с образцом‚ опубликованным Минтрудом. В графе 1 ставится порядковый номер записи‚ в графе 2 – дата приёма на работу‚ в графе 3 – название должности и подразделения‚ в графе 4 – дата и номер трудового договора‚ а в графе 5 – сведения о работодателе. Пример:

• Графа 1: 1
• Графа 2:
• Графа 3: Менеджер по продажам‚ отдел продаж
• Графа 4: № 123/2026
• Графа 5: ООО «Ромашка»‚ 123456‑7890‚ 123‑45‑6789

Если работник ранее работал в другой организации‚ в графе 4 указывается дата и номер договора‚ а в графе 5 – сведения о предыдущем работодателе. При этом в отчётах о кадровых перемещениях учитывается дата заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Бумажная vs. электронная трудовая книжка

С 1 января 2021 г. работники могут выбирать электронную трудовую книжку (СТД‑Р). При приёме на работу в компании‚ где ведётся бумажная книжка‚ работник‚ пришедший с электронной‚ должен предоставить заявление о переходе на бумажный формат. Если работник пришёл с бумажной трудовой книжкой‚ то запись о приёме в новой компании делается в соответствии с правилами Минтруда.

В 2026 г. Минтруд уточнил‚ что независимо от выбранного вида‚ запись о приёме в трудовой книжке должна соответствовать строгим правилам. Для бумажной книжки это значит: запись в первой строке‚ правильная дата‚ номер договора‚ должность‚ подразделение‚ сведения о работодателе. Для электронной книжки – аналогичные данные‚ но в электронном виде‚ с учётом даты заявления о выборе способа.

Как правильно вести трудовую книжку в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП при работе с трудовой книжкой важно:

1. Включить галочку «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы».
2. Указать способ (бумажный/электронный) и дату подачи заявления.
3. При создании записи о приёме в документе «Приём на работу» автоматически генерируется запись в трудовой книжке.
4. Проверить‚ что данные корректно отражаются в отчётах (например‚ «Штатные сотрудники»).

Что делать‚ если у работника нет трудовой книжки?

Согласно постановлению Минтруда № 1635‚ приём на работу без трудовой книжки не допускаеться. В таком случае работодатель обязан оформить «Приём на работу без трудовой книжки» в соответствии с регламентом‚ но это исключение встречается крайне редко. Обычно работник должен предоставить бумажную трудовую книжку‚ которую он получил в предыдущей организации.

Практические советы работодателю

• Всегда проверяйте наличие трудовой книжки у нового сотрудника.
• Заполняйте запись о приёме в точном соответствии с образцом Минтруда.
• Учитывайте‚ что при выборе электронного формата работник может отказаться от него‚ но это не является обязательным.
• Сохраняйте бумажную трудовую книжку в отделе кадров до момента увольнения.
• При переходе на электронную трудовую книжку оформляйте заявление о выборе способа и дату подачи.

Запись о приёме на работу в трудовой книжке – это ключевой элемент кадрового учёта. Она начинается с даты подписания трудового договора и фактического начала работы. Важно правильно оформить документы‚ учесть способ ведения (бумажный или электронный) и соблюдать требования Минтруда. При правильном соблюдении всех правил вы обеспечите законность и прозрачность кадрового учёта в вашей организации.