Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника в Российской Федерации. С 2020 года в стране начался переход на электронный формат, но бумажные трудовые книжки до сих пор актуальны для многих сотрудников. В 2026 году правила их заполнения, хранения и выдачи регулируются Федеральным законом от № 439-ФЗ и Приказом Минфина России от № 320н («Правила ведения и хранения трудовых книжек»). Ниже — подробное, пошаговое руководство, как и где правильно заполнять трудовую книжку, как бумажную, так и электронную.

Кто обязан иметь трудовую книжку?

• Все работники, заключившие трудовой договор с работодателем (включая временных, сезонных и внештатных).
• С 1 января 2023 года впервые трудоустраивающимся работодатель обязан оформить только электронную трудовую книжку (ч. 8 ст. 2 ФЗ-439).
• Работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, могут сохранить её или перейти на электронный формат по заявлению.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в защищённой базе данных Социального фонда России (СФР). В ней содержатся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, увольнения, награды и т.д.

Преимущества ЭТК:

• Не теряется, не портится, не подделывается.
• Доступна через личный кабинет на сайте Госуслуги или в личном кабинете СФР.
• Автоматически обновляется работодателем — работник не должен следить за внесением записей.
• Упрощает оформление пенсии, пособий и при трудоустройстве.

Когда и где заполняется бумажная трудовая книжка?

Согласно законодательству, бумажная трудовая книжка заполняется только в следующих случаях:

1. Работник уже имел бумажную трудовую книжку до 1 января 2020 года и не подал заявление о переходе на электронную форму.
2. Работник устроился на работу до 1 января 2023 года и не оформлял ЭТК.
3. Трудовая книжка утеряна, повреждена или испорчена — выдаётся дубликат.
4. Работник работает по совместительству и не имеет основной трудовой книжки (в этом случае книжка выдаётся по месту основной работы).

Важно! С 1 января 2023 года никто, кто впервые устраивается на работу, не получает бумажную трудовую книжку. Только электронная.

Как правильно заполнять бумажную трудовую книжку?

Заполнение ведётся только работодателем — кадровой службой или уполномоченным лицом (например, бухгалтером). Работник не имеет права самостоятельно вносить записи.

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при:

• первичном оформлении трудовой книжки (для работников, устроившихся до 2023 года);
• выдаче дубликата;
• вставке вкладыша.

Обязательные реквизиты:

• Фамилия, имя, отчество — указываются полностью, без сокращений, в именительном падеже (например: Иванов Иван Иванович).
• Дата рождения — полностью: число, месяц, год (например: ).
• Дата заполнения — дата, когда книжка была выдана работнику (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ).
• Подпись работника — ставится в графе «Подпись работника».
• Печать организации, ставится в правом нижнем углу ьного листа.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Каждая запись о приёме, переводе, увольнении вносится в хронологическом порядке.

Правила заполнения:

• Запись делается в течение 5 рабочих дней с даты приёма/увольнения/перевода.
• Используется только чёрная, синяя или фиолетовая паста, никаких карандашей, красных чернил, исправлений.
• Дата указывается в формате: ДД.ММ.ГГГГ (например: ).
• Номер записи — проставляется по порядку (1, 2, 3…).
• Наименование должности — указывается точно так, как в штатном расписании (например: «Главный бухгалтер», а не «Бухгалтер»).
• Основание для приёма — указывается ссылка на приказ (например: «Приказ № 12 от »).
• При увольнении — указывается причина в соответствии с ТК РФ (например: «уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).

Пример записи:

1. , принят на работу в должности «Менеджер по продажам» — Приказ № 15 от .
2. , уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — Приказ № 89 от .

Заполнение раздела «Сведения о награждениях»

Если работник получил поощрение (грамота, благодарность, премия за трудовые достижения), это также фиксируется в трудовой книжке.

Формат записи:

• Дата награждения.
• Наименование награды (например: «Награждён грамотой за высокие результаты работы»).
• Основание — номер приказа и дата.

Заполнение раздела «Сведения о вкладышах»

Вкладыш выдаётся, если в трудовой книжке закончились свободные строки. Он имеет такую же юридическую силу, как и сама книжка.

При выдаче вкладыша:

• На ьном листе основной книжки делается запись: «Вкладыш выдан № ___ от ___».
• На ьном листе вкладыша заполняются те же данные, что и на основной книжке.
• Вкладыш пронумеровывается и скрепляется печатью.

Что делать, если трудовая книжка потеряна или испорчена?

В случае утраты, порчи или повреждения трудовой книжки работнику выдаётся дубликат.

Порядок получения дубликата:

1. Работник пишет заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат.
2. Работодатель в течение 15 дней изготавливает дубликат на основе архивных данных (приказы, табели, личные дела).
3. В дубликате в ьном листе указывается: «Дубликат» и дата выдачи.
4. Все записи копируются с оригинала (если есть копии документов).
5. Если документы утеряны — работодатель запрашивает сведения в СФР (для ЭТК) или в предыдущих работодателях.

Как работать с трудовой книжкой в 2026 году — ключевые правила

• Запрещено вносить записи от руки карандашом, красными чернилами, использовать корректор, закрашивать ошибки.
• Запрещено вносить записи, не подтверждённые приказом работодателя.
• Запрещено вносить записи о работе по гражданско-правовым договорам (ГПД) — они не учитываются в трудовой книжке.
• Если работник устраивается на работу впервые в 2026 году — только электронная трудовая книжка.
• Работник может в любое время подать заявление о переходе с бумажной книжки на электронную — работодатель обязан в течение 5 дней направить сведения в СФР.
• При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) в день увольнения.

Как проверить электронную трудовую книжку?

Доступ к ЭТК есть у каждого работника через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги (в разделе «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»).
• Личный кабинет на сайте Социального фонда России.
• Мобильное приложение «СФР».

В ЭТК отображаются:

• Все места работы с датами приёма и увольнения.
• Должности и занимаемые позиции.
• Награды и поощрения (если работодатель передал эти данные).
• Статус: «действующая», «закрыта», «дубликат».

Что делать, если работодатель не вносит записи?

Если работодатель не вносит записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) в установленные сроки — это нарушение Трудового кодекса РФ (ст. 66, 236 ТК РФ).

Ваши действия:

1. Напишите письменное заявление работодателю с требованием внести запись.
2. Если ответа нет — обратитесь в Государственную инспекцию труда (Роструд).
3. Можно подать жалобу в прокуратуру или суд.
4. За нарушение работодатель может быть оштрафован (до 50 000 рублей для юрлиц).

• Новые сотрудники, только электронная трудовая книжка.
• Уже работающие — могут сохранить бумажную книжку или перейти на электронную по заявлению.
• Заполнять книжку может только работодатель — работник не имеет права вносить записи.
• Все записи должны быть подтверждены приказами — иначе они не имеют юридической силы.
• Электронная книжка — безопаснее, удобнее и надёжнее — рекомендуем перейти на неё, даже если у вас есть бумажная.
• Проверяйте свою ЭТК хотя бы раз в год — убедитесь, что все данные верны.

Правильное ведение трудовой книжки — залог вашего будущего: стажа, пенсии, карьеры и защиты прав. Не пренебрегайте этим документом — он важнее, чем кажется.

Совет: Если вы не уверены, как заполнить запись — обратитесь к кадровику вашей организации или проконсультируйтесь на сайте Роструда или Социального фонда России.