Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника; Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые договоры (ЭТД) в Республике Казахстан‚ бумажные трудовые книжки всё ещё остаются на руках у многих сотрудников и требуют корректного ведения. Ошибки при их заполнении — не редкость‚ однако вычеркивать‚ замазывать корректором или уничтожать страницы категорически запрещено. В этой статье мы подробно разберем‚ как законно и грамотно исправить запись в трудовой книжке согласно законодательству РК.

Основные правила внесения исправлений

Главное правило при работе с трудовыми книжками: нельзя зачеркивать‚ стирать‚ подделывать или использовать замазку («корректор») для исправления неверных сведений. Исключение составляет только раздел «Сведения о работнике»‚ где можно зачеркнуть устаревшие данные (например‚ фамилию при смене) и написать новые‚ обязательно указав ссылку на документ-основание на внутренней стороне обложки.

Во всех остальных разделах (о работе‚ о награждениях) исправление производится не путем зачеркивания‚ а путем признания записи недействительной и внесения новой‚ правильной записи. Каждая новая запись должна иметь свой порядковый номер.

Пошаговая инструкция: как исправить ошибку в разделе «Сведения о работе»

Если кадровик или работодатель допустил ошибку в наименовании должности‚ дате приема/увольнения или других данных‚ исправление вносится следующим образом:

1. В графе 1 поставьте следующий порядковый номер записи (например‚ если последняя запись была под номером 7‚ то исправление будет под номером 8).
2. В графе 2 укажите дату внесения исправления (текущую дату).
3. В графе 3 напишите: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого‚ в этой же графе‚ внесите правильную формулировку (например‚ верное название должности).
4. В графе 4 укажите дату и номер приказа (или иного документа работодателя)‚ на основании которого вносится исправление.

Пример исправления:

Допустим‚ под номером 5 работник был принят на должность «Инженер»‚ а правильно — «Инженер-программист». Исправление будет выглядеть так:

• Графа 1: 6
• Графа 2:
• Графа 3: Запись за номером 5 недействительна. Принят в отдел ИТ на должность инженера-программиста.
• Графа 4: Приказ от № 15-к

Что делать‚ если ошибка обнаружена после увольнения?

Часто бывает так‚ что сотрудник уже уволился и устроился на новую работу‚ когда в его трудовой книжке обнаруживается неточность. Исправить такую запись может:

1. Работодатель‚ допустивший ошибку. Для этого работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с заявлением и подтверждающими документами.
2. Текущий работодатель. Если работник уже трудоустроен в новую компанию‚ исправление может внести новый работодатель на основании официального документа (копии приказа‚ справки) от прежнего работодателя‚ допустившего ошибку.

Исправление ошибок во вкладыше

Если в трудовой книжке закончилось свободное место‚ к ней вшивается вкладыш. Важно помнить: вкладыш без трудовой книжки недействителен. Если ошибка допущена во вкладыше‚ она исправляется по тем же правилам‚ что и в самой трудовой книжке. На ьном листе трудовой книжки обязательно ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер.

Внесение пропущенной записи

Если в трудовой книжке случайно пропустили какую-то запись (например‚ о переводе на другую должность или повышении)‚ она вносится в хронологическом порядке. При этом:

• В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
• В графе 2 ставится дата фактического перевода (или иного события)‚ а не дата текущего внесения записи.
• В графе 3 описывается событие (например‚ «Переведен в бухгалтерию на должность старшего бухгалтера»);
• В графе 4 указываются реквизиты приказа о переводе.

Ответственность за неверное ведение трудовой книжки

Согласно Трудовому кодексу Республики Казахстан‚ работодатель несет ответственность за правильность ведения‚ хранения и выдачи трудовых книжек. В случае задержки выдачи трудовой книжки при увольнении или внесения неверных записей‚ которые препятствуют трудоустройству работника‚ работодатель может быть привлечен к административной ответственности и обязан будет возместить работнику материальный ущерб (например‚ оплатить время вынужденного прогула).

Электронные трудовые книжки (ЭТД) в РК

С 2021 года в Казахстане внедрена система электронных трудовых договоров. Данные о приеме на работу и увольнении автоматически передаются работодателем в Государственную базу данных «Единый накопительный пенсионный фонд» и информационную систему «Электронная трудовая книжка». Если данные в электронной системе не совпадают с бумажной версией‚ приоритет имеет информация из Государственной базы. Для исправления электронных данных работнику необходимо обратиться к работодателю‚ который должен внести корректные данные через Кабинет работодателя на портале ЭСФ.

Исправление записей в трудовой книжке, процесс‚ требующий внимательности и строгого соблюдения установленных правил. Главное — не пытаться скрыть ошибку механическим путем‚ а грамотно признать запись недействительной и внести верные сведения со ссылкой на подтверждающий документ. Это гарантирует сохранность трудового стажа работника и отсутствие проблем при оформлении пенсии или пособий в Республике Казахстан.