Дата публикации:

Оформление первой трудовой книжки – важный этап в трудовой жизни любого гражданина России․ С 2024 года в стране активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант всё ещё остаётся законным и широко используемым․ В этой статье мы подробно разберём, какие документы нужны, какие действия следует выполнить и какие нюансы следует учитывать, чтобы процесс прошёл без задержек․

Правовые основы оформления первой трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 61‑66) – определяет порядок ведения трудовой книжки;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (2024) – регулирует порядок создания и хранения ЭТК в Социальном фонде России (СФР)․
• Приказ Минтруда России от № 123н – устанавливает порядок перехода с бумажных книжек на электронные․

Согласно этим нормативным актам, работодатель обязан оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение пяти рабочих дней со дня начала трудовых отношений․

Кто обязан выдавать первую трудовую книжку?

1. Работодатель‑организатор – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, заключивший с работником трудовой договор․
2. Если работник ранее не имел трудовой книжки (например, только что закончил учебу), именно этот работодатель будет первым, кто её оформит․
3. В случае, когда работник уже имеет трудовую книжку, но она была утеряна или повреждена, работодатель оформляет замену, а не «первую» книжку․

Какие документы нужны для оформления первой трудовой книжки?

Все документы предоставляются в оригинале и копии․ При оформлении ЭТК оригиналы обычно не требуются – достаточно сканированных копий, загруженных в личный кабинет СФР․

Пошаговый процесс оформления первой трудовой книжки

Шаг 1․ Подготовка документов

• Соберите паспорт, СНИЛС, трудовой договор․
• Если хотите электронную книжку – заполните заявление об отказе от бумажного варианта (можно в электронном виде через портал Госуслуг)․

Шаг 2․ Выбор формы книжки

Работодатель обязан уточнить у работника, в какой форме он предпочитает вести трудовую книжку:

1. Бумажный вариант – традиционный, хранится у работника․
2. Электронный вариант – хранится в Социальном фонде России․ Доступ к записи осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуг․

Шаг 3․ Оформление в бумажном виде

1. Работодатель заполняет первую страницу трудовой книжки: ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата начала работы, должность, наименование организации․
2. Книжка подписывается руководителем организации и печатью (если есть)․
3. Работнику вручают книжку под расписку․

Шаг 4․ Оформление в электронном виде

1. Работодатель регистрирует сотрудника в системе ЭТК через портал Госуслуги или специализированную программу СФР․
2. Вводятся персональные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения) и сведения о трудовом договоре․
3. Система автоматически генерирует запись в электронном реестре․ Работнику отправляется уведомление о создании ЭТК․
4. Работник подтверждает запись через личный кабинет (ввод кода из СМС)․

Шаг 5․ Регистрация и хранение

Электронная запись хранится в Социальном фонде России и доступна в течение всего срока трудовой деятельности․ При смене работодателя запись переносится автоматически, если новый работодатель также использует ЭТК․

Одновременное использование бумажного и электронного вариантов

Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, закон допускает одновременное ведение обеих форм․ Это удобно в случаях:

• Работник хочет иметь бумажный документ «на всякий случай»․
• Работодатель пока не полностью перешёл на электронный документооборот․

В таком случае:

1. Работодатель оформляет бумажную книжку, как описано выше․
2. Одновременно вносит запись в ЭТК․
3. Все изменения (переводы, повышения, увольнения) фиксируются в обеих системах․

Что делать, если первая трудовая книжка утеряна или повреждена?

В случае утери или порчи первой книжки необходимо:

1. Составить акт утраты в присутствии работодателя․
2. Подать заявление в Пенсионный фонд России (ПФР) о выдаче дубликата;
3. Если у работника уже есть электронная запись, её можно использовать в качестве подтверждения трудового стажа․

Для получения дубликата потребуется копия паспорта, СНИЛС и подтверждение трудовых отношений (трудовой договор)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли сразу оформить только электронную трудовую книжку?

Да․ Для этого работник должен подать заявление об отказе от бумажного варианта․ После регистрации в системе ЭТК запись будет единственной․

Вопрос 2: Сколько времени занимает оформление первой книжки?

По закону – не более пяти рабочих дней со дня начала трудовых отношений․ На практике большинство работодателей оформляют её в течение 1‑2 дней․

Вопрос 3: Нужно ли платить за оформление первой трудовой книжки?

Нет․ Оформление трудовой книжки (бумажной или электронной) является обязанностью работодателя и не подразумевает никаких расходов для работника;

Вопрос 4: Как проверить, что запись в ЭТК сделана корректно?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги → «Электронная трудовая книжка»․ Там отображаются все записи, даты, должности и подписи работодателя․

Вопрос 5: Можно ли изменить данные (например, фамилию) в первой трудовой книжке?

Да․ При изменении ФИО (браки, разводы) необходимо предоставить работодателю свидетельство о браке/разводе и заявление․ Работодатель вносит исправления в ЭТК и в бумажную книжку (если она ведётся)․

Полезные ссылки

• Портал Госуслуги – электронная трудовая книжка
• Пенсионный фонд России – порядок получения дубликата
• Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты

Оформление первой трудовой книжки – процесс, который требует лишь минимального набора документов и соблюдения сроков․ Современные технологии позволяют выбрать удобный для вас вариант: традиционный бумажный документ или полностью цифровую запись в Социальном фонде России․ Главное – своевременно предоставить работодателю необходимые сведения и, при желании, оформить заявление об отказе от бумажного варианта․

Помните, что правильно оформленная трудовая книжка (в любой форме) является важным доказательством вашего трудового стажа, прав на пенсионные выплаты и других социальных гарантий․