Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ Согласно ст․ 66 ТК РФ, она имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан․ Работодатель вносит в нее информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его награждениях․
В связи с масштабными реформами в кадровом делопроизводстве, сегодня актуальны как бумажные, так и электронные трудовые книжки (ЭТК)․ В этой статье мы подробно разберем, как выглядят современные бланки, как правильно их заполнять и какие нюансы учитывать в 2026 году․
Электронная или бумажная: что выбрать?
Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году․ ЭТК — это цифровой аналог бумажного документа, сведения из которого хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР)․ Это позволяет работнику не беспокоиться о возможной утрате документа, в т․ч․ по вине работодателя․
- Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору), трудовая книжка открывается только в электронной форме (ст․ 66, 66․1 ТК РФ)․
- Другие работники вправе самостоятельно выбрать способ ведения трудовой книжки: электронный или бумажный․
Бланки трудовой книжки: что изменилось?
Несмотря на цифровизацию, у многих россиян на руках остаются бумажные трудовые книжки․ Важно знать, что:
- С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки и вкладыши к ним нового образца (утверждены Приказом Минтруда №320Н от )․
- С 1 сентября 2021 года для бумажных книжек действуют обновленные правила ведения и хранения․
- Старые бланки не теряют своей силы — работники могут без ограничений продолжать использовать их․
Образец заполнения бумажной трудовой книжки
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять преимущественно электронные трудовые книжки (подавать сведения по форме ЕФС-1)․ Однако бумажная книжка продолжает заполняться, если сотрудник сохранил за собой право на ее бумажный вариант․
ьный лист
Заполняется на первом месте работы на основании паспорта и документа об образовании:
- Фамилия, имя, отчество (без сокращений);
- Дата рождения;
- Образование, профессия, специальность;
- Дата заполнения;
- Подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, печать (при наличии)․
Сведения о работе
В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под ним вносятся:
- Графа 1: Порядковый номер записи․
- Графа 2: Дата события (приема, перевода, увольнения) арабскими цифрами (ДД․ММ․ГГГГ)․
- Графа 3: Основная запись: принятие в отдел/на должность, увольнение со ссылкой на статью ТК РФ․
- Графа 4: Реквизиты приказа (распоряжения) работодателя․
Как заполнять электронную трудовую книжку (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка не имеет физического бланка, который нужно заполнять ручкой․ Вся информация вносится работодателем в электронную систему․
Как и когда заполнять?
Работодатели обязаны отчитываться по каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, подавая Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) в СФР․ Записи в ЭТК формируются на основе этих отчетов․
- При приеме на работу: Работодатель подает сведения в СФР при необходимости (сроки зависят от типа отчета, но кадровое событие отражается в ежемесячной отчетности)․
- При увольнении: При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․ Этот документ заменяет бумажную запись об увольнении и выдается в день увольнения․
Самому работнику заполнять ЭТК не нужно — он может лишь ознакомиться с ней через портал «Госуслуги» или в личном кабинете на сайте СФР․
Особые случаи
Иностранные граждане и апатриды
Иностранцы и лица без гражданства принимаются на работу по общим правилам трудового законодательства․ Если у иностранного работника есть трудовая книжка образца СССР или РФ, она продолжает вестись․ Если работник предоставил трудовую книжку другого государства (например, украинскую), записи в ней не переносятся, а российская трудовая книжка оформляется как для сотрудника, поступающего на работу впервые․
Оформление дубликата
Если оригинал трудовой книжки испорчен, утерян или пришел в негодность, работодатель обязан оформить дубликат․ Если документ испортил сам работодатель, он обязан запросить все необходимые документы с предыдущих мест работы сотрудника для восстановления стажа․ Если оригинал утерян работником, дубликат выдается на основании его письменного заявления․
Трудовая книжка остается важнейшим документом для подсчета стажа, решения спорных моментов при начислении пенсии и поиска новой работы․ В 2026 году новички выходят на работу сразу с ЭТК, а опытные специалисты делают выбор между бумагой и цифрой․ Работодателям крайне важно соблюдать актуальные правила ведения как бумажных бланков (нового и старого образца), так и своевременно сдавать отчетность по форме ЕФС-1 для корректного отражения данных в электронной базе СФР․